Asistente Administrativa(o) y Financiero

Background

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de la mujer; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad.

ONU Mujeres Oficina Regional para las Américas y el Caribe con base en Panamá y el Gobierno de la República de Panamá han establecido un Acuerdo de Cooperación con vigencia de cinco (5) años para el desarrollo de un programa de país. En este contexto, ONU Mujeres establece una oficina de presencia programática en Panamá.

Bajo la supervisión directa de la Coordinadora de Programa de País, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero proporcionará apoyo logístico, administrativo y financiero para la implementación del programa en Panamá.

El/la Asistente Administrativa/o trabajará en estrecha coordinación con el personal administrativo y financiero de la Oficina Regional, las instituciones y organizaciones socias, así como las agencias del Sistema de Naciones Unidas en el país.

Duties and Responsibilities

1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres

Llevar a cabo las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto
Brindar apoyo administrativo a los procesos de gestión de contratos
Dar seguimiento a la gestión administrativa del Programa en coordinación con los socios y socias nacionales
Apoyar en la confección del Plan de Adquisiciones del Proyecto y apoyar los procesos de contratación de los servicios y bienes del plan de adquisiciones siguiendo las normas y procedimientos de la organización
Mantener la base de datos de inventario de todos los activos del Programa de País y preparar los informes requeridos
Organizar el mantenimiento y la reparación de los activos cuando sea necesario
Mantener el sistema de archivo y bases de datos del proyecto
Apoyar en la preparación de información para auditorias y apoyar en la implementación de recomendaciones de auditoría.

2. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programa

Apoyar la organización logística y ejecución de conferencias, talleres, reuniones y eventos del proyecto
Preparar los documentos para la organización de reuniones y eventos incluyendo agenda, cartas de invitación, nota logística, guía para las moderaciones y demás
Apoyar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios necesarios para la ejecución de reuniones y eventos del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de la organización
Coordinar las reservaciones de boletos de avión, pago de viáticos y dar seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos de ONU Mujeres
Registrar las minutas de las reuniones y otra documentación requerida del programa según sea necesario
Asistir en tareas relacionadas asignadas por su supervisor/a.

3. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del Programa de País siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres

Apoyar la formulación del presupuesto del programa
Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto
Apoyar el control financiero oportuno, el monitoreo y la presentación de informes financieros
Monitorear el gasto de fondos de donantes y otros gastos y desembolsos del programa
Coordinar la gestión de pagos
Preparar gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.

4. Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicación

Apoyar la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento
Brindar apoyo administrativo necesario para la gestión eficaz del conocimiento, sintetizar mejores prácticas relacionadas a apoyo a programas y el intercambio de información.

Competencies

Indicadores Clave de Rendimiento

Contribución a la gestión transparente de los recursos del proyecto
Cumplimiento y respeto de las reglas y regulaciones de ONU Mujeres de acuerdo con lo estipulado en el convenio entre ambas partes
Monitoreo y ejecución de las tareas administrativas, logísticas y financieras
Soporte de calidad para conferencias y eventos
Organización de archivos e informes
Apoyo oportuno al equipo
Entrega en tiempo y forma de los insumos para las orientaciones estratégicas del Programa de País
Relaciones efectivas con socios y partes interesadas
Puntualidad y calidad de entrega de productos.

Valores

Respeto por la diversidad
Integridad
Profesionalismo

Competencias

Conocimiento y sensibilidad sobre asuntos de género
Responsabilidad
Solución creativa de problemas
Comunicación efectiva
Colaboración inclusiva - trabajo en equipo
Trabajo con contrapartes
Liderar por el ejemplo

Competencias Funcionales

Conocimiento de procesos administrativas y contables
Excelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultados
Conocimiento y manejo de procedimientos institucionales
Capacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajo
Capacidad de mantener discreción y confidencialidad
Buena disposición para el apoyo a otras áreas e integrantes del equipo de trabajo
Capacidad de construir relaciones con las contrapartes, mantenerles informados de los avances en todo momento
Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacción
Capacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positiva
Habilidades en el uso de herramientas informáticas.

Required Skills and Experience

Nivel de Educación:

Título universitario en administración de empresas, economía, finanzas, contabilidad o áreas afines es requerido

Experiencia:

Mínimo 5 años de experiencia demostrada en administración y/o finanzas preferiblemente en apoyo a la implementación de proyectos
Experiencia en el uso de herramientas informáticas tales como Microsoft Word, Excel y PowerPoint es requisito
Experiencia en el uso de herramientas informáticas de gestión de proyectos y equipos deseable
Experiencia en el uso de la plataforma Atlas deseable
Habilidad para recolectar y organizar información

Idiomas:

Se requiere fluidez en el idioma español, oral y escrito
Se requiere conocimiento práctico y funcional del idioma inglés.

Otros requisitos:

La persona a contratar debe ser ciudadano panameño (natural o legal), o extranjero con residencia legal permanente y permiso de trabajo vigente para permanecer y trabajar en Panamá por la duración del contrato.

Documentos a ser presentados para la postulación

UN Women Personal History Form (P11) actualizado y firmado, que se puede encontrar en el siguiente link: https://www.unwomen.org/sites/default/files/2022-07/UN-Women-P11-Personal-History-Form-es.doc Las aplicaciones sin el formulario P11 serán tratadas como incompletas y no serán consideradas para esta vacante.
Copia de cedula de identidad personal

Nota: Solo se contactará a los candidatos calificados de la lista corta.

Si tiene dificultades con las solicitudes de empleo en línea, comuníquese con jobs.help@undp.org

Diversidad e inclusión:

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. (La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas y los candidatos seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes).