Programme Assistant

Background

En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes « Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes » dotée d’un triple mandat unique, qui englobe l’appui à l’établissement de normes, la coordination du système des Nations Unies et les activités opérationnelles, pour mobiliser une action urgente et soutenue en faveur de l’égalité femmes-hommes et de l’autonomisation de toutes les femmes et les filles et pour concourir à la réalisation du programme de développement durable à l’horizon 2030.

ONU Femmes est présente en Côte d’Ivoire depuis 2011, initialement en tant que programme de pays avant sa transformation, en 2013, en Bureau de Pays. En 2021 ONU Femmes Côte d’Ivoire, s’est dotée d’une Note Stratégique pour la période 2021-2025, son Programme de Pays aligné sur le plan stratégique global de l’ONU Femmes (2022-2025), sur le Plan National de Développement (PND 2021-2025) et sur les orientations stratégiques du Cadre de Coopération des Nations Unies pour le développement (CCDD 2021-2025) pour la Côte d’Ivoire. A travers ces documents cadres de référence, le Bureau d’ONU Femmes en Côte d’Ivoire entend accélérer la promotion de l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes par le biais de partenariats stratégiques, des services de conseil technique et politique et de plaidoyer auprès des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et de la société civile en concentrant ses interventions sur les axes stratégiques suivants :- 1) Gouvernance et participation à la vie publique ; 2) Avancement économique des femmes ; 3) Elimination des violences faites aux femmes et aux filles ; 4) Les femmes, la paix et la sécurité, l’action humanitaire et la réduction des risques de catastrophes.

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa Note Stratégique 2021-2025 ou Programme pays le Bureau pays de l’ONU Femmes recrute un (e) Assistant(e) Programme Femmes, Paix et sécurité, action humanitaire et réduction des risques de catastrophe.

Sous la responsabilité du Responsable des programmes et la supervision du/de la Spécialiste au programme Gouvernance, Participation Politique, Femmes, Paix et Sécurité, l'Associé(e) au programme assurera le soutien au portefeuille Femmes, paix et sécurité, l’action humanitaire, et la réduction des risques de catastrophes. Le/la titulaire du poste apportera son soutien dans l'élaboration et la mise en œuvre de programmes efficaces conformes aux règles et règlements de l'ONU Femmes. Il/elle contribue à la recherche, à la gestion financière et à la mise en œuvre du programme, notamment en fournissant le soutien opérationnel, administratif et programmatique nécessaire. L'associé(e) au programme travaillera en étroite collaboration avec l’Unité PMSU et résoudra les questions complexes liées aux opérations et aux finances et l'échange d'informations.
Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de la Spécialiste au Programme Gouvernance, Participation Politique, Femmes, paix et sécurité, l’assistant(e) au Programme effectuera les tâches suivantes :

Fournir un soutien administratif et logistique à la formulation et à la gestion des programmes.

Coordonner et diriger le soutien administratif général dans la préparation des plans de travail du programme, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre du portefeuille du WPHF et du WPS en Côte d'Ivoire ;
Fournir des conseils techniques aux partenaires d'exécution sur la mise en œuvre et le rapportage des activités et des financements soutenus par le programme ;
Préparer les documents pour les audits du programme et appuyer la mise en œuvre des recommandations d'audit ;
Assurer la compliance financière et opérationnelle du bureau pays en étroite coordination avec l'Unité PMSU.
Identifier les sources et collecter et comparer les données et les informations pour la préparation de documents/rapports, de directives, de discours et de prises de position.

2. Fournir un soutien administratif au programme WPSH et assurer la coordination entre les différentes équipes de programme.

Créer les projets dans Atlas, en collaboration avec le PMSU, préparer les révisions budgétaires, réviser les project award et faire le suivi des projets, et identifier les fonds non utilisés et effectuer la clôture opérationnelle et financière des projets ;
Fournir un soutien administratif pour le suivi de la préparation du budget et des finances du programme, y compris la finalisation des formulaires FACE ;
Faire le suivi des paiements des consultants ;
Maintenir le système de contrôle des dépenses internes ;
Créer des réquisitions dans Atlas
Aider à la préparation et au suivi du processus de recouvrement des coûts dans Atlas.

