Responsable des opérations:
Élaborer, mettre en œuvre, appliquer et évaluer les politiques et procédures ; élaborer des processus pour la réception des produits, l'utilisation de l'équipement, la gestion des stocks et l'expédition.
Déterminer les besoins des employés, de l'espace et la disposition de l'équipement. Mettre en œuvre des changements.
Maintenir un environnement de travail sûr et sain en établissant, en suivant et en appliquant des normes et procédures ;
Gérer les niveaux de personnel, les salaires, les heures de travail et d’absence.
Fournir un soutien dans la gestion, de l’élaboration, de la diffusion, de la mise en œuvre, du suivi et de l’évaluation des politiques opérationnelles en cours, des procédures et des formulaires et outils administratifs associés essentiels au succès des objectifs.
Faire des recommandations pour la mise à jour des politiques et procédures opérationnelles ;
Mettre en œuvre les politiques et procédures en s'assurant que le personnel les comprend suffisamment pour les suivre.
Alerter le directeur des finances et des opérations de toute irrégularité observée dans l'un des domaines ci-dessus.
Suivre les contrats avec les fournisseurs pour assurer les renouvellements en temps opportun.
Examiner et confirmer, en collaboration avec le comité d'approvisionnement, que les documents d'achat sont finalisés et le fournisseur sélectionné répond aux critères de sélection de l’Université de Washington.
Préparation et soumission des rapports requis sur les activités d'approvisionnement.
Suivre tous les bons de commande ouverts.
Gérer et maintenir le système de gestion des stocks.
En collaboration avec l'agent des finances et de l'administration, gérer l'inventaire de tous les actifs pour l’inclure dans l’inventaire annuel et la mise à jour de la liste des équipements et des matériaux.
Examen de tous les équipements au bureau et sur les sites du programme pour garantir la précision de l'emplacement, du nombre, des numéros d'étiquette et de l'état.
Fournir la logistique pour les rencontres,les voyages et formations du personnel,
Engager une compagnie d'assurance pour le personnel (santé), les biens, la responsabilité, le vol et les autres assurances nécessaires et l’informer lorsque des changements se produisent,
Servir de ressource au personnel du programme pour répondre aux questions concernant le processus d'approvisionnement.