Appui à la définition et l’organisation des fonctions ministérielles transverses dans le cadre de la dynamique de modernisation de l’administration mauritanienne

Description de la mission

Expertise France recrute dans le cadre du Programme d’Appui à la Gouvernance Financière et Administrative en Mauritanie (PAGFAM) financé par l’Union européenne, un-e expert-e ayant une expérience confirmée des actions de modernisation administrative combinant optimisation organisationnelle, développement des ressources humaines, gestion des finances publiques et bonne gouvernance, management public, planification et coopération et amélioration de la qualité de service aux usagers externes et internes.

La mission de l'expert-e consistera à définir les contours et le contenu des Fonctions clé pour une mise en œuvre performante des politiques publiques par les ministères, quel que soit le ministère en question. Elle consistera aussi à proposer une organisation concrète de ces fonctions dans quatre ministères pilote.
Description du projet ou contexte

Contexte général

Le Programme d’Appui à la Gouvernance financière et Administrative en Mauritanie (PAGFAM) est un projet majeur d’assistance technique à la modernisation de l’État mauritanien, financé par l’Union Européenne sur la période 2022-2026 et mis en œuvre par Expertise France. Le programme a pour ambition d’approfondir les résultats obtenus ces dernières années sur la gestion des finances publiques et la fonction publique (PAGEFIP 2017-2022 déjà opéré par Expertise France sur financement de l’Union Européenne) tout en élargissant le périmètre de l’appui à la gouvernance administrative.

S’agissant des finances publiques, le PAGFAM poursuit les appuis à la modernisation de la gestion des ressources fiscales et non fiscales et à l'amélioration du civisme fiscal et appuie l’opérationnalisation et la mise en œuvre effective de la LOLF en vue de faire évoluer les pratiques concrètes de gestion, de management et de contrôle dans les administrations. Dans le cadre du Programme, des synergies sont par ailleurs développées avec le Projet d’appui à la formation professionnelle pour les métiers des finances publiques (P2FP), projet sur financement de la France et également opéré par Expertise France.

En matière de fonction publique, le PAGFAM appuie la modernisation des outils de gestion et de développement des ressources humaines, la mise en place d’une chaîne fonctionnelle RH solide au sein de l’administration, le renforcement des capacités managériales des dirigeants et des encadrants et la conception / mise en œuvre d’un système d’information Ressources humaines articulé au système d’information budgetaro-comptable. La présente mission s'inscrit dans cette dernière priorité.

Justification de la mission

La conception et la mise en œuvre performantes des politiques publiques reposent pour partie sur l’opérationnalité et l’excellence de Fonctions transverses clé, principalement 12, Fonctions que l’on retrouve ou que l’on devrait retrouver dans tous les ministères. Dans les présents TDR, le terme « Fonction » est entendu au sens de « Domaine de contribution et de résultats ».

Ces douze Fonctions, reconnues internationalement, sont les suivantes : 1/ Coordination de l’action de l’administration ; 2/ Finances et comptabilité ; 3/ Ressources Humaines ; 4/ Règlementation – Affaires juridiques – Contentieux ; 5/ Système d’information – Informatique – Bureautique ; 6/ Statistiques – Etudes – Programmation – Réformes ; 7/ Documentation – Archivage ; 8/ Communication externe et interne ; 9/ Gestion du Patrimoine immobilier et mobilier ; 10/ Gestion du Courrier – Secrétariat – Bureau d’ordre – Reprographie – Moyens généraux ; 11 / Relation et qualité de service à l’usager ; 12/ Audit interne.

Ces Fonctions ont vocation à être définies et organisées dans tous les ministères, au niveau central et pour certaines d’entre elles également dans les services déconcentrés.

Objectifs de la mission

L’expert-e devra proposer une définition précise des contours et du contenu de ces douze Fonctions. Il/elle le fera en prenant appui sur les cadres juridiques, techniques et méthodologiques déjà existants au niveau national ainsi que sur les standards et meilleurs pratiques à l’international mais aussi en tenant le plus grand compte des situations qu’il/elle aura observées sur le terrain et des spécificités du contexte mauritanien.

L’expert-e aura ensuite pour mission d’approfondir ses travaux pour proposer l’organisation pratique de ces douze Fonctions dans les quatre ministères pilote sélectionnés pour l’étude.

