Administrative and Financial Assistant

Justificación

El UNFPA Colombia requiere a un(a) profesional que brinde apoyo apoyo administrativo para de las actividades y operaciones de los planes de trabajo del proyecto del Proyecto “ODS 5: Iniciativa para Acelerar el Empoderamiento Económico de las Mujeres”, en coordinación con la Asesora de Género, Derechos e interculturalidad del UNFPA y de manera articulada con la profesional especializada para apoyo a la coordinación del resultado 3.

La posición:

Asistente administrativo(a) y financiero(a) realizará apoyo administrativo, logístico y financiero del proyecto “Aceleración del empoderamiento económico de las mujeres rurales en Colombia” en las acciones realizadas en el marco del Outcome 3 y los Outputs 3.1 y 3.2. El/la asistente deberá asegurar el cumplimiento de las actividades, operaciones, procesos y productos relacionados con el proyecto. Así mismo, deberá mantener informado al coordinador(a) del proyecto de los resultados de esta asistencia técnica

Cómo puede marcar la diferencia:

El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes desarrollen su potencial. El plan estratégico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que "avancen mejor", al tiempo que abordan los efectos negativos de la pandemia del Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperen los logros perdidos y alcancen nuestros objetivos.

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales, y que los defiende con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.

Objetivo del trabajo:

Realizar el apoyo administrativo, logístico y financiero del proyecto “Aceleración del empoderamiento económico de las mujeres rurales en Colombia” en las acciones realizadas en el marco del Resultado 3. El/la asistente deberá asegurar el cumplimiento de las actividades, operaciones, procesos y productos relacionados con el proyecto. Así mismo, deberá mantener informado al coordinador(a) del proyecto de los resultados de esta asistencia técnica.

Sería responsable de:

En apoyo a la coordinación del proyecto, llevar el control del presupuesto del proyecto y realizar periódicamente análisis y balance financiero y de gestión para monitoreo y evaluación con la periodicidad y en los formatos que solicite el/la coordinador/a del proyecto.
Realizar periódicamente reportes, análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye: Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero, llevar control del presupuesto, monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución, compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto.
Acompañar a la coordinación en el proceso de planeación y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, contrataciones, presentación de informes, entre otros).
Atender las capacitaciones inherentes al cargo y promover el autoconocimiento de acuerdo a las normas existentes.
Coordinar los procesos administrativos del proyecto con el equipo administrativo del UNFPA, asistir a las reuniones administrativas a las cuales sea convocado(a) y mantener informado(a) al/ la coordinadora(a) del proyecto de los resultados de esta coordinación y reuniones.
Facilitar los procesos de gestión y seguimiento financiero y administrativo del proyecto, según los protocolos administrativos y financieros del UNFPA.
Preparar los aspectos administrativos y financieros de los términos de referencia para la selección de las personas encargadas del desarrollo del plan de acción y la obtención de los productos.
Apoyar a la coordinación con el equipo de consultor/as para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos, procesos y productos según las líneas técnicas incluidas en el proyecto.
Generar reportes de la gestión administrativa y financiera a solicitud de la Coordinación del proyecto y preparar y presentar los informes administrativos contables y financieros para las sesiones de los comités técnicos.
Capacitar al personal del proyecto en procedimientos y compartir documentación necesaria para la legalización de actividades inherentes a los roles: viajes, reembolsos, pago consultorías, vacaciones, compensatorios, security clearance , etc.
Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a contratistas (personas jurídicas y naturales): garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos, realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
Diseñar y aplicar un instrumento de seguimiento a la ejecución técnica y financiera para cada una de las líneas de acción y sus procesos y productos.
Revisar los aspectos administrativos y financieros de las actas y memorias de las reuniones técnicas y de avance del plan operativo del convenio.
Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo la recopilación de las actas de reuniones debidamente firmadas, de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del convenio.
Preparar los documentos, equipos y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones virtuales o presenciales que se requieran.
Las demás que se requieran para brindar apoyo a la coordinación general del proyecto en la cabal ejecución de este.

Cualificaciones y Experiencia:

Educación:

Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, e internet y otros equipos de oficina.

Conocimientos y Experiencia:

Al menos tres (3) años de experiencia de tres años en cargos administrativos.

Lenguajes:

Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.

Deseable:

Experiencia administrativa previa en organismos internacionales.

Competencias requeridas:

Competencias Corporativas:

- Conocer y estar de acuerdo con la misión, la visión y los valores del UNFPA.

- Mostrar sensibilidad cultural y de género; respetar la religión, raza, nacionalidad y edad de los demás, y contar con capacidad de adaptación a diferentes contextos.

- Contar con buen entendimiento de la forma de trabajo y modalidades de programación del UNFPA.

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje:

- Demostrar interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera de esta consultoría.

- Estar dispuesto/a a promover la gestión del conocimiento en el UNFPA y un ambiente de aprendizaje a través de liderazgo y ejemplo personal.

Liderazgo y Auto Gestión:

- Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.

- Demuestra una actitud positiva y constructiva.

- Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.

- Habilidades de negociación, concertación y construcción de espacios de diálogo entre diferentes actores.

- Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.

- Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita

- Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acordes con esto

Orientación al Resultado y Eficacia Operacional:

- Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.

- Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos.

- Habilidad para formular y manejar presupuestos

- Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint, así como uso de diferentes tecnologías de información.

- Entendimiento de las dinámicas de las políticas locales e internacionales y habilidad para la abogacía e interactuar diplomática y conciliadoramente.

- Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas.

- Habilidad para trabajar en equipo colaborando en su área de responsabilidades

Criterios de Evaluación:

Para el proceso de selección el/la aspirante deberá entregar su hoja de vida en formato P11 debidamente firmado. La evaluación de las hojas de vida se realizará sólo a aquellas personas que cumplan con los requisitos mínimos de inclusión descritos en el perfil de los presentes términos de referencia y la entrega de documentos.

CRITERIO MÍNIMO

EVALUACIÓN

PUNTAJE MÁXIMO

Perfil requerido

5 puntos por cada estudio adicional al solicitado.

Máximo 15 puntos

15 puntos

Experiencia Específica

5 puntos por cada año de experiencia específica demostrada adicional a los solicitados en los requisitos mínimos.

Máximo 15 puntos.

15 puntos

Prueba Técnica

Prueba de habilidades técnicas inherentes al cargo

10

Entrevista

60 puntos

Total

100 puntos

Viajes:

Es posible que se presente la necesidad de realizar viajes a ciudades y/o municipios a nivel nacional, en transportes aéreos, terrestre y/o fluviales, para los cuáles deberá contar con las capacidades físicas y de capacitación correspondientes para el debido cumplimiento, así como el esquema de vacunación COVID completo.

Supervisión:

El contrato será supervisado por la Profesional especializada para el diseño, planificación y coordinación del resultado 3 del proyecto KOIKA-UNPFA.

Lugar de trabajo y dedicación:

Se requiere dedicación 100%, la sede de trabajo será Bogotá.