Programme Assistant

Background

En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes « Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes », avec pour domaines d’interventions prioritaires, le renforcement du leadership et la participation des femmes, le renforcement de l’autonomisation économique des femmes, la lutte contre les violences faites aux femmes et aux filles, l’implication des femmes dans la réponse en matière de paix et de sécurité et enfin la planification et la budgétisation nationale sensible au genre (BSG).

ONU Femmes est fondée sur la vision de l’égalité des personnes stipulée dans la charte des Nations Unies, travaille pour l’élimination des diverses formes de discriminations faites aux femmes et aux filles ; l’autonomisation économique des femmes ; la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires des interventions de développement, les droits humains, l’action humanitaire et la paix et la sécurité. Plaçant les droits de la femme au centre de tous ses efforts, ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du Système des Nations Unies pour s'assurer que les engagements sur l'égalité des sexes et le "gender main streaming" traduiront en actes dans le monde entier. Il assure le leadership solide et cohérent à l'appui des priorités des États membres et les efforts pour construire des partenariats efficaces avec la société civile et autres acteurs concernés.

Le plan stratégique d’ONU Femmes couvrant la période 2012-2013, qui a été développé et mis en œuvre dans un contexte de post crise avait pu mobiliser des ressources pour la Réhabilitation des droits des femmes victimes de violences sexuelles pendant la crise post-électorale de 2010 à travers le projet PRDF, financé conjointement par ONU Femmes et la Délégation de l’Union Européenne en Côte d’Ivoire. Dans le souci d’atteindre de façon efficace et efficiente ses objectifs pour le biennal 2014-2015 en cours d’approbation, et suite aux recommandations de l’analyse fonctionnelle conduite au courant du mois d’octobre 2013 avec l’appui du Bureau Régional, le Bureau Pays d’ONU Femmes Côte d’Ivoire dans son plan de recrutement 2014, prévoit un renforcement de son capital humain afin de pallier la réduction de ses effectifs à la fin dudit projet le 31 décembre 2013.

Ainsi, le bureau ONU Femmes Côte d’Ivoire cherche à recruter un(e) Associé(e) aux Finances et Programmes de l’Unité d’appui aux Programmes qui appuiera le Programme du Bureau dans la planification budgétaire, la gestion financière, le suivi, le contrôle et le rapportage financier des projets/programmes mis en œuvre ou financés par ONU Femmes et ses partenaires financiers. Il/Elle servira de pont de communication entre le Programme et les Opérations. Il/Elle participera activement à l’exécution des services financiers du Programme permettant d’atteindre une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des transactions financières

L’Associé(e) aux Finances et Programmes travaillera sous l’autorité générale de la Représentante Résidente, la supervision directe de la Responsable des Programmes d’ONU Femmes Côte d’Ivoire et en étroite collaboration avec les équipes Programme et Opérations.

Duties and Responsibilities

Appuyer l’administration et la gestion du Programme suivant le respect des procédures, des règlements Financiers d’ONU Femmes.

Appuyer la (re)formulation budgétaire des projets/programmes dans les formats/canevas et suivant les cadres méthodologiques proposés par ONU Femmes.
Appuyer la conduite annuelle de processus d’appels à proposition, de sélection et d’évaluation institutionnelle, en vue de la constitution d’un roster de partenaires de mise en œuvre et de projets, en lien avec les plans stratégiques et plans de travail annuels d’ONU Femmes Côte d'Ivoire.
Appuyer les exercices d’évaluation institutionnelle des partenaires, notamment sur les aspects relatifs aux capacités de gestion administrative et financière de projets/programmes.
Veiller à la disponibilité, à la complétude et à la conformité, suivant le POM (Manuel de Procédures), des documents supports se rapportant à : l’approbation, l’initiation, la revue/extension et la clôture des projets/programmes ; la signature des accords et avenants des projets/programmes ; et plus généralement à toutes les opérations prévues dans le cadre du cycle de gestion d’un projet.
S’assurer régulièrement que les sections du module Grants/Project Management dans ATLAS sont correctement renseignées et mises à jour pour chaque projet en vue d’en faciliter le suivi de la gestion.
Suivre l’application par le Bureau des règles relatives aux évaluations périodiques des projets/programmes ; appuyer la réalisation de ces évaluations.
Appuyer le programme et les opérations dans la mise en œuvre des activités, notamment pour la création des réquisitions, les processus de sélection des prestataires, et autre appui opérationnel.

