Sahel Women's Empowerment and Demographics Project: Recrutement du personnel des bureaux régionaux et du bureau central (Coordonnateurs régionaux, Assistants Administratifs et Financiers, Assistants Suivi-Evaluation, Assistantes Administratives, Chauffeurs, Assistants Passation de marchés)

P 150080 / Crédit IDA 6659-CI

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PROJET AUTONOMISATION DES FEMMES ET LE DIVIDENDE DEMOGRAPHIQUE AU SAHEL (SWEDD)

AVIS A MANIFESTATION D’INTERÊT - AMI N°05/UCP-SWEDD/2021

RECRUTEMENT DU PERSONNEL AU PROFIT AU PROFIT DES TROIS SOUS-BUREAUX ET DU SIEGE DU PROJET SWEDD

CONTEXTE GENERAL DU PROJET ET JUSTIFICATION

Le Gouvernement de la Côte d'Ivoire a obtenu un financement additionnel de la Banque Mondiale d’un montant équivalent à 60 000 000 Dollars US pour financer la seconde phase du Projet pour l’Autonomisation des Femmes et le Dividende Démographique au Sahel (SWEDD). Ce projet régional et multisectoriel est mis en œuvre par neuf (09) pays bénéficiaires (la Côte d’Ivoire, le Burkina Faso, le Mali, la Mauritanie, le Niger, le Tchad, le Cameroun, la Guinée Conakry, et le Bénin) avec l’appui technique de l’UNFPA et de l’OOAS.

Le financement initial du Projet a couvert la période 2015-2019 avec une extension sans coût à Décembre 2020. Quant au financement additionnel, il court de 2021 à 2024. La Tutelle du SWEDD en Côte d’Ivoire est confiée depuis fin Juillet 2018, au Ministère de la Solidarité et de la Lutte contre la Pauvreté.

Pour les besoins de la mise en œuvre, et selon les directives pour la conduite des projets co-financés par la Banque Mondiale, l’Unité de Coordination du Projet SWEDD (UCP-SWEDD) est l’organe technique d’exécution et de coordination du Projet qui a la charge de gérer les activités opérationnelles des différentes composantes en liaison avec les bénéficiaires du Projet.

Au regard du caractère communautaire du Projet, du passage à échelle du nombre de bénéficiaires et l’augmentation des régions d’intervention, la création de sous-bureaux qui seront des antennes Régionales et (b) le renforcement du personnel de l’UCP (siège) s’avère nécessaires.

Les antennes régionales du Projet seront ouvertes dans les villes de Daloa, Korhogo et Bondoukou.

Dans le souci de constituer ces Unités régionales du Projet dans ses trois (03) antennes et renforcer l’équipe de l’Unité de Coordination (Siège), le Projet SWEDD prévoit le recrutement de :

• Trois (3) Chefs d’antenne en région ;
• Trois (3) Assistants Administratifs et Financiers en région,
• Trois (3) chauffeurs en région,
• Deux (02) Assistants en Passation de Marchés au siège ;
• Deux (02) Assistants Comptables au siège ;
• Un (01) Assistant Programme au siège ;
• Une (01) Assistante Administrative au siège.

DESCRIPTION DES POSTES, CRITERES D’EVALUATION DES PERFORMANCES, QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES

A.RECRUTEMENT DU CHEF D’ANTENNE (CA)

Supérieur hiérarchique : Coordonnateur

Supérieur fonctionnel 1 : Chargée de Programme

Supérieur fonctionnel 2 : Responsable Administratif et Financier (RAF)

Titulaire : Chef d’Antenne (CA)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

A.1. Missions et principales tâches

Au plan stratégique et opérationnel :

• Assurer la représentation du Coordonnateur au niveau régional ;
• Promouvoir et valoriser le Projet sur le plan régional en direction des autorités administratives, coutumières, religieuses et communautaires ;
• Participer au niveau national, aux actions de planification interne et d’appui aux AE et ONG/OBC/OSC dans l’élaboration de Plans de Travail Budgétisés Annuels pour la mise en œuvre du projet, en conformité avec le Document d’Evaluation dudit Projet (DAP) et le manuel de procédures de l’UCP ;
• Assurer le suivi de la mise en œuvre adéquate et dans les délais, les différents plans de travail ;
• Veiller à la vulgarisation et au respect des procédures au niveau régional tout en garantissant la collecte et la vérification des pièces justificatives des dépenses, états financiers, etc ;
• Assurer la coordination et la synergie des interventions des Ministères sectoriels et des ONG au niveau régional ;
• Rendre compte aux autorités administratives, coutumières, religieuses et communautaires de l’avancement du Projet ;
• Veiller à l’identification des difficultés rencontrées au niveau de la préparation, de l’exécution des sous-projets et veiller à l’application des mesures correctrices retenues.

Au plan administratif et financier :

• Assurer une gestion efficace et transparente des ressources matérielles de l’Antenne ;
• Assurer la gestion des ressources humaines de sa zone de couverture ainsi que l’évaluation de leur performance ;
• Veiller à la production dans les délais des pièces justificatives de toutes les dépenses faites par les structures bénéficiaires des sous projets de sa zone de couverture ;
• Veiller à la production dans les délais des rapports de suivi financier de la zone de couverture.

