Associée au Programme

Background

Contexte

Le Plan d’appui des Nations Unies (PNUS), qui couvre la période 2018-2030, sert de véhicule pour articuler et opérationnaliser les engagements du système des Nations Unies et des partenaires de la région. Il s’appuie sur les progrès réalisés par l’UNISS à ce jour, tout en réalignant son attention sur les Objectifs de développement durable (ODD), l’Agenda 2063 de l’Union africaine et les priorités fondamentales des partenaires nationaux et régionaux ; dans les domaines de la paix, de la sécurité et du développement dans la région. Par l’intermédiaire de l’UNSP, l’ONU s’engage à renforcer les initiatives nationales et régionales et à fournir une plate-forme par laquelle l’expertise et les capacités régionales étendues de l’ONU peuvent être mises à profit pour réaliser la vision du Secrétaire général pour le Sahel. Le Plan d’appui représente également un engagement en faveur d’une nouvelle façon de travailler dans la région grâce à une meilleure intégration de ses efforts politiques, de sécurité, d’aide humanitaire et de développement; l’accent mis davantage sur la programmation inter agences; la mise en commun des ressources techniques dans la région pour renforcer le soutien de l’ONU au Sahel; et donner la priorité à la coopération transfrontalière pour aborder les questions qui transcendent les frontières nationales.
En janvier 2021, le Secretaire général des nations unies a nommé, le Coordonanateur Special pour le Development pour le Sahel pour diriger la mise en œuvre de l’UNSP conformément à l’UNISS. Le Bureau exécutif du Secrétaire général, par l’intermédiaire du Secrétaire général adjoint, a créé une équipe d’appui à la mise en œuvre (ISU) afin de concentrer les actions et les ressources du système des Nations Unies en vue de la mise en œuvre du programme.

A l’effet d’opérationnaliser et de renforcer les capacites manageriale, administrative, finanancière et logistique du Bureau du Coordonnateur Special pour le developpement au Sahel, le Bureau regional du PNUD à Dakar, Senegal recrute un/une Associé(e) au programme qui travaillera sous la supervision générale de la Directrice/Team Leader de l’ISU.

Duties and Responsibilities

Principales fonctions:

• Gestion administrative
• Gestion financière
• Gestion des équipements et de la logistique
• Organisation des ateliers et rencontres
• Reporting

Gestion Administrative

Aspects relatifs à la gestion des missions et activités

S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des projets et des consultants recrutés, incluant la préparation des demandes d'autorisation de voyage, les demandes de visa, les réservations d’hôtels, les réservations/confirmations de billets d’avion ;
Assister les projets dans la mise en œuvre des projets dans l’organisation et préparation d’ateliers, séminaires et réunions ;
Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Opérations et veiller à leur traitement rapide ;
Assurer la complétude des fiches de présence des membres des équipes (leave monitoring, etc) ;
Assurer la liaison avec les services en charge de l’approbation des différentes requêtes/demandes de la Plate-forme/Centre de Services Régional (CSR), Bureau Pays et du siège).

Aspects relatifs aux contrats

Assister l’équipe des projets dans les procédures de sélection de prestataires, de préparation des cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution.

Correspondance, documentation et bases de données

Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais suite à des instructions orales des équipes et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ;
Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ;
Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur conformité aux normes les rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs ;
Maintenir une base documentaire (Sharepoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire.

Gestion financière

Assurer l’interface entre d’une part l’équipe des projets et d’autre part avec les services des Opérations/Finances de la Plateforme/CSR, du Bureau Pays et du siège ;
Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations du PNUD, mettre à jour les comptes ATLAS des équipes de projet avec les Sections des Approvisionnements et des Finances (en conformité avec les normes IPSAS) et assurer le suivi de ces dépenses ;
Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;
S’assurer de la réception des rapports trimestriels d’exécution programmatique et Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers avec les projets.

Gestion des équipements et de la logistique

Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels des projets ;
Tenir à jour l’inventaire et le suivi des équipements et stocks de fournitures de la Plateforme Régionale.

Reporting

Recueillir et compiler des informations en vue de la rédaction des rapports périodiques, trimestriels, annuels (narratifs et financiers) des projets activités sous la conduite du superviseur ;
Participer à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet ;

Competencies

Compétences

Témoigne de l’engagement quant à la mission du PNUD, à sa vision et à ses valeurs
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel

Compétences fonctionnelles :

Analyse, reporting et suivi des projets

Esprit d’analyse et capacité de synthèse
Bonne maîtrise du traitement de l’information statistique
Très bon niveau rédactionnel en français et en anglais
Maîtrise de la gestion des projets/programmes

Efficacité opérationnelle

Capacité à effectuer une variété de tâches standards spécialisées et non spécialisées, ainsi que des processus de travail entièrement documentés, étudiés, enregistrés et déclarés.
Capacité à examiner des données diverses, d'identifier et de régler des divergences, d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels.
Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail.
Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives.
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD.
Solides compétences en Technologie de l’Information.
Connaissance des outils de gestion financière et de ressources humaines (une connaissance du système ATLAS).
Volonté de se former et de renforcer ses capacités.
Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de management.

Sens de la responsabilité et de l’autonomie

Met l'accent sur l’atteinte des résultats de l’équipe et réagit positivement aux commentaires.
Fait montre d’une approche au travail alliant l’énergie et une attitude positive et constructive.
Capacité à travailler en équipe et sous pression avec des délais courts nécessitant une certaine flexibilité dans les heures de travail.
Anticiper et être proactif sur les requêtes et demandes concernant l’appui à l’équipe de projet.

Required Skills and Experience

Qualifications académiques

Fin d'études secondaires (Baccalauréat). Un diplôme d’université et une spécialisation gestion administrative et financière ou domaine équivalent vivement souhaité.

Experience

Au minimum 6 années d'expérience appropriée en administration et gestion financière ou/et en services d'appuis aux projets/programmes similaires d’organisations du système des nations unies.
Maîtrise parfaite des applications informatiques (Windows, MS Word, Excel), Internet, Réseaux sociaux, Email, etc.
Expérience avérée dans l’utilisation de logiciels de gestion administrative et financière
Maitrise dans l’utilisation d'ATLAS

Langues

Bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.