Oficial Senior de Gestión de Contratos (Obras)

El rol requiere una comprensión profunda de la política y los procesos de adquisición para obras, bienes, y servicios, y la/el Oficial Senior de Gestión de Contratos debe poder aplicarlos a las situaciones apropiadas, asegurando el pleno cumplimiento de las normas, directrices y procedimientos de información, gestión y rendición de cuentas de UNOPS.

Under the direct supervision of the Contract Management Specialist, the Senior Contract Management Officer for Works is responsible for providing specialized contract management support to the technical team under the UNOPS contract model based on the principles of FIDIC contracts, throughout its entire life cycle, from the pre-contractual stage to contract closure, including the management of variations, claims, contractual risks, contractor performance and technical-financial compliance, within the framework of the INFRAIGSS Program.

 The role requires a deep understanding of procurement policy and processes for works, goods, and services, and the Senior Contract Management Officer must be able to apply them to appropriate situations, ensuring full compliance with UNOPS reporting, management, and accountability standards, guidelines, and procedures. 

 Maintaining the highest degree of personal and professional ethics, the Senior Contract Management Officer promotes a collaborative, client-centric, quality and results-oriented approach, working in close coordination with the Infrastructure Component technical team, the Senior Manager of the INFRAIGSS Program and the UNOPS Guatemala Program Management Office (PgMO).

 The Senior Contract Management Officer works closely with the Senior Project Manager, component leaders, and project teams stationed at construction sites, the project Procurement area, and the GTCO Procurement and Finance areas, with suppliers, among others.

El/la Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  analiza  las  respectivas  reglas  y  regulaciones  y  provee  soluciones  a  un  amplio  rango  de  asuntos  complejos  relacionados  a  gestión  de  contratos de obra.  Su  trabajo  se  enmarca,  principalmente en el logro del siguiente grupo de resultados:

Apoyo  a  la   planificación  de  adquisiciones,  gestión  de  contratos y   estrategias  de  contratación de obras, bienes y servicios. 

Gestión contractual bajo el modelo de los contratos de obra de UNOPS (FIDIC)

Gestión de los riesgos contractuales y de proveedores 

Gestión y desarrollo de relaciones con los proveedores 

Gobernanza, cumplimiento y coordinación 

Generación e intercambio de conocimientos 

Para  alcanzar  los  resultados,  la/el Oficial Senior de  Gestión  de  Contratos  para obras desempeñará,  entre  otras,  las  siguientes funciones: 

Apoyo  a  la   planificación  de  adquisiciones,  gestión  de  contratos y   estrategias  de  contratación de obras, bienes y servicios. 

• Contribuir en   la planificación,   y orientar   al  programa  en  la implementación   (si  es  necesario) en la etapa post-adquisición; 

• Apoyar  el   desarrollo  de  criterios de  evaluación  técnica   y participar  activamente   durante  la  redacción de los contratos;

• Contribuir con la transición planificada de la fase de  adjudicación  del  contrato a la fase de  gestión  del  contrato,  y  un  traspaso  al  programa  donde  la  propiedad  del  contrato  sea  clara  y  ordenada; 

• Implementar  los  procesos  y  plan  de  gestión  de  contratos,  con  un  enfoque  en  los  resultados  y  un  enfoque  integral  para  el  desempeño  y  la  responsabilidad  a  fin  de  impulsar  el desempeño   de  la  gestión de contratos en el programa; 

• Contribuir a que los procesos de gestión de contratos estén alineados, entre otros, con procesos de gobernanza organizacional más amplios, juntas operativas y gestión de riesgo; 

• Asegurar  que  los  problemas  y  el  desempeño  de  la  administración  de  contratos  se  informen  a  través de  la   estructura de   gobernanza  correspondiente con participación  del  liderazgo de  alto nivel del proyecto y la Oficina de GTCO;   

• Elaborar comentarios a los informes de auditoría de proyectos, cuando sea necesario. 

Gestión contractual de OBRAS (Modelo de Contratos de Obra UNOPS FIDIC)

• Gestión efectiva y conforme a normativa UNOPS de contratos de obras civiles, principalmente bajo condiciones de los contratos de obra de UNOPS. 

• Apoyar la gestión contractual de los equipos técnicos de Componente de Infraestructura mediante la identificación de obligaciones, plazos y condiciones específicas de los contratos de obra, el seguimiento y monitoreo de su cumplimiento y el desarrollo de sistemas de alerta para la verificación y registro de cumplimiento.