Activités pendant la mission

Dans un premier temps, les principales activités que devra réaliser l’expert-e seront les suivantes :

Préparation, et présentation de la méthodologie détaillée d’intervention ;
analyse documentaire (SCAPP, stratégies de modernisation de l’administration, organisation des ministères, référentiel des emplois de l’administration, agenda numérique 2022-2025…) ;
entretiens individuels / collectifs avec des responsables et des cadres des douze Fonctions dans quatre ministères pilote, sélectionnés par le premier ministre;
entretiens avec des responsables des structures « tête de réseau fonctionnel » du Ministère des Finances (pour la Fonction Finances) et du Ministère de la Fonction publique (pour la Fonction RH) ;
entretiens avec des responsables du Ministère de la Transition Numérique, de l’innovation et de la Modernisation de l’Administration ;
entretiens avec les experts résidents de l’équipe Expertise France PAGFAM et leur hiérarchie ;
réflexion sur le contexte et les enjeux associés à ces douze Fonctions dans le cadre des ambitions nationales de modernisation de l’administration ;
constats et analyse de la situation actuelle pour chacune de ces douze Fonctions à travers l’exemple des ministères rencontrés ;
définition standard (valable pour tous les ministères) de la vocation et des missions / activités de chacune des douze Fonctions,
définition standard (valable pour tous les ministères) des indicateurs de charge, d’activité et de résultat de chacune des douze Fonctions.

Dans un second temps, l’expert-e aura notamment à réaliser les activités suivantes :

définition participative des intitulés et du contenu des postes type constitutifs de chacune des douze Fonctions pour les quatre ministères pilote, en veillant à décliner / détailler / contextualiser les fiches du référentiel des emplois de l’administration, à utiliser exclusivement la maquette de fiche de poste de l’administration mauritanienne et à prendre en compte les spécificités organisationnelles et métier de chacun des quatre ministères ;
définition participative des effectifs cibles pour chaque poste type de travail dans chacune des douze Fonctions dans les quatre ministères, compte tenu des charges de travail estimées ;
définition participative d’un profil de compétences en face de chaque poste type de chacune des douze Fonctions dans les quatre ministères, là encore en veillant à la cohérence des profils proposés avec les fiches du référentiel des emplois de l’administration ;
rédaction des livrables de la mission et restitution auprès des quatre ministères pilotes ainsi que du Ministère de la Fonction Publique et du Ministère de la Transition Numérique, de l’innovation et de la Modernisation de l’Administration.

Livrables attendus

L’expert-e devra fournir les livrables suivants :

une note méthodologique détaillée en format Word (avant le séjour sur place),
un document de référence en format Word présentant pour chacune des douze Fonctions : le contexte et les enjeux, la situation actuelle dans les ministères, la vocation / les missions / les activités, les indicateurs de charge, d’activité et de résultats ;
quatre notes techniques en format Word présentant pour chacun des ministères pilote le projet d’organisation pratique des douze Fonctions avec les fiches de poste, la définition des effectifs cibles par poste-type et les profils de compétences par poste type. L’expert-e devra s’appuyer sur le référentiel des Emplois et de l’Administration publique de l’Etat et des Collectivités Territoriales et les modèles de fiches de poste adoptés en juin 2022 par le Ministère de la Fonction Publique et du Travail, et disponibles sur son site internet: https://fonctionpublique.gov.mr/?Referentiel-des-Emplois

Profil souhaité

Diplôme de l’enseignement supérieur (au moins BAC+5 ou équivalent) en rapport avec la mission;
Expérience confirmée (au moins 10 ans) dans les réformes institutionnelles d’administrations publiques ou parapubliques dans des pays en développement et de manière spécifique en matière de modernisation administrative de l’organisation, de la gestion et du développement des RH, de la gestion des finances publiques, du management public et de la qualité de services aux usagers ;
Expérience internationale dans les pays en développement (critère OCDE).

Informations complémentaires

La mission est prévue sur une durée de 35 jours d'expertise entre septembre 2023 et décembre 2023, à répartir comme suit: 5 jours à distance en septembre, deux missions terrain (deux semaines par mission) entre octobre 2023 et Novembre 2023 et formalisation des livrables à distance en décembre 2023.

Critères de sélection des candidatures

Le processus de sélection des candidats s'opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :

Formation/compétences/expériences du candidat
Compétences du candidat en lien avec la mission d’expertise
Compréhension par le candidat des enjeux du projet de coopération

Date limite de candidature : 02/07/2023.