Appuyer la gestion du Programme du bureau pour une maîtrise effective des ressources/coûts, en vue de supporter l’efficacité de la gestion :

Appuyer la programmation optimale des ressources régulières allouées par le siège ainsi que des ressources non régulières dédiées aux projets/programmes.
Faire le suivi budgétaire et contrôler les révisions des budgets en fonction des allocations fixées au cours des réunions sur l’arbitrage budgétaire.
Proposer des outils de suivi budgétaire afin d’anticiper sur des risques budgétaires à court terme.
Assurer le suivi et l’analyse des indicateurs de performance requis à l’effet d’évaluer périodiquement les performances (de gestion) du Programme.
Appuyer la formulation des budgets des projets/programmes suivant les canevas requis, et appuyer la saisie des projets de budgets dans ATLAS.
Générer périodiquement sur ATLAS les rapports consolidés des dépenses de chaque projet, en faire la revue et l’analyse et soumettre à la signature de la Responsable du Programme et du Management.
Appuyer l’élaboration des rapports financiers périodiques des différents projets/programmes (incluant les rapports aux bailleurs), assurer le suivi de leur validation par le siège et leur disponibilité dans les délais fixés.
Fournir des informations et des rapports sur la situation du Programme, l’identification des problèmes opérationnels et financiers et proposer des solutions.
Assurer un suivi régulier des requêtes des avances de fonds adressés par les partenaires de mise en œuvre, s’assurer que les décaissements sont réalisés dans les délais conventionnés et que les fonds sont utilisés conformément au plan de travail signé.
Appuyer la réalisation des audits des partenaires de mise en œuvre et veiller à la mise en application des recommandations des audits.
Réaliser et maintenir l’inventaire des équipements mis à la disposition des partenaires de mise en œuvre et propriété d’ONU Femmes.

Appuyer la gestion et le suivi des contributions des partenaires financiers et les activités de mobilisation de ressources :

Assurer le suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources menés par le Bureau.
Assurer le suivi de la transmission des rapports dus aux bailleurs et des requêtes des tranches de financement dans les délais requis.
Veiller au respect strict des dispositions spécifiques à chaque bailleur et alerter la Responsable du Programme en cas de besoin, des difficultés d’application de certaines dispositions.

Participer au partage à la diffusion des connaissances sur les normes et bonnes pratiques de gestion des projets/programmes :

Appuyer le partage, l’appropriation et l’usage par les partenaires des standards de documents d’ONU Femmes dans le cadre de la gestion administrative et financière des projet/programmes financés par ONU Femmes.
Faciliter l’usage des documents standards d’ONU Femmes auprès des Programmes.
Faire une synthèse des leçons apprises et les meilleures pratiques au sein des Programmes et dans la gestion financière et budgétaire des projets/programme.
Informer et animer des formations pour le personnel des partenaires de mise en œuvre sur la gestion financière et le GAR (Gestion Axée sur les Résultats).
Apporter un appui aux Opérations en vue de l’élaboration d’un manuel simplifié des procédures de gestion administratives et financières des projets financés par ONU Femmes, destiné aux partenaires techniques du Bureau Côte d'Ivoire.

Competencies

Le/La candidat(e) à ce poste devra :

Démontrer intégrité et capacité à promouvoir l’égalité des sexes et les valeurs et standards d’éthique des Nations Unies ;
Participer efficacement à un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
Être apte à travailler à établir avec les partenaires, des relations de travail solides et axées sur l’impact des résultats, et à apporter une réponse adéquate aux attentes.
Avoir une bonne aptitude à développer et ou renforcer les partenariats ;
Avoir de bonnes connaissances en gestion axée sur les résultats et en suivi et évaluation des projet/programmes ;
Avoir d’excellentes capacités de rédaction, d’analyse et de synthèse ;
Travailler activement pour un apprentissage personnel continu, exécuter un plan personnel de formation et mettre en application les nouvelles compétences acquises ;
Capacité à fournir des extrants au processus de gestion, la mise en œuvre de nouveaux systèmes, y compris les nouvelles applications en matière des technologies de l’information et de la communication ;
Démontrer une ouverture d’esprit au changement et la capacité à gérer des problèmes complexes.

Required Skills and Experience

Education :

Avoir au minimum un diplôme universitaire de niveau Bac+4 en Gestion, Comptabilité et Finance, Administration, Economie.

Expérience :

Avoir au minimum 3 années d’expérience professionnelle avec des responsabilités progressives en finance, administration, gestion de projets de développement ou autre domaine apparenté, idéalement au sein d’organisations internationales ;
Une expérience probante au sein des organisations du Système des Nations Unies serait un atout ;
Disposer d’au moins 3 références professionnelles ;
Disposer d’au moins une expérience professionnelle dans un environnement de travail régit par les normes IPSAS.

Connaissance informatique:

Bonne connaissance des logiciels MS Word, Excel, etc. Connaissance avancée en base de données et gestion du site en ligne.

La connaissance de l’ATLAS constitue un atout majeur

Connaissances linguistiques:

Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.