Au plan programmatique et Suivi & Evaluation :

• Veiller à l’atteinte des résultats qualitatifs et quantitatifs annuels de la zone de couverture, tel que prévus dans le plan de travail consolidé ;
• Assurer la qualité et la régularité des rapports d’activités techniques trimestriels, semestriels et annuels de l’unité de coordination régionale;
• Assurer la qualité des résultats atteints par les plans d’action et sous projets mis en œuvre dans la zone de couverture ;
• Assurer la supervision de la mise en œuvre en temps et qualité prévues des sous projets des ONG, OBC et autres bénéficiaires de la région ;
• Au moins chaque trimestre, conduire la supervision et l’évaluation de la performance de la mise en œuvre des sous-projets selon des grilles d’évaluation prévues, en rapport avec les bénéficiaires ciblées ;
• Assister toutes les parties prenantes au niveau régional, dans la collecte, l’analyse critique des données, l’élaboration, la révision, la mise en œuvre et le suivi-évaluation du projet en relation avec le spécialiste en suivi-évaluation ; 
• Fournir des rapports périodiques (mensuel, trimestriel) à l’UCP sur le déroulement des activités menées par les Agences d’exécution en lien avec les acteurs concernés de la société civile et du secteur privé ;
• Recueillir chaque trimestre auprès des Districts/DR les rapports des structures de sectorielles partenaires ;
• Organiser les rencontres bilan trimestriels avec les parties prenantes de la zone de couverture, sur les résultats périodiques atteints ;

• Accomplir toutes autres tâches qui lui seront confiées dans le cadre du SWEDD au niveau national et régional.

A.2. Critères d’évaluation de la performance du Chef d’Antenne

1. Atteinte des résultats qualitatifs et quantitatifs annuels de la région, tel que prévus dans le plan de travail consolidé ;
2. Production en temps requis des pièces justificatives de toutes les dépenses faites par les structures bénéficiaires des sous projets de la Région ;
3. Production en temps requis des rapports de la région ;
4. Qualité et régularité des rapports d’activités techniques trimestriels, semestriels et annuels de l’Antenne ;
5. Gestion efficace et transparente des ressources de l’Antenne ;
6. Qualité des résultats atteints par les plans d’action et sous projets mis en œuvre ;
7. Elaboration et mise en œuvre adéquate et à temps prévu du plan de travail ;
8. Supervision et mise en œuvre en temps et qualité prévues des sous projets des ONG/ OBC et autres bénéficiaires de la zone de couverture ;
9. Qualité de la promotion et de valorisation du Projet sur le plan régional.

A.3. Qualifications et compétences requises

• Un diplôme supérieur en Gestion, Sciences sociales, Droit, (minimum Bac + 4) ou tout autre domaine pertinent ;
• Une expérience professionnelle d’au moins huit (08) années cumulées dans des programmes et/ou des organismes nationaux ou internationaux œuvrant dans les domaines de Population et Développement, du Genre, de la Santé et/ou de l’Education dont au moins trois (03) ans à un poste de coordonnateur, coordonnateur adjoint ou chef de projet ;
• Une bonne connaissance des procédures de travail des bailleurs de fonds (BAD, BID, Fonds Mondial) et en particulier de la Banque Mondiale ;
• Une expérience avérée dans le renforcement des capacités des acteurs terrain, la formation de formateurs ;
• Une bonne connaissance des questions du genre et d’autonomisation des femmes ;
• Des connaissances pratiques en gestion des projets de développement y compris une capacité à fournir des conseils et guides stratégiques, à développer des plans et programmes de travail, d’un atout considérable ;
• Une aptitude à l’écriture de projet, de termes de référence et à la rédaction de rapports programmatiques serait un atout ;
• Une bonne capacité d’analyse des faits sociaux et une capacité de synthèse ;
• Une maitrise de la langue française de même qu’une aptitude à communiquer oralement et par écrit, aussi bien avec les partenaires techniques et financiers, les autorités administratives, coutumières, les responsables du projet et les collègues que dans le travail en équipe ;
• Faire preuve de diplomatie et être à mesure de travailler dans un environnement multiculturel, pluridisciplinaire et sous stress ;
• Une bonne connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail, etc.).

Supérieur hiérarchique : Chef d’Antenne

Supérieur fonctionnel 1 : Responsable Administratif et Financier (RAF)

Titulaire : Assistant Administratif et Financier (AAF)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

B.1. Missions et principales tâches

Au titre de la Gestion administrative

• Rédiger et distribuer les comptes rendus de réunion ;
• Tenir à jour les registres et le système de classement des courriers arrivée et départ conformément au Manuel de procédures administratives, financières et comptables ;
• Tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités du Projet ;
• Apporter un appui à la préparation des séminaires et ateliers organisés par le Projet
• Superviser au niveau régional le système de traitement et de classement des rapports en provenance des cellules, des partenaires du Projet et de l’UCP ;
• Suivre les permissions octroyées au personnel de l’Antenne et les départs en congés ;
• Organiser les réunions de staff et des projets d’envergure, les ateliers bilans ;
• Maintenir un système de suivi pour s’assurer que les données requises des autres membres du personnel du bureau sont fournies ou que les actions nécessaires sont prises dans les délais requis ;

• Assurer le classement et l’archivage (physique et électronique) des pièces justificatives des opérations du Projet et tout document de l’Antenne suivant les principes prédéfinis ;
• Assurer la gestion du stock (carburant, fournitures, consommables informatiques, etc…) et conformément aux dispositions du manuel ;

• Participer à la réalisation des inventaires physiques ;
• Participer à la rédaction des rapports mensuels, trimestriels et annuels du Projet au niveau régional ;
• Assister l’équipe financière (UCP et agence comptable) au niveau central en vue de garantir la conservation du patrimoine (immobilier et mobilier et stock) : superviser la programmation et l’utilisation des biens et services du projet (entretien, réparation, etc…) ;
• Développer les actions pour le respect des clauses de l’accord de financement par les différents acteurs du projet et en assurer le suivi ;

• Effectuer toute autre tâche qui lui sera confiée dans le cadre des activités du projet.

Gestion financière des sous -projets (Convention avec les ONGs, les OBC, et autres bénéficiaires au niveau régional)

• Préparer et mettre à jour le suivi des dépenses du Projet de la région ;
• Gérer la collecte, l’archivage et l’envoi des pièces justificatives nécessaires au suivi financier ;
• Apporter une assistance au renforcement des capacités des ONGs, OBC , Ministères et autres bénéficiaires en gestion des ressources par les bénéficiaires de façon active et d’une manière participative en tenant compte des principes de bonne gouvernance ;
• Assurer un suivi rigoureux du paiement mensuel des primes des mentors ;
• Faire la revue financière et budgétaire des dossiers pour les activités à financer et tout autre dossier à caractère financier ;
• Veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) ;
• Fournir à l’équipe programme au niveau régional toute information financière (bordereau des prix, budget disponible, etc…) nécessaire à la réalisation des activités du projet au niveau régional ;
• Suivre l’exécution des conventions conjointement avec les responsables techniques afin de s’assurer que tous les contrats sont financés dans les délais prévus ;
• Veiller au respect du calendrier des activités en s’assurant que les bénéficiaires conventionnées disposent des ressources nécessaires et à bonne date pour la mise en œuvre des sous-projets approuvés ;
• Préparer et participer aux audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre des recommandations à la satisfaction de la partie ivoirienne et des partenaires au développement ;
• Apporter un appui à l’équipe financière central et au besoin pour tous les aspects de gestion financière et de comptabilité du Projet ;
• Suivre l’exécution financière des conventions, contrats et/ou protocoles avec les opérateurs et prestataires impliqués dans l’exécution des activités du projet dans le respect des règles contenues dans le manuel des procédures ;
• Effectuer toute autre tâche connexe de même nature et en relation directe avec ce poste.

B.2. Critères d’évaluation de la performance de l’AAF

1. La production en temps requis des Rapports régionaux de qualité
2. Le Coaching des ONG sur l’utilisation des fonds selon les procédures convenues avec l’UCP
3. La codification des équipements et matériels acquis et l’inventaire du stock de l’Antenne et des AE au niveau régional
4. L’entretien et la réparation du véhicule assuré (faire respecter les RDV techniques chez le concessionnaire ou au garage)
5. L’état de l’utilisation du carburant est efficace et les pièces justificatives sont disponibles ;
6. Bon rangement chronologique et qualité de l’archivage des rapports et documents

B.3. Qualification et compétences requises de l’AAF

• Un diplôme supérieur (minimum Bac + 3) en Gestion, Comptabilité, Finance Economie Administration publique ou tout diplôme équivalent ;
• Une expérience professionnelle générale d’au moins cinq (05) ans ;
• Une expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans dans un poste similaire dans le domaine de la gestion des projets de développement, coopération ou humanitaire. Une expérience dans une institution internationale de développement ou une ONG internationale sera un atout ;
• Bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des rapports et compte rendus ;
• Une expérience dans un projet financé par la Banque Mondiale ou un organisme similaire constituerait un atout ;
• Bonne maîtrise de l’outil de bureautique informatique (notamment les logiciels Word, Excel, Powerpoint) ;
• Connaissance des finances publiques et la gestion financière des projets financés par les partenaires techniques et financiers seraient désirables ;
• Connaissance en matière de passation des marchés publics, de gestion et le suivi des marchés et contrats (notamment celles de Banque mondiale ou autres bailleurs de fonds) ;
• Bonne connaissance du français de même qu’une aptitude à communiquer oralement aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues ;
• Une connaissance du logiciel TOMPRO serait un atout ;
• Bonne aptitude de communication et de travail en équipe RECRUTEMENT DU CHAUFFEUR (CHF)

Supérieur hiérarchique : Chef d’Antenne

Supérieur fonctionnel 1 : Assistant Administratif et Financier (AAF)

