Operations Officer

Responsabilités :

Cette responsabilité englobe de l'administration, de la gestion de la logistique, des achats, des voyages, de la sûreté et de la sécurité, ainsi que de la gestion des véhicules, conformément aux politiques et procédures d'Helen Keller, aux réglementations des donateurs et aux exigences nationales. En collaboration étroite avec les équipes de gestion de programme,

RELATIONS FONCTIONNELLES

Chargé(e) des Opérations (Operations Officers) est sous la supervision Responsable des Operations et des Ressources Humaines (Operations and Human Resources Coordinator ) , et ses attributions sont :

Gestion d’approvisionnement :

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• Faire l'inventaire annuel des actifs dans le système de gestion des actifs d'Helen Keller.
• Assurer la conformité et la cohérence des directives et des formulaires d'approvisionnement d'Helen Keller avec les normes et directives d'approvisionnement mondiales.
• S'assurer que tous les articles achetés répondent aux normes de qualité et aux spécifications requises. Procéder à des inspections régulières et coordonner avec les fournisseurs les retours ou ajustements nécessaires.\
• Gérer la logistique de l'approvisionnement, y compris l'expédition, la réception et le stockage des marchandises. Veiller à ce que les articles soient livrés en temps voulu aux services compétents ou aux sites de projet.
• Préparer les demandes de paiement des commandes exécutées et les soumettre à la signature de la hiérarchie.
• Suivre strictement les contrats de consultance ainsi que l'archivage des rapports de consultance. Préparer les appels d'offres et actualiser la liste des prestataires et des fournisseurs le cas échéant.
• Élaborer les dossiers d'appel d'offres des biens et services et veiller à ce qu'ils reçoivent les approbations nécessaires selon les procédures de Helen Keller et/ou des bailleurs.

Gestion de bureau:

• Assurer un environnement de bureau accueillant, propre et sûr pour les visiteurs et les employés.
• Collaborer avec le chauffeur d pour s'assurer la gestion et de l'entretien quotidiens des véhicules
• Aider le/la superviseur(e) à gérer la sûreté et la sécurité du personnel et à répondre rapidement aux problèmes de sûreté et de sécurité.
• Tenir à jour le registre de départ et d'arrivée des courriers de bureau
• Tenir à jour le registre des fournisseurs (PF et Bon de commande) du bureau.

Gestion logistique:

• Superviser la planification des mouvements et le suivi des véhicules, y compris le carburant, les registres d'entretien.
• Vérifier les factures et les tableaux de bord lors de location de voiture
• Assurer l'entretien régulier de la flotte d'Helen Keller International et le bon état des véhicules loués.
• Préparer les RFQ et RFP pour tous les achats de bureau.
• Etablir le BIDs comparaison et le Bon de Commande
• Designer et travailler étroitement avec les membres de sélection de BIDs Comparaison
• S’assurer que les carnets de bord et la consommation du carburant et des lubrifiants soient régulièrement analysés et signaler toute anomalie ;
• S’assurer que chaque achat d’équipement soit correctement enregistré dans l’inventaire et qu’un inventaire physique soit réalisé chaque année ;

AUTRES :

• Assister dans le suivi des activités d'audit interne ou externe.
• Exécute toute autre tâche assignée par la hiérarchie.

Qualifications

• Au moins une licence en gestion d’administration des affaires, en logistique ou dans d’autres domaines pertinents.
• Minimum de dix ans d’expérience en matière de passation des marchés ; l’administration et des opérations.
• 5 ans d’expérience dans une ONG internationale,
• Connaissance des règlements de l’USAID en matière de passation des marchés
• Doué en informatique, y compris la connaissance de la suite bureautique Microsoft (Word; PowerPoint; Outlook) et de solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.
• Bonne connaissance des lois et procédures locales pour l’administration
• Capacité à :
  • Effectuer des tâches qui exigent une attention particulière aux détails.
  • Prioriser la charge de travail,
  • Maintenez l’équilibre en cas de stress.
  • Travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

How to apply

Pour postuler

Les candidats qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à Madagascar.recruitment@hki.org.en indiquant le titre du poste dans l'objet. Les candidatures seront acceptées Jusqu’au 24 OCTOBRE 2025

Helen Keller est dédiée à constituer un effectif inclusive où la diversité de tout genre est pleinement valorisée.

Tous les candidats qualifiés recevront une considération pour un emploi sans égard à l’appartenance ethnique, la race, la caste, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’âge, le handicap ou toute autre caractéristique qui n’a aucune incidence sur la capacité à accomplir les tâches requises.

Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux personnes handicapées.

Si vous êtes une personne handicapée qualifiée et que vous avez besoin de demander une adaptation pendant le processus de demande d’emploi ou d’entretien, veuillez nous contacter àl’adresse e-mail ci-dessus ou par téléphone : Madagascar.recruitment@hki.org

HELEN KELLER INTL

• NE DEMANDE AUCUN FRAIS PENDANT TOUT LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEMANDE D’EMBAUCHE, TEST, ENTRETIENS, TRAITEMENT DES DOSSIERS OU FORMATIONS)
• NE DEMANDE PAS DES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS
• NE RECRUTE PAS A TRAVERS UNE AGENCE DE RECRUTEMENT