United Nations Population Fund (HQ)

Assistant(e) Administratif et Financier, Achat et Logistique

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Last update: Jan 31, 2023 Last update: Jan 31, 2023

Details

Deadline: Feb 18, 2023 Deadline for applications has passed
Location: Togo Togo
Job type:Contract, 12 months +
Languages:
FrenchFrench
Work experience: Min 3 years
Date posted:Jan 31, 2023

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Description

Le Poste:

Le poste d’Assistant Administratif et Financier est localisé à Lomé et est sous la supervision générale du Représentant Résident de UNFPA et la supervision directe du Chargé des Opérations.

Il/elle répond aux besoins du bureau de pays du Togo en matière de passation de marchés et de contrats. Il/elle assume toutes les fonctions de passation de marchés du CO et fournit un soutien administratif, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects du travail, les procédures protocolaires, le flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris.

Comment vous pouvez faire la différence:

Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel doté de principes et d'une éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et pleine conviction.

L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent un impact élevé et des résultats durables ; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à fournir l'excellence dans les résultats des programmes.

Contexte :

L'UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l'orientation stratégique actuelle de l'UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats traduisent nos engagements stratégiques sur l'accélération des progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD dans la Décennie d'action jusqu'en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus des Nations Unies à « mieux construire », tout en s'attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, récupérer les gains perdus et réaliser nos objectifs.

Responsabilités:

L’assistant Administratif et financier contribue efficacement à la gestion des services d'achat et approvisionnement. Il/elle assure pleinement responsables, fonctionnant sans heurts et bien gérés, qui facilitent la mise en œuvre et l'exécution des programmes.

Il/elle est responsable de:

Gestion des achats du bureau

Préparer un plan d'achat consolidé sur la base d'un examen de tous les plans de travail annuels et superviser les achats, en veillant à ce que le portefeuille complet d'achats du bureau de pays de l'UNFPA soit le plus économique et le plus rapide possible.
Faire le suivi régulier, à travers un tableau régulièrement mis à jour, des commandes internationales et locales jusqu’à la réception par les bénéficiaires
Planifier et organiser avec les fournisseurs locaux et internationaux et le transitaire, le transport du matériel acheté dans le cadre du plan d’achat de UNFPA (véhicules, des produits de SR, équipements médicaux, consommables, petits équipements etc., admissions temporaires des équipements commandés des équipements commandés
Elaborer les documents de demande de sollicitations formelles (RFQ, RFP…) et envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs et prestataires compétents
Assurer la liaison avec l'équipe du Management et les autres collègues du bureau de pays, en coordination (si nécessaire) avec les départements gouvernementaux et les ONG concernés, pour définir des spécifications précises et convenir des modalités d'achat pour la mise en œuvre la plus efficace et efficiente des activités du programme.
Soutenir le personnel du bureau de pays en matière de prévisions, de planification des achats et de gestion logistique dans leur domaine de travail.
Examiner les demandes de passation de marchés et lancer les processus de passation de marchés de manière transparente et rentable, dans le respect des règles et procédures pertinentes.
Etablir les procès-verbaux de sélection des prestataires dans le cadre des RFQ et RFP
Coordonner la logistique de l’organisation des grands ateliers et séminaires du bureau
Maintenir de bonnes relations de travail avec le siège (PSB) et le CRC local pour la validation des processus d'approvisionnement, le cas échéant.
Assurer la fourniture et l'entretien des services et des fournitures, en suivant les processus et en tenant à jour l'inventaire et les registres. Fournir des mises à jour régulières sur les délais d'approvisionnement et assurer une communication régulière avec les différentes parties prenantes (collègues de l'UNFPA, fournisseurs, PE si nécessaire).
Développer et maintenir une base de données de fournisseurs potentiels et réguliers.
Maintenir des tableaux de suivi des achats et des rapports sur l'état d'avancement des achats, comme demandé
Participer au groupe de travail sur l'approvisionnement de l'OMT/BOS et rendre compte à l’OM. Développer et maintenir de bonnes relations de travail avec les autres membres du groupe de travail.
Assurer la coordination avec la branche des services d'achats et les services de gestion des installations de l'UNFPA, l'UNOPS et d'autres organismes d'achats de l'ONU pour la livraison et la réception en temps voulu des biens et des services, la libération, l'acceptation et la livraison de ceux-ci au point de destination en temps voulu avec une attention particulière à l'assurance qualité.
Gestion sur l'amélioration de la chaîne d'approvisionnement.
Maintenir des registres, une documentation et un classement à jour et complets de tous les processus d'approvisionnement.
Compilation de l’ensemble des documents requis pour les cas de passation de marchés qui sont soumis à l'examen du comité des contrats, des actifs et des marchés (CAP)
Aider à la préparation du budget des voyages et de la logistique, fournir des informations pour l'audit
Veiller à ce que les évaluations des prestataires de services soient effectuées de manière correcte et en temps voulu, et que les actions de suivi associées soient mises en œuvre.
Soutenir l'équipe pays dans tout processus de gestion des stocks mis en place.
Fournir des informations, des conseils techniques et des orientations sur tous les aspects de l'approvisionnement, y compris l'inventaire et les activités, processus et procédures d'approvisionnement en relation avec les pratiques commerciales de l'UNFPA, en assurant la liaison et en donnant des conseils sur les meilleures pratiques, si nécessaire, en interne ainsi qu'avec les parties prenantes externes.
Tenir le personnel du bureau de pays au courant des derniers développements en matière de politiques et de procédures et de toute l'activité du PSB dans la mesure où elle concerne le bureau de pays, y compris les rapports réguliers sur les activités d'achat.
Toutes autres tâches concernant le volet Procurement qui lui seraient confiées par le Chargé des Opérations

