Auxiliar de Administración (Recepción y Mesa de Entrada)
Details
Description
Dutystation: Asunción, Paraguay
Functional responsibilities
Bajo la supervisión del/de la Asociado/a de Portafolio, y en relación directa con el equipo de la oficina, el/la Auxiliar de Administración (Recepción y Mesa de Entrada) llevará a cabo las siguientes funciones:
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Manejo de la planta telefónica;
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Recepción de mensajes y remisión al/a la destinatario/a vía correo electrónico y física;
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Coordinación del ingreso de los/as visitantes a la recepción en coordinación con el/la encargado/a de la recepción del edificio de planta baja;
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Brindar apoyo al punto focal de la mesa de HSSE de la oficina de Paraguay, conforme sea solicitado y asignado;
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Recepción, derivación de facturas y archivación en drive y archivo físico;
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Recepción de correspondencia y distribución;
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Mantenimiento del registro de entrada y salida de correspondencia electrónica y física actualizado;
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Emisión de cartas, memoranda, circulares y cualquier correspondencia cuando le sea solicitado;
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Brindar apoyo al/a la Asociado/a a cargo en la coordinación administrativa de la oficina de Paraguay (procesos de compras menores, gestión de contratos y procesos de pagos);
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Brindar apoyo al/a la Asociado/a a cargo en la gestión, coordinación y registro de los activos (assets) en el sistema oneUNOPS (ERP) para la oficina de Paraguay.
Seguimiento y control de los progresos
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El buen rendimiento se evaluará por medio de Evaluaciones de Desempeño realizadas periódicamente para garantizar la efectividad y eficiencia en el trabajo del/de la Auxiliar de Administración (Recepción).
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Evaluación en línea PER.
Producto final
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Registro de correspondencia actualizada;
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Buena atención al cliente;
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Correspondencia distribuida al personal correspondiente de manera oportuna;
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Registro de activos de la oficina en el sistema oneUNOPS realizada en tiempo y forma;
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Gestión de los servicios y contratos de la oficina realizada en tiempo y forma.
Education/Experience/Language requirements
a. Educación
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Se requiere diploma de escuela secundaria completo;
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Diploma a nivel de licenciatura es altamente deseable.
b. Experiencia laboral
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Se requieren, al menos (dependiendo de las credenciales académicas), 3 años de experiencia progresiva en manejo de recepción, atención de llamadas telefónicas y servicios generales de una oficina.
c. Idiomas
- Se requiere conocimiento y dominio fluido del idioma español.
- Se valorará el conocimiento del idioma inglés.
d. Entorno del Trabajo
Este rol se desempeña principalmente desde la Oficina de UNOPS en Paraguay, localizada en Edificio Sky Park, Piso 11, Torre 3 - Papa Juan XXIII 2581, Barrio Las Lomas, Asunción, bajo un esquema presencial debido a la naturaleza del puesto, concurriendo 5 veces a la semana a la oficina. La oficina no cuenta con espacio de estacionamiento para empleados. La oficina cuenta con una política de trabajo flexible.
Adicionalmente, no se requerirá realizar visitas a los proyectos situados en distintos sitios del país.
e. Requerimientos del Puesto
El puesto requiere la capacidad de realizar informes con herramientas informáticas, como Google Sheets y Google Docs.
Es posible que se requiera elaborar informes de apoyo a proyectos o de la oficina mediante Google Slides y realizar las presentaciones tanto de manera presencial como de manera virtual por videoconferencia.
El puesto requiere contacto telefónico y presencial con diversas personas relacionadas a los proyectos.
f. Carta de Motivación
Si bien su currículum vitae muestra sus habilidades, experiencia y formación, también estamos ansiosos por conocer más sobre sus intereses y motivaciones. Por eso, le invitamos a subir una carta de motivación junto a su solicitud para el puesto. No olvide compartir en la carta su motivación para sumarse al equipo de de UNOPS en el puesto publicado, sus intereses y habilidades. Adicionalmente nos gustaría conocer su perspectiva respecto a los valores de Naciones Unidas:Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto Marco de Valores y Comportamientos.
