Analyste en Administration et Ressources Humaines

Poste :

L’analyste en administration et ressources humaines est responsable de la prestation efficace et efficiente de services administratifs et de ressources humaines aux clients internes et externes. Il/elle analyse et interprète les règles et règlements et apporte des solutions à un large éventail de questions complexes ; il/elle favorise une approche collaborative, orientée vers le client, avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du Bureau de coordination et du Bureau décentralisé, le personnel du Siège et les partenaires, afin de garantir le succès des performances du Bureau de coordination.

Le/la titulaire sera directement rattaché(e) au/à la directeur(trice) des opérations internationales et supervisera l’assistant(e) des opérations et, de manière fonctionnelle, les chauffeurs(euses).

Comment le/la titulaire peut changer le cours des choses :

Le UNFPA est l’agence principale des Nations Unies dont la mission consiste à œuvrer pour un monde où toute grossesse est désirée et se déroule sans risque et où chaque jeune s’épanouit pleinement. Le nouveau plan stratégique du UNFPA (2022-2025) se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence fondée sur le genre et aux pratiques néfastes.

Le Tchad est le cinquième pays d’Afrique le plus vaste. Depuis plus d’un demi-siècle, il est déchiré par une guerre civile persistante entre différents groupes de population.

Outre le contexte de COVID-19, le Tchad est toujours aux prises avec des problèmes de sécurité qui exacerbent la vulnérabilité de la population. Sur le plan économique, il a été asséché par la sécheresse et la famine qui en font un véritable « cas désespéré ». En effet, avec un taux de fécondité élevé (taux de croissance annuel de 3,4 % et près de sept enfants par femme), la population du Tchad est estimée à 16,43 millions d’habitants en 2020. Les efforts visant à accroître l’éducation en matière de planification familiale et de contraceptifs commencent à porter leurs fruits et le taux de croissance ne devrait pas rester supérieur à 3 % bien longtemps. Cette tendance démographique a augmenté la demande sociale (éducation, santé, etc.). En 2019, le Tchad occupait la dernière place de l’Indice du capital humain de la Banque mondiale. Les deux tiers de la population ont moins de 25 ans, tandis que la population active représente 46,8 % (7 606 271). Les plus de 60 ans représentent 3,6 % de la population et 23,1 % de la population du Tchad vit en zone urbaine.

Le lien entre l’humanitaire, le développement et la paix est désormais une approche reconnue, notamment dans les contextes à haut risque et les crises prolongées. L’examen quadriennal complet des activités opérationnelles de développement du système des Nations unies a reconnu qu’une « réponse globale de l’ensemble du système, s’appuyant sur une plus grande coopération et une meilleure complémentarité des secteurs du développement, de la réduction des risques de catastrophe, de l’action humanitaire et de la pérennisation de la paix, est essentielle pour répondre aux besoins le plus efficacement possible et atteindre les objectifs de développement durable ».

Le UNFPA soutient activement le gouvernement dans ses efforts de développement pour mettre en œuvre sa Vision 2030 « Le Tchad que nous aimons » et ses plans de développement quinquennaux. Le soutien du UNFPA se concentre sur ses plans stratégiques séquentiels (Plan stratégique 2018-2021 ; Plan stratégique 2022-2025 et Plan stratégique 2026-2029) en mettant l’accent sur ses trois résultats transformateurs (aucun décès maternel évitable ; aucun besoin non satisfait en planification familiale ; aucune violence fondée sur le genre et aucunes pratiques néfastes) en fournissant des produits et des équipements de santé sexuelle et reproductive à l’ensemble du pays et en soutenant les établissements de santé dans sept provinces, dont trois dans le cadre de réponses humanitaires et de développement.

Dans les provinces du Lac Tchad, du Moyen Chari et du Logone Oriental, le UNFPA soutient 34 structures sanitaires en fournissant des sages-femmes, des équipements et des produits. Des projets d’autonomisation des femmes et des adolescentes sont également menés avec des associations intergouvernementales auprès d’associations de femmes, d’associations de prédicatrices et à d’autres groupes de femmes.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’une éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et totale conviction.

Le UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et particulièrement efficaces. Nous avons besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à atteindre l’excellence dans les résultats des programmes.

Objectif du poste :

L’analyste en administration et ressources humaines interprète et applique les politiques, règles et règlements en matière de ressources humaines et d’administration, met en œuvre les procédures internes et apporte des solutions à un large éventail de problèmes relatifs aux ressources humaines et administratifs complexes. Il/elle adopte une approche axée sur le client et les résultats pour interpréter les règles, les procédures et les lignes directrices, en fournissant un soutien et des conseils au Bureau de pays et à ses Bureaux hors Siège/projets. Il/elle supervise le personnel de bureau et de soutien.

L’analyste en administration et ressources humaines fournit des services de qualité en matière de ressources humaines et d’administration à des clients internes et externes, en maîtrisant l’ensemble des règles, directives, processus et procédures pertinents.