Titulaire : Chauffeur (CHF)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

C.1. Tâches et responsabilités

• Assurer un service de conduite prudente et sûre des véhicules du Projet ;
• Accompagner le personnel (Antenne, autres) sur autorisation;
• Veiller à l’utilisation adéquate du véhicule et produire un rapport d’incident à chaque mission;
• Effectuer les courses du projet, collecter et distribuer le courrier ou tout autre document ;
• Assurer les déplacements du personnel du Bureau dans le cadre des sorties officielles;
• Tenir correctement et de façon journalière les cahiers de bord ;
• Etablir un tableau de suivi de l’utilisation de véhicules en termes de Kilométrage, en déduire l’estimation de la consommation du carburant et transmettre cette information à l’AAO ;
• Participer à la préparation de la planification de l’entretien des véhicules et rapports sur les entretiens effectués ;
• Vérifier les niveaux des différents lubrifiants et effectuer les vidanges à temps ;
• Vérifier l’état du pneumatique et des freins ;
• S’assurer de la disponibilité de tous les documents conformes à la législation en vigueur des véhicules (pièces du véhicule, documents de bord et carte de la ville, etc.) ;
• Assurer la petite maintenance (vérification de la batterie, des bougies, des feux de signalisation, de la propreté intérieure et extérieure des véhicules) ;
• Prendre un soin minutieux des outils de bord (caisse à outils et les accessoires, roue de secours, cric, etc.) ;
• Assurer l’approvisionnement du carburant au réservoir ;
• Suivre l’utilisation du groupe électrogène (alimentation en carburant + entretien) ;
• Veiller au renouvellement de toutes les pièces afférentes au véhicule  et de son entretien chez le concessionnaire dans les délais requis ; en aviser son supérieur si besoin ;
• Exécuter toutes tâches relatives à ces fonctions et confiées par son supérieur hiérarchique.

C.2. Critères d’évaluation de la performance du Chauffeur

1. Entretien régulier du véhicule placé sous sa responsabilité
2. Disponibilité pour les déplacements occasionnés par le service
3. Respect des révisions de ces véhicules dans les règles et signaler rapidement toutes les difficultés techniques
4. Respect des règles applicables en cas d’accident et que tous les documents nécessaires soient établis (constats de la police ou de la gendarmerie, photographie des dommages subis, rapport d’expertise).
5. Consignement des déplacements officiels, le kilométrage journalier, la consommation de carburant, les contrôles d’huile, les graissages etc…
6. Fiche technique des véhicules à jour
7. Respect des délais d’exécution du travail demandé

C.3. Qualifications et compétences requises du Chauffeur

• Avoir un niveau d’étude minimum BEPC, sachant lire et écrire
• Avoir au moins cinq (05) ans d’expérience en tant que chauffeur dans une administration publique ou une entreprise ou organisme diplomatique, international ou un projet de développement ou une ONG ;
• Détenir le permis de conduire ABCDE ;
• Avoir des connaissances de base en mécanique générale ;
• Maîtriser parfaitement le code de la route ;
• Savoir définir les itinéraires à suivre pour optimiser le temps de déplacement ;
• Savoir utiliser le GPS et tenir un carnet de bord physique et numérique à jour ;
• Savoir rédiger des synthèses de l’état des pannes et dépannages du véhicule ;
• Disponibilité - Courtoisie - Tenue vestimentaire correcte - Discrétion absolue.

RECRUTEMENT DE L’ASSISTANT(E) EN PASSATION DE MARCHES

Supérieur hiérarchique : Spécialiste en Passation de marchés

Titulaire : Assistant en Passation de Marchés (APM)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

D.1. Missions et principales tâches

• Assurer l’exécution des procédures inscrites au plan de passation des marchés ;
• Assurer l’inscription et le suivi des marchés du PPM dans le STEP ;
• Rédiger les courriers d’invitation pour les soumissionnaires ;
• Rédiger les courriers d’invitation pour les membres de la COJO ;
• Informer les membres de la commission d’ouverture des plis et de jugement des offres (COJO) par correspondance et par appel, des différentes séances à venir pour les DAO, AMI, DP et Demande de cotation ;
• S’assurer que les différents courriers (soumissionnaires et membres de COJO) ont été transmis et récupérer les décharges ;
• Dresser les listes de dépôt des offres, de présence des soumissionnaires, et des membres de la COJO ;
• Aider à ouvrir les plis en présence des soumissionnaires et de la COJO ;
• Participer aux opérations d’ouverture, de dépouillement et d’évaluation technique et financière des offres ;
• Vérifier et valider les DAO provenant des points focaux des ministères concernés;
• Tenir à jour la liste des fournisseurs, bureaux d’études et de consultants ainsi que des prix courants des fournitures et contrats signés ;
• Faire le suivi des marchés en phase d’exécution, en collaboration avec les agences techniques d’exécution et les bénéficiaires des projets le cas échéant et suivre la mise en œuvre des clauses contractuelles ;
• Assurer le classement et la conservation des documents d’exécution des marchés et ceux ayant servi à la passation des marchés de contrats signés ;
• Mettre en place un système de gestion de l’information permettant la supervision, le suivi et le contrôle périodique des marchés de fournitures et de consultants ;
• Renseigner la fiche d’informations des soumissionnaires pour ce qui est des appels d’offres;
• Veiller à l’apposition de la signature des membres de la commission présents à la séance d’ouverture des plis dans le procès-verbal d’ouverture ;
• Veiller à la transmission du PV de visite de site ou de réunion préparatoire, de PV d’ouverture des plis aux entreprises soumissionnaires ;
• Mettre à jour périodiquement le plan annuel de passation des marchés des ONG ;
• Assurer la mise en œuvre du Plan de passation de marchés des ONG et effectuer des missions de suivi sur le terrain ;
• Procéder au lancement des avis à manifestation d’intérêt ou présélection, selon les modes convenus dans les accords de prêts ou de dons ;
• Veiller à la bonne gestion des avis à manifestation d’intérêt ou présélection en cours ;
• Participer aux séances publiques d’ouverture des plis pour rédiger les rapports d’ouverture des offres et propositions reçues ;
• Participer à la préparation des contrats, après l’obtention des avis de non objection si c’est requis et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire ;
• Concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et développer des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés ;
• Participer à la mise en place d’un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marché y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de l’IDA ;
• Participe à l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures d’acquisition de l’Unité de Coordination du Projet, mais également de tout autre rapport que les bailleurs pourraient demander dans le cadre de l’exécution du projet ;
• Contribuer activement à la Facilitation des missions d'audit externe, d’audit interne dans les délais par une revue interne mensuelle ;
• Toute autre tâche relevant de ses compétences à la demande du Supérieur hiérarchique.

