Responsable des Fonctions Support

Intitulé du poste: Responsable des Fonctions Supports

Responsable hiérarchique: Directeur Pays Tchad

Superviseur technique: Cheffe Régionale des Services Supports

Lieu d'affectation: N'Djamena avec des missions sur les bureaux terrains

Zone d'intervention opérationnelle: Tchad

Durée du contrat: 9 mois (renouvelable)

Type de contrat: International ou national

Conditions salariales: Band Management F

Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations à partir de zéro et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.

DRC met fortement l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, en œuvrant pour des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités des acteurs nationaux et locaux afin de répondre efficacement aux besoins urgents, et de tracer la voie vers des solutions durables. DRC est établi dans six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale et dispose d'un bureau régional à Dakar, au Sénégal.

1. A propos du poste

Le responsable des services support assure la coordination et la direction stratégique de toutes les fonctions support ; Finance, Ressources humaines, Chain s’approvisionnement et IT ; et veille au bon fonctionnement de toutes les fonctions support afin de répondre aux besoins du programme, conformément au manuel des opérations du DRC.

Il veille au respect des procédures et des lignes directrices du DRC dans la région. Il contribue à l'élaboration des stratégies de la mission, qui sont traduites en plans d'action et en tâches quotidiennes. Il fournit un soutien et des conseils techniques aux opérations de la mission.

2. Tâches et responsabilités

En tant que responsable des services support, vous êtes chargé des tâches suivantes :

Planification et stratégie

• Veiller à ce que la planification annuelle des services support soit effectuée et que les objectifs soient atteints, tout en s'assurant qu'ils sont en lien avec les procédures globales et régionales pour une cohérence à travers l’organisation.
• Veiller à ce que les services support soient adaptés aux besoins du programme.
• Veiller à ce que la planification des projets tienne compte des exigences pertinentes en matière de services support (tels que les délais et les budgets appropriés, la planification des achats).
• Veiller à ce que la mobilisation des ressources soit réaliste et réponde aux besoins des fonctions support, en utilisant le budget des opérations pour contribuer aux propositions des donateurs.
• Organiser et animer des réunions d’analyse et de suivi budgétaires mensuellement avec les responsables des projets mis en œuvre et effectuer des rapprochements entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si nécessaires.

Risque et conformité

• Être le point focal pour le contrôle de conformité, le registre des risques, l'audit interne et les objectifs de la stratégie support.
• Développer et veiller au respect des procédures et politiques locales à travers les différentes fonctions support
• Veiller à ce que les partenaires du DRC soient formés (formation initiale et continue) pour mettre en œuvre efficacement les lignes directrices du DRC et les exigences des bailleurs de fonds.
• Vérifier les rapports financiers des partenaires et s'assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes à la réglementation de la DRC et aux exigences des bailleurs.
• Effectuer des contrôles aléatoires sur les dépenses des partenaires (contrôle interne)
• Effectuer le contrôle interne des fonctions support et veiller à la mise en place des recommandations
• Assurer le suivi du registre des risques du pays et fournir des recommandations pour les risques liés au support.
• Assurer un suivi adéquat des mesures d'atténuation des risques en coordination avec le management et les personnes responsables.
• Veiller à ce que l’ensemble des employés soit formé et sensibilisé au Code de Conduite, politique d’anti-corruption et mécanismes de rapportage

Finance

• Veiller à ce que toutes les transactions soient correctement enregistrées dans le système comptable (Dynamics) et respecter strictement les délais fixés pour la clôture des comptes (hebdomadaires, mensuels et annuels).
• Responsable de la création du budget des nouvelles subventions dans le système.
• Responsable du budget pour toutes les lignes des services support et fonctionnement du bureau
• Responsable du suivi budgétaire et des prévisions pour les budgets nationaux, en coordination avec les équipes de programme.
• Assurer le suivi budgétaire de toutes les subventions avec les responsables budgétaires
• Veiller à ce que les principales tâches financières annuelles soient accomplies (telles que les rapports annuels et audits financiers).
• Travailler avec les services financiers pour s'assurer que les équipes de programme comprennent clairement les exigences en matière de conformité.
• Veiller à ce que les tâches financières mensuelles soient accomplies (par exemple, et sans s'y limiter, l'examen des salaires, les flux de trésorerie et les prévisions de trésorerie) et conformes aux procédures du manuel des opérations.

