Asociado Administrativo/a y Financiero/a NPSA 6

Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Descripcón de la oficina/ unidad/ proyecto.

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores. 

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho. 

El área de desarrollo sostenible implementa más de 30 proyectos en las temáticas de cambio climático, energía, biodiversidad, recurso hídrico, químicos y contaminantes, entre estas iniciativas se encuentra el proyecto “Manejo integrado de los recursos hídricos de las cuencas binacionales Mira, Mataje y Carchi-Guáitara, Colombia – Ecuador”, que requiere contar con un de el/la Asociado Administrativo(a) Financiero(a) para el seguimiento presupuestal en el componente nacional de Colombia y brindar apoyo a procesos administrativos.

Mira, Mataje y Carchi - Guáitara son cuencas transfronterizas que son muy valiosas para Colombia y Ecuador. Alrededor de 1,1 millones de personas viven en esta área. Estas cuencas sostienen una valiosa biodiversidad de dos puntos críticos (“hotspots”): los Andes tropicales y Tumbes-Choco-Magdalena, incluyendo especies de alto valor de conservación como la rana marsupial de la costa norte (Gastrotheca espeletia), el loro de orejas amarillas (Ognorhynchus icterotis) y el oso andino (Tremarctos ornatus).

Los recursos hídricos y la biodiversidad están amenazados por presiones naturales y antropogénicas (ej., cambio de uso del suelo, contaminación por aguas residuales no tratadas). La zona también se ve afectada por la expansión de los cultivos ilegales, el procesamiento y el tráfico de drogas y los grupos armados ilegales. El estado de las tres cuencas se ha deteriorado y hay síntomas evidentes de problemas en varias áreas. Este proyecto se centrará en la gobernanza del agua, que es una de las causas raíz de la situación actual en la zona. El elemento central propuesto por la teoría de cambio es que la mejora de la gobernanza del agua (por ejemplo, diálogo multinivel, identidad de cuenca hídrica, comunidades empoderadas) generará una serie de mejoras a lo largo de la cadena causal. El proyecto será un catalizador que contribuirá a: (i) construir una visión común basada en la Gestión Integrada de Recursos Hídricos, (ii) establecer una planificación común para guiar las acciones a nivel binacional, nacional y local, y (iii) movilizar e involucrar a los actores clave en la gestión transfronteriza.

El proyecto asignará estratégicamente los recursos del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM o GEF por sus siglas en inglés) para 1) desarrollar un proceso participativo para generar un diagnóstico integrado sobre la situación actual de las cuencas transfronterizas (i.e., TDA, por sus siglas en inglés) y un instrumento formal vinculante adoptado por ambos países (i.e., SAP por sus siglas en inglés), (2) construir capital humano y social a través de la capacitación, e (3) implementar algunos ejercicios prácticos para generar aprendizaje sobre cuestiones clave (tratamiento inadecuado de las aguas residuales, deslizamientos de tierra relacionados con el clima e intercambio de datos hidrometeorológicos).

Este proyecto binacional será implementado tanto por el Ministerio del Ambiente, Agua y Transición Ecológica en Ecuador (MAATE) como por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MINAMBIENTE) en Colombia.

Alcance del trabajo

Entre las principales responsabilidades de el/la Asociado Administrativo(a) Financiero(a) se encuentra la asistencia en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos, financieros y contables bajo normas PNUD y nacionales, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros financieros y archivos contables, entre otros.

Esta persona llevará los registros necesarios, preparará la información financiera y operativa, consolidará la información contable y brindará apoyo administrativo, logístico y financiero a todas las actividades que se realicen en ambos países. Bajo la dirección y supervisión del Coordinador/a Nacional de Colombia y el/la Asociada de Programa, De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asociado Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:

Gestionar las actividades financieras del Proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Brindar apoyo a la coordinación, en la preparación del Plan Operativo anual (POA) y gestión presupuestaria anual del proyecto binacional, componente Colombia.
Llevar a cabo el Monitoreo la ejecución del presupuesto del proyecto y preparar los informes administrativos/financieros correspondientes
Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales del gasto.
Apoyar a la coordinación para realizar el ciclo del presupuesto: planificación, preparación, revisiones presupuestarias, y ejecución.
Apoyar al/a la Coordinador/a en la recepción, elaboración y envío de informes financieros y técnicos.
Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Coordinador/a Nacional.
Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías.
Apoyar administrativamente en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios requeridos, y proporcionar seguimiento en las adquisiciones menores y en los contratos del proyecto.
Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
Manejar el sistema financiero de PNUD, para el monitoreo del avance presupuestario, solicitudes de pago, requisiciones y órdenes de compra.
Llevar un estricto control de plazos vigentes para gestionar ampliaciones y enmiendas de contratos a tiempo.
Elaborar e informar periódicamente a los socios del proyecto respecto a la ejecución financiera del proyecto (trimestral, semestral y anualmente).

Garantizar el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:

Asistir al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.
Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional.
Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto.
Apoyar a la coordinación en el seguimiento general de las actividades del proyecto.
Brinda apoyo para la realización de actividades logísticas, organizativas y administrativas necesarias con los co-financiadores del proyecto.
Gestionar e informar al MINAMBIENTE, el control de la ejecución de proceso administrativo de todas las consultorías que realice.

Responsabilidades de apoyo operativo:

Elaborar comunicaciones y oficios necesarios para la operación del proyecto.
Llevar a cabo los trámites necesarios para la ejecución de reuniones y talleres.
Llevar el control de asistencias, los permisos por enfermedad del personal del proyecto e informar a las instituciones MINAMBIENTE en Colombia, PNUD.
Preparar actas de acuerdo, documentos ayuda memoria de reuniones, desarrolladas por el proyecto.
Gestionar lo correspondientes al contacto de proveedores, consultorías, etc.
Todas las actividades adicionales solicitadas en el marco de su experiencia y competencias técnicas que le sean solicitadas por la coordinación en relación con la ejecución del proyecto.

Competencias

Lograr Resultados:

Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.

Pensar Innovadoramente:

Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.

Aprender Continuamente:

Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con Agilidad:

Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.

Actuar con Determinación:

Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.

Participar y Asociarse:

Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión:

Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

Competencias Multifuncionales y Técnicas

Comunicación: • Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; adaptar los mensajes y elegir métodos de comunicación en función de la audiencia •Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados

Monitoreo: Capacidad para proporcionar a los directores y a las principales partes interesadas información periódica sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades planificadas y reales y el rendimiento y los resultados de los programas

Abastecimiento: Capacidad para encontrar, evaluar e involucrar a proveedores de bienes y servicios

Administración de Relaciones: Capacidad para comprometerse con una amplia gama de socios públicos y privados, para construir, mantener y / o fortalecer las relaciones de trabajo, la confianza y el entendimiento mutuo

Contabilidad (General): Conocimiento de conceptos, principios, marcos, normas, regulaciones, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicar esto a situaciones estratégicas y / o prácticas

Planificación financiera y presupuestación: Capacidad para crear y gestionar procesos para alcanzar los objetivos financieros a largo y corto plazo del PNUD, incluso mediante la planificación, el presupuesto, la previsión, el análisis y la presentación de informes

Requsitos mínimos para el NPSA

Título de Bachiller o Candidato/as con título profesional en: Administración de Empresas, Comercial, Finanzas, Contabilidad, Economía, Negocios Internacionales o carreras afines, serán considerados.

Min. años de experiencia laboral relevante

Para bachilleres 6 años de experiencia relevante en:

Cargos administrativos y/o de asistencia, planificación, financiero, seguimiento de proyectos de desarrollo.

Experiencia específica en cargos administrativos y/o de asistencia, planificación, financiero, seguimiento de proyectos de desarrollo.

Se podrán considerar candidatos con título profesional y 3 años de experiencia relevante en:

Cargos administrativos y/o de asistencia, planificación, financiero, seguimiento de proyectos de desarrollo.

Experiencia específica en cargos administrativos y/o de asistencia, planificación, financiero, seguimiento de proyectos de desarrollo.

Deseable:

Experiencia en proyectos relacionados con la temática de gestión integral de recursos hídricos.

Experiencia previa en proyectos bilaterales y/o multilaterales, especialmente con organismos internacionales y/o instituciones gubernamentales.

conocimiento de normas y procedimiento del PNUD

Nivel intermedio del idioma inglés.

Idioma(s) requerido(s)

Fluidez en español hablado y escrito.