3. Fournir un soutien administratif au portefeuille

Prendre toutes les dispositions logistiques, administratives et financières pour l'organisation des réunions, ateliers, événements et missions ;
Entreprendre les arrangements de voyage pour l'équipe du programme, y compris les réquisitions de voyage et demandes de remboursement ;
Préparer le matériel d'information publique et les dossiers de réunion préparatoire ;
Rassembler les documents d'information du programme et préparer les présentation PowerPoint et autres présentations.

III. RÉSULTATS / PRODUITS ATTENDUS

Le reporting des activités et la gestion des connaissances du programme Femmes, Paix et sécurité est assuré ;
Une bonne planification des activités du programme Femmes, Paix et Sécurité est disponible ;
Le suivi de la mise en œuvre des activités et du budget du Programme Femmes Paix et Sécurité est assuré ;
Les requêtes soumises par les partenaires et autres courriers liés au programme Femme, Paix et Sécurité sont réceptionnées et examinées ;
Les conventions de financement (MOU, LOA et PCA, contrats de consultants) et les modifications y afférents sont préparées dans le temps requis ;
Un bon suivi de la mise en place des fonds et des versements aux partenaires de mise en œuvre en se basant sur l’accord de partenariat et les plans de travail annuel signé entre ONU FEMMES et les partenaires est assuré ;
Les dossiers de paiements et soumission au management pour approbation sont faits dans les délais ;
Des suggestions aux coordonnateurs de programmes et des projets sur la préparation et la présentation des documents en rapport avec la thématique FPS sont assurées ;
Une vérification de conformité des rapports narratifs et financiers aux exigences des procédures de ONU FEMMES et aux exigences de la politique de transferts de fonds aux partenaires est assurée ;
Une bonne logistique des activités, d’ateliers, de séminaires, gestion de l’agenda du chargé de programme est assuré ;
La gestion des missions (Préparation de TDR, ordre de mission, calcul des DSA, gestion des F10,) est assurée ;
Le développement des capacités grâce à l'encadrement, le suivi et la formation continue, en travaillant (y compris la supervision) avec le personnel national ou les homologues de la contrepartie gouvernementale ou non-gouvernementale, y compris les partenaires d'exécution (IP) est garanti ;
La perspective de l'âge, du genre et de la diversité (AGD) est systématiquement appliquée, intégrée et documentée dans toutes les activités tout au long de l‘affectation.

Competencies
IV . COMPÉTENCES
Valeurs fondamentales :

Respect de la diversité ;
Intégrité ;
Professionnalisme.

Compétences fondamentales :

Conscience et sensibilité à l'égard des questions de genre
Responsabilité
Résolution créative des problèmes
Communication efficace
Collaboration inclusive
Engagement des parties prenantes

Compétences fonctionnelles :

Bonne connaissance de la formulation et de la mise en œuvre des programmes et de la gestion axée sur les résultats ;
Bonne connaissance du suivi et de l'évaluation, de la conception de l'évaluation, de la collecte et de l'analyse des données, et de l'établissement de rapports ;
Capacité à synthétiser les données sur la performance des programmes et à produire des rapports analytiques ;
Bonnes compétences en matière d'analyse et de rédaction de rapports ;

Connaissance d
es systèmes de gestion des programmes d’ONU Femmes.

Required Skills and Experience

V. QUALIFICATIONS DE RECRUTEMENT

Education et certification

Avoir au minimum un diplôme universitaire de niveau Bac+4 en gestion de projet, science sociale ou tout autre diplôme équivalent officiellement reconnu.

Expérience

Justifier d’un minimum de 3 ans d’expérience dans l’exécution des projets se rapportant aux différents domaines du genre, en particulier sur la thématique de leadership des femmes et des filles pour la paix et la sécurité.
Avoir une bonne connaissance du contexte local ivoirien en matière de mise en œuvre de la résolution 1325
Avoir travaillé durant au moins 3 ans dans une organisation/institution qui milite pour la promotion du leadership féminin, la paix et la sécurité
Une expérience probante au sein des organisations du Système des Nations Unies serait un atout ainsi qu’une parfaite utilisation du logiciel Atlas.

Une expérience en matière de genre/études féminines est un atout.