Résumé des fonctions clés :

Mise en œuvre des stratégies et politiques administratives et RH
Garantie d’un système administratif efficace pour le Bureau de pays
Gestion efficace des ressources humaines
Gestion des performances du personnel et développement de carrière
Facilitation du développement et du partage des connaissances

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le/la titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :

A. Fourniture d’un soutien à la mise en œuvre des stratégies et des politiques en matière de RH

Assurer la conformité totale des systèmes d’enregistrement et de rapport des ressources humaines avec les règles et règlements du UNFPA, en coordination avec la direction du Bureau de pays, le siège du UNFPA et le Bureau de pays du PNUD
Examiner les changements de politique formulés par le Siège et informer la direction de leur faisabilité et de leur adéquation aux conditions locales
Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle interne efficaces et le bon fonctionnement du système de gestion des ressources humaines
Cartographier les processus de gestion des ressources humaines du Bureau de pays et élaborer le contenu des procédures opérationnelles standard internes en matière de gestion des ressources humaines
Fournir des conseils et des informations sur les stratégies d’entreprise, les modifications des règles relatives au personnel, les modalités contractuelles, les droits et les processus de gestion du changement

B. Fourniture d’un soutien aux ressources humaines

Organiser et mettre en œuvre les processus de recrutement du personnel, y compris la rédaction de la description du poste, la contribution au processus de classification des postes, la préparation des avis de vacance de poste et des annonces, la sélection des candidats, la participation au panel d’entretien et la préparation de ses procédures/procès-verbaux, et la préparation des recommandations à la direction générale pour chaque cas de recrutement
Préparer les soumissions de recrutement requises pour le Conseil de contrôle du respect des procédures
En coordination avec le PNUD, déterminer les droits du personnel national, conformément aux politiques et procédures du UNFPA ; préparer les contrats et les documents connexes pour le personnel nouvellement recruté (contrats à durée déterminée et contrats de service)
Assurer la création/mise à jour des postes dans Quantum (système mondial de ressources humaines du UNFPA) ; relier les postes au COA et mettre à jour les informations relatives au COA ; choisir le fournisseur ; remplir les fonctions de gestionnaire des absences dans Atlas ; assurer le suivi en temps utile avec le personnel des finances pour les questions relatives à la paie
Contrôler et suivre toutes les transactions liées aux postes, au recrutement, aux avantages, aux gains/déductions, aux rétroactivités, aux recouvrements, aux ajustements et aux séparations par le biais de UNPP
Maintenir et mettre à jour le tableau des effectifs et l’organigramme du Bureau de pays
Maintenir et mettre à jour les dossiers du personnel avec tous les documents requis
Tenir les registres des présences et des congés
Suivre le statut contractuel de tous les agents nationaux et veiller à ce que des mesures appropriées soient prises en temps utile pour le renouvellement des contrats, les promotions, les avancements d’échelon et les évaluations de performance
S’assurer que les descriptions de postes pour tous les postes sont à jour, correctement enregistrées et dûment classées
Effectuer des visites dans les bureaux annexes pour assurer la formation des services du personnel et la supervision de l’appui pour établir et/ou examiner les systèmes et les procédures pour la conformité avec les politiques et les procédures ; et préparer des rapports et des recommandations
Maintenir et mettre à jour la liste des candidat(e)s qualifiés par compétences/domaines fonctionnels pour les missions à long et à court terme
Préparer les contrats pour les consultant(e)s, en consultation avec le personnel du programme concerné, et s’assurer que toutes les exigences et les documents justificatifs sont dans les dossiers, et saisis dans l’outil de suivi des consultant(e)s ; assurer la liaison avec le personnel du programme sur la mise en œuvre et le paiement des contrats de consultant(e)s et s’assurer que les rapports d’évaluation sont finalisés à la fin de la consultation
Préparer le courrier courant et les rapports spéciaux, selon les besoins, sur l’administration générale ou les tâches spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité des ressources humaines
Assurer la liaison avec les autres organismes résidents de l’ONU pour la mise en œuvre de sa politique d’entraide
Assurer la liaison avec le point focal de sécurité du Bureau de pays et le/la conseiller(ère) en sécurité des Nations Unies sur les questions liées à la sécurité du personnel
Assurer des contributions substantielles à l’OMT RH/ADMIN et à d’autres groupes de travail interagences pertinents, ainsi que des innovations en matière de gestion, afin de garantir que les questions et les préoccupations du UNFPA sont représentées, y compris dans la stratégie relative aux activités

C. Soutien de la bonne gestion des performances du personnel et du développement professionnel

Faciliter et surveiller les processus d’évaluation des performances et la tenue des documents connexes dans les dossiers
Surveiller les relations de travail potentielles ou les problèmes de personnel, tenir la direction au courant des situations et recommander des mesures à prendre
Fournir un conseil continu sur les questions de ressources humaines à toutes les catégories de personnel

