Trainee de Administração (Suporte a áreas de operações)

Dutystation: Maceió, Brazil

Functional responsibilities

Sob orientação próxima do Associado de Suporte ao Projeto e de sua equipe técnica, as principais funções a serem desempenhadas serão:

• Apoio logístico para missões oficiais, como:

Emitir passagens aéreas;
Auxiliar na preparação da documentação de autorização de viagem (Travel Authorization).

• Apoio na organização de reuniões, reuniões e visitas técnicas, como:

Preparar atas;
Imprimir documentos;
Editar e elaborar apresentações.

• Apoio na implementação e monitoramento de compras, como:

Contato com fornecedores
Apoio no controle de demandas
Apoio no monitoramento de entregas.

• Apoio na gestão de documentos e arquivos.

• Apoio na gestão financeira auxiliando nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de pagamento junto ao Escritório e às equipes de projeto.

• Apoio na gestão de Recursos Humanos auxiliando nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de contratação e folha de pagamento.

• Apoio ao Gerente de Projeto em processos de gestão dos projetos (cronogramas, agendas, orçamentos e projeções financeiras, gestão de riscos, relatórios de progresso, elaboração de apresentações, entre outros).

• Apoio às equipes de projeto no levantamento de informações e dados para apoiar o desenvolvimento de produtos técnicos do projeto.

Além disso, poderão desempenhar qualquer outra função de apoio em Administração que lhe possa ser confiada pela sua supervisão direta.

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Texto en español

Bajo la estrecha guía del Asociado de Soporte de Proyecto y su equipo técnico, las principales funciones a realizar serán:

• Apoyo logístico para misiones oficiales, tales como:

Emitir billetes de avión;
Colaborar en la preparación de la documentación de autorización de viaje.

• Apoyo en la organización de reuniones, encuentros y visitas técnicas, tales como:

Preparar actas;
Imprimir documentos;
Editar y preparar presentaciones.

• Apoyo en la implementación y seguimiento de compras, tales como:

Contacto con proveedores
Apoyo en el control de la demanda.
Apoyo en el seguimiento de entregas.

• Soporte en la gestión de documentos y archivos.
• Apoyo en la gestión financiera, asistiendo en las tareas necesarias que incluyen el flujo de pagos con la Oficina y los equipos de proyecto.
• Apoyo en la gestión de Recursos Humanos, asistiendo con las tareas necesarias que incluyen la contratación y el flujo de nómina.
• Apoyo al Gerente de Proyecto en los procesos de gestión de proyectos (cronogramas, agendas, presupuestos y proyecciones financieras, gestión de riesgos, informes de avance, elaboración de presentaciones, entre otros).
• Apoyo a los equipos del proyecto en la recopilación de información y datos para apoyar el desarrollo de productos técnicos para el proyecto.

Además, podrán desempeñar cualquier otra función de apoyo a la Administración que les sea encomendada por su supervisión directa.

Education/Experience/Language requirements

Formação

Serão aceitos/as candidatos/as que:

• Estejam cursando Bacharel em Administração (Pública ou Empresas) ou Contabilidade, cursos de gestão (gestão pública, gestão de RH, gestão financeira, etc.), relações internacionais, direito, engenharias, arquitetura, economia e áreas correlatas, a partir do 5º semestre até 3 anos de formado.

Será valorizada experiência profissional em:

• Área administrativa, financeira, compras, secretariado ou recursos humanos;
• Apoio a gestão de projetos
• Estágios anteriores e engajamento em empresas juniores nas áreas de atuação.
• Exige-se nível avançado no uso de pacotes de software de escritório (Google Workspace), principalmente Google Docs, Google Sheets e Google Slides

Idiomas

• Fluência oral e escrita em português;
• Desejável conhecimento de espanhol ou inglês .

Texto en español


a. Educación

Se aceptarán candidatos que:

• Estén cursando estudios de Bachelor en Administración (Pública o de Empresas) o Contabilidad, cursos de gestión (gestión pública, gestión de RRHH, gestión financiera, etc.) , Relaciones Internacionales, Derecho, Ingeniería, Arquitectura, Economía y áreas afines, desde el 5º semestre hasta 3 años después de su graduación.

b. Experiencia profesional en:

• Áreas administrativas, financieras, compras, secretariado o recursos humanos;
• Apoyo en la gestión de proyectos
• Prácticas previas y participación en empresas junior en las áreas en cuestión.
• Se requiere un nivel avanzado en el uso de paquetes de software ofimático (MS Office), especialmente MS Word, MS Excel y MS Powerpoint.

c. Idiomas

• Dominio oral y escrito del portugués;
• Deseable conocimiento de español o inglés