D.2. Critères d’évaluation de la performance de l’APM

- engagement, diversité et intégrité ;

- compétences de base en passation de marchés ;

- travail en Equipe ;

- bonne capacité d’anticipation pour des résultats dans les délais et le respect des procédures ;

- grande discrétion et rigueur dans l’exécution de ses tâches.

D.3. Qualifications et compétences requises de l’Assistant en passation de marchés

• Un diplôme supérieur (minimum Bac + 3, ou équivalent) en Gestion , Economie, Administration publique ou équivalent ;

• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans en passation de marchés ;

• Il (elle) devra avoir exercé durant deux (02) ans au moins , dans tout poste d’assistant en passation de marchés avec des responsabilités de niveau équivalent en entreprise, et dans les projets de développement financés par des partenaires financiers et techniques ou des organismes internationaux ;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (notamment les logiciels Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
• Une expérience dans un projet financé par la Banque Mondiale ou un organisme similaire constituerait un atout ;
• Maîtrise des logiciels et plateformes de passation de marchés (STEP, TOM MARCHES) ;
• Bonne connaissance du Code des marchés publics et des dispositions applicables ;
• Excellente connaissance en matière de passation des marchés publics, de gestion et le suivi des marchés et contrats (maîtrise des procédures de passation des marchés de la Banque mondiale ou autres bailleurs de fonds, que des procédures nationales), ou de la gestion des contrats ou de tout autre domaine jugé équivalent ;
• Capacité d’analyse et de résolution des problèmes liés à la passation de marchés publics ;
• Bonne connaissance du français ;
• Bonne aptitude de communication et de travail en équipe.
• Avoir des capacités à travailler sous pression 
• Être de bonne moralité.

RECRUTEMENT DE L’ASSISTANT COMPTABLE AU SIEGE

Supérieur hiérarchique : Responsable Administratif et Financier (RAF)

Supérieur fonctionnel 1 : Comptable

Titulaire : Assistant Comptable (AC)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

E.1. Missions et principales tâches

Rattaché(e) directement au Coordonnateur du Projet et sous la supervision directe du Responsable Administratif et Financier (RAF) et du Comptable, l’Assistant(e) comptable a pour mission d’assurer les attributions suivantes :

1. Collecter, vérifier et centraliser tous les documents comptables et pièces justificatives  ;
2. Contrôler et vérifier les pièces justificatives des dépenses avant présentation pour paiement ;
3. Etablir, recevoir, préparer le dossier de paiement (factures, BC, BL, PV, constat de travaux, lettre d’approbation…etc) ;
4. Suivre les dossiers règlements ou de régularisations ;
5. Archiver et classer les états comptables ;
6. Préparer les demandes de retraits de fonds (DRF) ;
7. Participer à la préparation des états comptables périodiques ;
8. Constituer les dossiers pour les paiements directs (suivant le seuil) ;
9. Suivre la situation comptable des fournisseurs et respecter les délais de paiement ;
10. Participer à l’exécution financière des PTAB (Plan de Travail Annuel Budgétisé) ;
11. participer à la tenue de la comptabilité ;
12. Participer aux saisies informatiques des pièces comptables du projet ;
13. Participer à la mise à jour des registres comptables ;
14. Contribuer au classement et à la conservation des pièces justificatives des opérations du projet et tout document d’ordre financier ou comptable suivant les principes prédéfinis;
15. Assister sa hiérarchie dans la mise en place d’un système de gestion de l’information permettant la supervision, le suivi et le contrôle périodique des activités de la cellule ;
16. Contribuer à l’élaboration du rapport de suivi financier (RSF) relatif à la cellule finance ;
17. Participer à la gestion des stocks ;
18. Participer aux inventaires physiques ;
19. Toute autre tâche relevant de ses compétences à la demande du Supérieur hiérarchique.

E.2. Critères d’évaluation de la performance de l’AC

- engagement, diversité et intégrité ;

- compétences de base en gestion financière ;

- travail en Equipe ;

- Respect des procédures et des délais ;

- grande discrétion et rigueur.