B. Appuyer au renforcement des capacités des PE sur tous les aspects de la gestion des achats.

Travailler en étroite collaboration avec les Partenaires d’Exécution, en particulier le Ministère de la Santé, sur les produits de santé reproductive et l'équipement médical, depuis la commande jusqu'au suivi et à la réception.
Travailler en étroite collaboration avec le PSB pour fournir un soutien aux PE sur l'approvisionnement par des tiers.

C. S'acquitter de toute autre tâche qui pourrait être requise par le Management de l'UNFPA..

Renforcement des capacités du FNUAP TOGOl dans la gestion des services de gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement, notamment en ce qui concerne les produits de base.
Visibilité accrue de l'UNFPA en tant que partenaire de confiance dans la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement des activités du programme en vue de soutenir l'action politique et économique et les changements de comportements, d'attitudes sociales, de croyances, de normes sociales néfastes et d'actions par les communautés, les individus et la société.
Amélioration de la capacité de l'UNFPA TOGO à remplir sa mission par le biais d'une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement et des contrats afin de mieux soutenir et d'atteindre des solutions durables, appropriées localement, et des résultats concrets pour mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes.

Qualifications et Expérience

Education:

Etre titulaire d’une licence (Bac+3) ou d’un diplôme universitaire de premier cycle dans le domaine de l'administration des affaires, de gestion, de l'économie, de l'audit ou dans une discipline connexe.

Connaissance et Expérience:

Minimum trois (3) ans d'expérience professionnelle connexe.
Une expérience des marchés publics internationaux ou de la gestion des contrats et des fournisseurs est fortement souhaitable.
Une expérience des règlements et procédures de l'ONU ou de la Banque Mondiale en matière d'achats, de finances et de contrats sera un avantage décisif.
Une certification CIPS, en matière d'achats, de prévisions ou autre est un atout.
Expérience et antécédents avérés dans la gestion réussie de processus d'appels d'offres complexes pour des produits et services complexes ; expérience et antécédents avérés dans la gestion d'articles et de catégories complexes.
La connaissance des aspects juridiques de la gestion des contrats est un atout.

Languages:

La maîtrise du français est requise et une connaissance pratique de l'anglais est souhaitable.

Required Competencies

Valeurs :

Etre un modèle d’intégrité
Faire preuve d’engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies
Etre ouvert à la diversité culturelle
Être ouvert aux changements

Compétences de base :

Atteindre les résultats
Avoir le sens des responsabilités
Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle
Mener une réflexion analytique et stratégique
Travailler en équipe / s’autogérer et gérer ses relations
Communiquer de façon percutante

Compétences fonctionnelles :

Plaidoyer et promouvoir un agenda politique
Établir des alliances et des partenariats stratégiques
Coordonner des programmes basés sur les résultats
Communication interne et externe
Plaidoyer pour la mobilisation des ressources

Rémunération et Avantages Sociaux :

Ce poste offre un ensemble de rémunération attrayant, comprenant un salaire net compétitif, des congés annuels, une assurance maladie et d'autres avantages, selon le cas.