D. Garantie d’un système administratif efficace dans le Bureau de pays

Adapter les processus et les procédures, anticiper et gérer les besoins opérationnels des intrants du programme/projet dans le cadre de l’exécution nationale en termes de personnel, de sous-traitance, d’équipement, de bourses, de voyages d’étude et d’autres événements liés au programme et au projet afin de faciliter l’exécution du programme/projet.
Préparer et suivre le budget administratif et s’assurer que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières du UNFPA. Proposer des procédures pour améliorer les contrôles internes et l’efficacité et répondre aux problèmes d’audit.
Mettre en œuvre des systèmes et des applications d’entreprise à l’appui de la gestion des actifs, de la sécurité, de la gestion des ressources humaines et des opérations des Bureaux de pays, créer des systèmes et des mécanismes pour une gestion efficace des ressources du UNFPA, et conseiller et former le personnel de projet.
Mettre en œuvre les systèmes de l’entreprise afin d’améliorer les processus d’achat du Bureau et du soutien intégré sur le terrain pour l’achat d’équipement, de fournitures et de services pour les projets ; recommander des décisions d’achat à la direction. Contribuer au bon fonctionnement du Bureau en assurant la fourniture et l’entretien des services et des fournitures, en suivant les processus et en veillant à la mise à jour de l’inventaire et des registres des actifs/dossiers.
Examiner et préparer le matériel pour les activités du système commun relatives aux services et locaux communs, au recouvrement des coûts, aux privilèges et immunités, aux enquêtes sur les droits et les salaires, à la sécurité, etc.
Organiser et coordonner des enquêtes locales complètes et provisoires sur les salaires, les difficultés et les lieux de travail, en coordination avec le/la superviseur(euse)

E. Garantie de la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du Bureau de pays

Participer à la préparation du plan de formation du Bureau et aider le personnel à élaborer des plans dev formation individuels en consultation avec la direction et les superviseurs(euses)
Organiser et préparer le matériel d’accueil/de briefing et fournir des informations et une orientation/induction au personnel nouvellement recruté sur les procédures et les exigences en matière de personnel et d’administration (paiements, ouverture de comptes bancaires, etc.)
Organiser des sessions de formation sur les questions relatives aux ressources humaines pour l’ensemble du personnel ; conseiller et informer l’ensemble du personnel sur l’application et l’interprétation correctes des politiques et procédures du personnel du UNFPA
Organiser le retraite annuel du personnel
Synthétiser et documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de ressources humaines

Prendre le relai du/de la responsable des opérations en cas d’absence.

Expérience professionnelle et qualifications requises

Formation :

Master ou équivalent en ressources humaines, en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine apparenté.
Une certification spécialisée en ressources humaines est un atout.

Connaissances et expérience :

Deux ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.
Expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international dans la fourniture de services de conseil en administration et/ou en ressources humaines et/ou dans la gestion du personnel et des systèmes opérationnels.
Compréhension approfondie du système des Nations Unies en général et du mandat du UNFPA en particulier, de ses politiques et opérations, ainsi que des thèmes de développement actuels et des questions politiques au Tchad.
Une expérience préalable au sein d’une organisation multilatérale ou internationale, notamment avec l’ONU/UNFPA, est hautement souhaitable.
Une expérience des normes IPSAS ou IFRS constitue un avantage supplémentaire.

Connaissances linguistiques :

Une excellente communication orale et écrite en français et une connaissance pratique de l’anglais sont essentielles.

Compétences informatiques :

Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, PowerPoint, Excel, etc.) et expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web et d’applications de PGI (ERP).

Compétences requises

Valeurs :

Faire preuve d’intégrité
Démontrer son engagement envers le UNFPA et le système des Nations Unies
Embrasser la diversité culturelle
Accepter le changement

Compétences fonctionnelles :

Soutenir l’analyse des données
Gérer les ressources de l’organisation
Assurer la gestion des installations et des biens
Gérer des informations et un flux de travail

Compétences de base :

Obtenir des résultats
Répondre des résultats obtenus
Développer et appliquer une expertise professionnelle/un sens aigu des affaires
Penser de manière analytique et stratégique
Travailler en équipe/être autonome et gérer ses relations
Communiquer pour faire la différence

Compétences en matière de gestion : (destinées à la supervision du personnel)

Fournir une orientation stratégique
S’engager auprès des partenaires et des parties prenantes internes/externes
Diriger, développer et responsabiliser les personnes, créer une culture de la performance
Prendre des décisions et exercer son jugement

Rémunération et avantages
Ce poste offre un ensemble de rémunérations attractives comprenant un salaire net compétitif plus un ajustement au coût de la vie, une allocation de logement, une allocation d’études, un congé dans les foyers, une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.