Ressources Humaines

• S'assurer que les rapports mensuels sont produits et que les objectifs sont atteints par le département, tout en assurant la liaison avec le département régional des ressources humaines.
• Veiller à ce que les tâches trimestrielles soient accomplies dans les délais (telles que l'intégration du personnel, la formation au code de conduite et la planification des congés).
• Veiller à ce que les tâches annuelles en matière de ressources humaines soient accomplies conformément au manuel des opérations (par exemple, les examens de performance et de développement).
• Rationaliser les réponses des RH dans les différents départements (par exemple, soutien à l'élaboration d'organigrammes et développement des capacités).
• Veiller à ce que l'équipe des RH s'acquitte des tâches quotidiennes, telles que le recrutement, le renouvellement ou la modification des contrats, la soumission des feuilles de temps et le suivi des congés.
• Assurer le suivi avec la CNPS et le personnel des RH à Ndjamena pour toutes les questions pertinentes. Participer aux réunions avec la CNPS et le centre d'imposition en collaboration avec le CD et le département RH.

Administration

• Être le point focal pour les tâches administratives clés, telles que l'enregistrement pour le pays.
• Superviser l'équipe afin d'assurer le suivi des tâches de routine (par exemple, mais sans s'y limiter, les fournitures de la maison d'hôtes, les demandes de visa, l'achat de crédit téléphonique, le paiement des factures de services publics, les contrats de location et de bail).

Logistique, chaine d’approvisionnement et Informatique

• Veiller au respect des procédures de passation de marchés en étant le point focal pour les appels d'offres avec l'unité de coordination (y compris en tant que président pour la plupart des appels d'offres importants).
• Suivre de près les indicateurs clés de performance du département et veiller à ce que les rapports mensuels soient soumis dans les délais et de grande qualité.
• Gérer le développement, la planification et le suivi des accords-cadres
• Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d'approvisionnement dans le système ERP (Dynamics).
• Etre un point focal et un décideur pour les annulations de mouvements de flotte avec la coordination nationale
• Travailler avec le chargé logistique pour s'assurer que chacun des sous-départements (achats, flotte, actifs, entrepôts et informatique) a des objectifs et les atteint, conformément aux procédures du manuel d'opérations.
• Assurer une gestion appropriée des biens et des stocks au niveau national
• Contrôler que l'équipe chargée de la chaîne d'approvisionnement garantit un système informatique approprié, avec sauvegarde des données et moyens de protection contre les logiciels malveillants, ainsi que des moyens de communication suffisants et fiables pour la mission.
• Veiller à ce que les données et informations soient sécurisés et que l’ensemble des employés soit formé et sensibilisé a la sécurité informatique

En tant que responsable des Services support vous aurez les responsabilités suivantes :

• Responsable de la réalisation des objectifs stratégiques de DRC dans son domaine de responsabilité.
• Responsable de la prise de décisions importantes concernant les activités du département support : ses objectifs, ses fonctions et son rôle, ainsi que de la prise d'engagements et de décisions nécessitant l'utilisation d'importantes ressources de l'unité.
• Responsable de la gestion du personnel de ses subordonnés directs, généralement au moins trois employés. Cela comprend l'embauche et le licenciement, la fixation d'objectifs, la mise à l'épreuve, l'évaluation des performances, le développement du personnel, la gestion des performances, y compris les mauvaises performances, etc.
• Prendre des décisions judicieuses sur la base des politiques de DRC, des MOPs, des normes et des conseils des experts techniques de DRC.

3. Qualifications requises :

• Au moins 5 ans d'expérience dans une fonction similaire dans le secteur des ONGI
• Au moins 3 ans d'expérience dans la gestion du personnel
• Connaissance de la gestion du cycle de projet
• Connaissance de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et des processus d'achat
• Connaissance du cycle budgétaire et des processus de suivi
• Connaissance des principes du code de conduite et des systèmes de ressources humaines pour la gestion des performances
• Connaissance des principales politiques des bailleurs et des procédures de conformité
• Connaissance/aptitude à travailler en français et en anglais

Atouts :

• Expérience professionnelle antérieure en Afrique occidentale et centrale
• Expérience préalable dans le lancement d'une opération dans un pays

4. compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires ;
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises ;
• Ethique professionnelle exemplaire;
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour.

5. Règlementations Générales

• L'employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de santé, de normes COVID-19 et d’hygiène ainsi que de confidentialité et d'éthique, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire.
• L'employé ne doit pas s'engager dans une autre activité rémunérée pendant la période du contrat avec le DRC sans autorisation préalable.
• L'employé ne doit pas s'engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre d'un projet pendant la durée du contrat avec DRC.
• L'employé ne doit pas accorder d'interviews aux médias ni publier de photos ou d'autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
• L'employé doit restituer à DRC tout le matériel emprunté pour le projet à la fin de la période contractuelle ou sur demande.