E.3. Qualification et compétences requises de l’AC

• Un diplôme supérieur (minimum Bac + 3) en Comptabilité, Finance , Gestion ;
• Une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans en comptabilité, finance, audit ;
• Une expérience professionnelle d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire ou en cabinet d’audit et d’expertise comptable ou dans les projets de développement ou dans une institution internationale de développement ou une ONG internationale en qualité d’Assistant comptable ;
• Bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des rapports financiers ;
• Une expérience dans un projet financé par la Banque Mondiale ou un organisme similaire constituerait un atout ;
• Une bonne connaissance du logiciel TOMPRO ;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (notamment les logiciels Word, Excel, Powerpoint) ;
• la connaissance des finances publiques et la gestion financière des projets financés par les partenaires techniques et financières seraient désirables ;
• Bonne connaissance du français de même qu’une aptitude à communiquer oralement aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues ;
• Bonne aptitude de communication et de travail en équipe.
• Avoir des capacités à travailler sous pression 
• Être de bonne moralité.

RECRUTEMENT DE L’ASSISTANT (E) PROGRAMME

Supérieur hiérarchique : Chargée de Programme

Titulaire : Assistant Programme (AP)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

F.1. Tâches et responsabilités

Sous la supervision directe du Chargé de Programme, l’Assistant(e) au Programme a pour mission globale de participer aux différentes activités menées et d’en assurer leur crédibilité et visibilité dans le cadre de la mise en œuvre du SWEDD pour la satisfaction des bénéficiaires dudit projet.

Il(elle) assiste le chargé de Programme dans toutes les tâches relevant de sa compétence. A ce titre et de façon spécifique, l’assistant(e) aura pour tâches principales :

Planification, programmation et mise en œuvre

1. Participer à la planification, la mise en œuvre et le suivi du projet SWEDD en conformité avec le Document d’Accord dudit Projet (DAP) et le manuel de procédures de l’UCP ;
2. Appuyer la préparation des documents, outils et supports utiles au processus de planification / programmation ;
3. Contribuer à la formulation de proposition, à l’élaboration de documents de conception ;
4. Appuyer l'élaboration d'un agenda/calendrier du cycle de planification/programmation ;
5. Appuyer le renseignement et la mise à jour des outils de planification/programmation.
6. Participer au renforcement des capacités du cadre de coordination mis en place pour promouvoir les objectifs du projet, le dividende démographique et le développement humain ;
7. Favoriser les synergies avec les autres services du projet et favoriser les échanges avec les acteurs clés ;
8. Assister aux rencontres avec les parties prenantes (Bailleurs et partenaires de mise en œuvre) pour discuter et développer des interventions conjointes ;
9. Préparer les supports de documentation (note conceptuelle, TDR, etc.) pour les réunions externes et événementiels, y participer, si besoin, et en assurer les minutes, le rapportage ainsi que tout autre document de suivi ;
10. En collaboration avec le service S&E et les parties prenantes, participer à la gestion des connaissances relatives aux thématiques du projet SWEDD à travers la documentation et la diffusion des meilleures pratiques, des leçons apprises et des études de cas sur le territoire national ;
11. Participer au processus de rapportage aussi bien auprès des Agences d’exécution (AE) qu’au niveau de la coordination du programme ;
12. Participer à la production des outils et matériels nécessaires pour le plaidoyer, la mobilisation sociale et la mobilisation des fonds, si besoin, à l’intérieur et à l’extérieur de la Côte d’Ivoire
13. Participer à la rédaction des rapports d’exécution technique (mensuel, trimestriel, annuel) sur les opérations de développement du projet ;

Communication et liaison

1. Recueillir des informations relatives au bon fonctionnement des sous projets ;
2. Procéder à la mise en place et la gestion des outils de relations publiques (visites partenaires, entreprises, séminaires, réunions, conférences de presses) ;
3. Être en relation avec AIMAS et rédiger à leur intention des communiqués de presse, des dossiers ou des bulletins d’information sur les interventions du projet SWEDD ;
4. Faciliter les échanges en servant d’interface entre l’UCP, les Agences d’Exécution et les bénéficiaires des projets ;
5. En collaboration avec l’Assistante de Direction (AD), tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités du projet SWEDD ;
6. Gérer les évènements décidés dans la stratégie de communication ;

Renforcement des capacités

1. Assister dans la mise en œuvre de la stratégie de renforcement des capacités décrite dans les sous composantes du projet en direction des cibles identifiées, en s’acquittant des tâches à lui confiées dans le respect des normes de qualités et des procédures ; En collaboration avec l’administration, assurer le suivi des renforcements de capacités du staff sur le projet ;
2. Soutenir en rapport avec le S&E, la mise au point d’outils d’évaluation et d’orientation du renforcement des capacités ;
3. Veiller au suivi des engagements au code de conduite, au mécanisme de gestion des plaintes et à l’application de tous les standards de protection requis dans le cadre du travail avec les femmes et les enfants ;
4. Contribuer à l’établissement de partenariats aux fins du renforcement des capacités ;
5. Participer à l’organisation et la facilitation d’ateliers de renforcement des capacités avec les partenaires
6. Accomplir toutes autres tâches qui lui seront confiées dans le cadre du travail.