• Apoyar la redacción, revisión y negociación de cláusulas contractuales específicas de obras (plazos, pagos, penalidades, garantías, seguros, riesgos).

• Apoyar la formalización de las variaciones contractuales, incluyendo análisis de impacto en costo, tiempo y riesgos, conforme a los mecanismos del modelo de contratos de UNOPS y los principios FIDIC.

• Apoyar la gestión y análisis de reclamaciones (claims), extensiones de plazo (EOT) y eventos compensables, en coordinación con el Especialista de Contratos, el equipo técnico y Legal.

• Verificar el cumplimiento de garantías de fiel cumplimiento, anticipos, retenciones y seguros asociados a contratos de obra.

Gestión de los riesgos contractuales y de proveedores 

• Control contractual de plazos, costos, calidad y riesgos asociados a contratos de construcción.

• Identificar, registrar y dar seguimiento a riesgos contractuales específicos de obras (retrasos, sobrecostos, incumplimientos, disputas).

• Establecer rutas claras de escalamiento contractual hacia instancias de gobernanza del programa.

• Apoyar la gestión temprana de controversias para evitar disputas formales o arbitrajes.

• Participar en la preparación de insumos para auditorías, revisiones independientes y respuestas a observaciones contractuales.

• Asegurar  que  la  gestión de  riesgos   contractuales y  de   proveedores  esté  implementada  con  responsabilidades y   procesos claros,  identificación   de  quién  está en  mejor  posición  para  gestionar  el riesgo y participación del proveedor cuando corresponda;   

• Asegurar  que  los  riesgos  se  identifiquen  formalmente  y se controlan con regularidad,   con  acciones de mitigación  desarrolladas  e  implementadas  cuando sea  posible,  y   que los  riesgos  "obsoletos"   se  eliminen de la consideración cuando corresponda; 

• Establecer y comunicar rutas de escalada e informes para la gobernanza de riesgos;   

• Apoyar el  desarrollo  de  planes  de  contingencia  para  manejar   fallas  del proveedor  (fallas/incumplimientos temporales   o a  largo  plazo);   las estrategias  de  salida  se   desarrollan  y  actualizan  durante la vigencia del contrato; 

• Supervisar el cumplimiento estricto de cláusulas de confidencialidad (datos personales), vigencia de garantías (fianzas), pólizas de seguro, indemnizaciones y rescisión.   

Gestión y desarrollo de relaciones con los proveedores 

• Planificar,  estructurar  e  implementar  un programa   de  gestión  de  las  relaciones con  los   proveedores  con  gobernanza  apropiada  y  un  sentido  claro  del  valor que   se  generará  para  ambas  partes; 

• Desarrollar  mecanismos  para  la captura  y   el  intercambio de  conocimientos  e  innovación   de  los  proveedores cuando sea necesario o deseable. 

• Colaborar en la implementación de   actividades  de  mejora  de  proveedores  relacionadas  con iniciativas  más  amplias (por ejemplo, sobre sostenibilidad, cuestiones  relacionadas  a  empleo  para personas   con discapacidad, uso de PyMEs (pequeñas y medianas empresas) y WOBs (women owned business), etc

Gobernanza, cumplimiento y coordinación

• Alinear la gestión contractual de obras con los mecanismos de gobernanza del programa (Project Board, PgMO, Project Assurance).

• Coordinar estrechamente con Adquisiciones, Finanzas, Legal, HSSE y equipos técnicos.

• Asegurar que la documentación contractual esté completa, trazable y disponible en los sistemas corporativos (PDS, repositorios).  

Generación e intercambio de conocimientos 

• Fortalecimiento de la gobernanza contractual y mitigación de riesgos contractuales y reputacionales del Programa INFRAIGSS.

• Asegurar  que  la   gestión del  conocimiento   esté integrada,  capturando  datos  clave  y   lecciones del   proceso  y  de  la  experiencia con   la  administración de  contratos  tanto   dentro de  la   organización  como fuera. 

• Apoyar y  llevar  a  cabo   iniciativas sobre   desarrollo  de  capacidades  y  desarrollo  de  conocimientos para el personal en gestión de contratos.   

• Guíar   la  recopilación de comentarios, ideas y conocimientos internos  del equipo sobre los procesos y las mejores prácticas y utilizarlos productivamente. 

• Recopilar y compartir lecciones aprendidas y mejores prácticas.