F.2. Critères d’évaluation de la performance de l’AP

1. L’élaboration dans les délais des plans d’action trimestriels et annuels de programmation de l’UCP à partir des UCR ;
2. La qualité de la mise en œuvre des plans d’action annuels consolidé du niveau national ;
3. La production dans les délais des rapports d’activités périodiques et annuels de qualité du niveau national ;
4. La production à temps et de qualité des documents de communication sur les résultats de développement, contribuant à la visibilité du SWEDD ;
5. La disponibilité de partenaires techniques et financiers pour le renforcement des capacités ;
6. La formation et le coaching des AE, ONG/OBC aux procédures de gestion en général et de planification ;
7. La disponibilité d’un plan de renforcement de capacités du personnel et des acteurs concernés parfaitement dynamique ;
8.  La disponibilité des bonnes pratiques et leçons apprises pour exploitation.

F.3. Qualification et compétences requises de l’AP

• Être titulaire d’un diplôme (BAC+3) en sciences sociales, économie, statistiques, gestion des projets ou tout autre domaine connexe ;
• Disposer d’au moins quatre (04) années d’expérience professionnelle en programmation/planification et mise œuvre de projets/programmes de développement ou interventions multisectorielles ;
• Une expérience avérée de deux (02) ans dans la programmation les projets, programmes et interventions en matière de santé publique de population, éducation, genre serait un atout ;
• Une connaissance globale des règles des bailleurs, notamment de la Banque Mondiale serait un atout ;
• Capable d’organiser le travail et le projet ;
• Expertise en matière de synthèse des leçons tirées du suivi et de l’évaluation de programme et de leur présentation sous forme de documents écrits à des fins d'apprentissage institutionnel et de diffusion ;
• Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation, bonne capacité à résoudre les problèmes;
• Compétences nettes en processus de planification et suivi des activités ;
• Bonne capacité rédactionnelle, d’analyse et de synthèse en français ;
• Avoir des compétences en informatique (logiciels World, Excel, Power point, logiciels d’analyse des données et autres logiciels spécifiques, incluant la navigation sur internet et diverses applications sur Office) ;
• Pouvoir travailler en équipe et dans un contexte multiculturel ;
• Capacité à travailler sous pression.

RECRUTEMENT DE L’ASSISTANT (E) ADMINISTRATIVE (AA)

Supérieur hiérarchique : Coordonnateur 

Supérieur fonctionnel 1 : RAF

Titulaire : Assistant Administratif (AA)

Suppléant : désigné par une note de service en cas de besoin

G.1. Tâches et responsabilités

Au titre de la Gestion des correspondances

• Réceptionner le courrier, les appels téléphoniques et en assurer le traitement et la transmission ;
• Gérer l’agenda du Coordonnateur (prise de rendez-vous, organisation des réunions, classement des courriers professionnelles, etc…) ;
• Rédiger et distribuer les comptes rendus de réunion ;
• Tenir à jour les registres et le système de classement des courriers arrivée et départ conformément au Manuel de procédures administratives, financières et comptables ;
• Saisir et mettre en forme tout le courrier sortant et soumis à la signature du Coordonnateur ;
• assurer l’expédition du courrier départ et veiller à ce que le cahier de transmission soit mis à jour ;
• Recevoir et traiter les appels téléphoniques, prendre les messages, répondre aux questions avec professionnalisme, et procéder à la transmission de ces appels vers les personnels du bureau. En cas d’absence momentanée de ces derniers, elle devra noter/procéder au suivi des communications ;
• Assurer le standard et l’accueil à l’UCP, vérifier l’utilisation effective du cahier du visiteur ;
• Tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités du Projet. Faire des photocopies et reliures.
• Transmettre le courrier traité aux services concernés, conformément aux imputations du Coordonnateur.

Au titre de Secrétariat

Coordonner et superviser tous les travaux de secrétariat de l’UCP :

• Accueil et orientation des visiteurs ;
• Préparer les réunions des membres de l’Unité de Coordination du Projet ateliers et événements (logistiques, préparation des dossiers, secrétariat éventuellement) ;
• Préparer, rédiger et mettre à jour les correspondances, saisir et distribuer les documents nécessaires à la tenue de la réunion ;
• Apporter un appui à la préparation des séminaires et ateliers organisés par le Projet
• Superviser le système de traitement et de classement des rapports en provenance des cellules, des partenaires du Projet et de l’UCP ;
• Sauvegarder les documents finaux scannés de l’UCP et archivage électronique ;
• Faire le rangement physique de tous les documents clés de l’UCP ;
• Suivre les permissions octroyées au personnel de l’UCP et les départs en congés ;
• Organiser les réunions de staff et des projets d’envergure, les ateliers bilans ;
• Elaborer un planning hebdomadaire par agent pour les sorties ;
• Préparer les missions/Voyage des membres de l’équipe du projet.
• Prendre les dispositions relatives à leurs déplacements en assurant la liaison avec les autres services.
• Saisir les documents du projet et veiller à leur confidentialité ;
• Maintenir un système de suivi pour s’assurer que les données requises des autres membres du personnel du Bureau sont fournies ou que les actions nécessaires sont prises dans les délais requis ;
• Effectuer toute autre tâche qui lui sera confiée dans le cadre des activités du projet.

G.2. Critères d’évaluation de la performance de l’AA :

1. Bon rangement chronologique du courrier départ et courrier arrivé
2. Bonne organisation des rencontres et ateliers à la satisfaction des acteurs ;
3. Gestion confidentielle des documents de l’UCP
4. Organisation efficiente des sorties du véhicule
5. Respect des délais d’exécution du travail demandé
6. Bon accueil des visiteurs

G.3. Qualification et compétences requises de l’AA

• Diplôme (BAC+3) au moins en technique de Secrétariat, Assistanat de direction, administration, gestion ou tout autre diplôme similaire ;
• Une expérience professionnelle générale d’au moins cinq (05) années ;
• Une expérience d’au moins trois (03) ans dans un poste similaire ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Maîtrise des logiciels courants de traitement de texte et tableur, PowerPoint et de la messagerie ;
• Aptitudes à travailler en équipe et en réseau ;
• Excellente capacité d’organisation, rigueur et autonomie ;
• Capacité à travailler dans un environnement stressant avec des objectifs à atteindre dans le respect des délais ;
• Savoir prendre des notes, savoir communiquer rapidement et efficacement ;
• Savoir hiérarchiser et classer des documents.
• Sens de l’accueil et savoir travailler dans un environnement stressant

4. DUREE DU CONTRAT

Les performances des différents personnels respectifs de l’Antenne, seront évaluées annuellement par le Chef d’Antenne et imputé au Coordonnateur pour finalisation, sur la base d’un contrat de performance établi conjointement avec indication des résultats fixés. Les performances des Chefs d’Antenne et des différents personnels respectifs de l’UCP (siège), seront évaluées annuellement par le Coordonnateur, sur la base d’un contrat de performance établi conjointement avec indication des résultats fixes.

La durée totale du projet est de quatre (04) ans.

La poursuite de leurs contrats de travail d’une année d’activité à l’autre, est subordonnée à l’évaluation annuelle satisfaisante de leurs performances faites suivant les procédures en vigueur dans les projets cofinancés par la Banque Mondiale, et après avis favorable de la Banque Mondiale.

5. LIEU D’AFFECTATION

Les membres des Antennes exerceront leurs fonctions à Korhogo, Daloa, et Bondoukou et ceux de l’UCP (siège) à Abidjan. Toutefois dans le cadre des activités, ils pourront être amenés à effectuer des déplacements dans les localités couvertes par le Projet.

6. PROCEDURE DE RECRUTEMENT

La procédure de recrutement sera conduite selon la méthode de Sélection de Consultants individuels conformément au Règlement de passation des marchés pour les emprunteurs sollicitant le Financement des Projets d’Investissement (FPI) daté de Juillet 2016, révisé en Novembre 2017 et Août 2018.

Le recrutement se fera par avis à manifestation d’intérêt et comportera deux (02) phases :

• une phase de présélection des candidats par l’établissement d’une liste restreinte des candidats les plus qualifiés pour la mission au regard de l’analyse des CV reçus;
• une phase de sélection par une interview des candidats présélectionnés sur la liste restreinte après l’avis de non objection de la Banque Mondiale le cas échéant.

Les candidats retenus pour chacun des postes à l’issue des interviews seront invités à des négociations pour l’attribution des contrats.

CONSTITUION ET DEPÔT DU DOSSIER DE CANDIDATURE

Les candidats intéressés par tous ces postes, devront soumettre un dossier de candidature en langue française, en quatre (4) exemplaires dont un (1) original et trois (3) copies comprenant :

• • une lettre de motivation adressée au Coordonnateur de l’UCP-SWEDD mentionnant les prétentions salariales ;
  • un curriculum vitae détaillé comportant des informations démontrant qu’il dispose des qualifications et expériences pertinentes pour la mission avec au moins deux (02) sources différentes de référence professionnelle ;
  • une copie légalisée du(des) diplôme(s) ;
  • une copie des certificats/attestations de travail, attestations de formation et de tous autres documents justifiant des compétences pour le poste.

Les dossiers de candidature doivent être déposés, au plus tard le Lundi 10 Mai 2021 à 17 heures, à l’adresse mentionnée ci-dessous, sous pli fermé avec la mention du poste souhaité « Candidature au poste de …. » à l’UCP-SWEDD : A n’ouvrir uniquement qu’en présence du Comité de dépouillement des dossiers de candidature ».

Unité de Coordination du Projet SWEDD, sise à Abidjan Cocody Deux-plateaux, 7ème tranche, îlot 235, lot 2822, non loin de COTE D’IVOIRE-TELECOM au quartier ZINSOU, Tél : 27 22 52 04 10

Les dossiers de candidature reçus feront l’objet d’un enregistrement sur une fiche de dépôt ouverte à cet effet à la Cellule Passation de Marchés du Projet SWEDD.

Les candidats qui souhaitent obtenir des renseignements et retirer les Termes de Référence complets peuvent s’adresser à la Cellule Passation de marchés du Projet SWEDD, à l’adresse email suivante : contact@swedd.ci avec copie à charles.kouakou@swedd.ci, les jours ouvrables de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 17 heures.

NB : Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.

NB : Seuls les candidats présélectionnés  seront  contactés  pour  la  phase  des entretiens de sélection. Par ailleurs, les candidats ayant le statut de fonctionnaire devront, avant leur recrutement , se conformer aux dispositions 1.13 des directives suscitées, notamment,  apporter la preuve qu’ils sont en congé sans solde ou démissionnaires.