Coordonnatrice/teur des finances, administration et Ressources humaines

Description Générale :

Sous la supervision du Chef de l’Unité DKH en Haiti, la/le Coordonnatrice/teur des Finances,Administration et Ressources Humaines a comme taches générales:

Adapter et assurer le bon fonctionnement du logiciel financier de DKH en Haiti.
Assurer la conformité du système financier et comptable de l’unité DKH avec les standards et procédure de DKH et les standards d’audits internationaux.
Prendre en charge le contrôle approfondi des justificatifs en traitant la comptabilité et rapports financiers pour intégration dans le système comptable, examinant les coûts mensuellement et en vérifiant le respect des répartitions par bailleur/ projets dans le but d’assurer la bonne circulation de l’information en temps pour aider aux prises de décisions.
Fournir un appui aux responsables de Budgets du bureau de Haiti et au personnel de programme DKH responsable pour le suivi des projets de partenaires locaux. A ce titre il/elle aidera à analyser la consommation budgétaire sur les projets, le suivi des règles des contrats de financement et des Standard de Diakonie et assistera dans la formation financière et administrative des équipes de DKH et des partenaires locaux.
Exécuter des vérifications ponctuelles de projets de partenaires locaux et en ce qui concerne la conformité des procédures financières, comptables, administratives, passation de marchés, etc. et la documentation respective.
Coordonner la mise en œuvre de la politique des ressources humaines. Promouvoir et assurer la bonne collaboration dans l’équipe et garantir un climat de confiance au sein du bureau.
Participer avec le personnel du Bureau Conjoint à l'analyse de la capacité et au développement des capacités financière et administrative des organisations partenaires du Bureau Conjoint.
Faire le suivi détaillé et régulier à l’Accord des Services Partagés (ASP) entre le Bureau conjoint LWF/NCA et DKH, en ce qui concerne l’exécution et le relevé de compte de l’ASP par le Bureau conjoint.

Descriptions Spécifiques

Finance, accounting and HR (60%)

Gestion comptable et budgétaire

Adapter et assurer le bon fonctionnement du nouveau logiciel financier de DKH en Haiti ;
Veiller à la bonne codification et au bon enregistrement des opérations comptables effectuées sur les différents budgets de DKH ;
Analyser et réconcilier régulièrement les comptes (notamment les comptes du bilan) des budgets de DKH et présenter auprès du Chef de l’Unité DKH et des responsables budgétaires, les irrégularités et/ou dangers constatés ;
S’assurer de la bonne tenue et du bon classement (physique et électronique) des documents financiers ;
Diriger l’archivage (physique et électronique) des documents financiers des projets arrivés à terme ;
Assurer les contrôles des soldes de projets et le remboursement des fonds restants ;
Contrôler la bonne gestion des crédits et débits entre projets (compte à payer et compte à recevoir) ;
Préparer les rapports financiers mensuels du Budget Opérationnel et des autres projets exécutés par l’unité de DKH directement, incluant une vue d’ensemble de toutes les informations pertinentes sur les projets en cours ;
Attirer l’attention de la direction et la conseiller sur les prévisions de consommation budgétaire à court terme, et formuler des propositions sur le positionnement à tenir à moyen terme.
Préparer et suivre la comptabilité des factures pour les coûts à payer par la FLM à la DKH ou par DKH à FLM selon l’Accord des Services Partagés (ASP) entre le Bureau conjoint LWF/NCA et DKH.

Trésorerie et relations avec les banques

Préparer les demandes de fonds pour les projets exécutés par l’unité DKH ;
Diriger les opérations de paiement sur les budgets DKH : vérification et classement des ordres de paiement, édition des moyens de paiement (chèques ou virements), renouvellement des moyens de paiement (chéquiers) ;
Assurer le fonctionnement de séparation d’utilisation de paiement selon montant ;
Suivre mensuellement l’état des soldes de banques et produire les rapprochements bancaires ;
Coordonner les mouvements des flux physiques de trésorerie (dépôts/retraits des comptes bancaires, alimentation des caisses, etc.) ;
Établir le prévisionnel de trésorerie pour les mois à venir (3 mois), en collaboration avec les chargés de projets ;
Éditer un état de suivi des encours de trésorerie (suivi des avances en cours, des chèques en circulation, etc.) et participer aux opérations de contrôle des caisses ;
Suivre l’évolution des cours monétaires des différentes devises utilisées par l’organisation dans le pays ;
Effectuer la conciliation régulière de la petite caisse.

Suivi de la paye et des obligations fiscales et règles des ressources humaines du Bureau Conjoint

Préparer le payroll ;
Etablir les déclarations fiscales et sociales des budgets dont il a la charge et/ou effectuer le suivi des enregistrements, des formalités légales, etc. ;
S’assurer d’être à jour dans les paiements vis-à-vis des administrations fiscales et sociales dans le pays (aussi pour les consultants) ;
Contribuer et s’assurer la conformité de procédures de ressources humaines accordées au sein du Bureau Conjoint (règles d’ordre intérieur, évaluation de performance, révision du développement des performances, grille de fonctions et salaires, régime de pension, etc.) ;
Suivi de vacances et de l’implémentation d’autres outils de ressources humaines du personnel de l’unité de DKH.
Organiser et Participer au recrutement des nouveaux staffs et des consultants selon les besoins
Rédiger et assurer la gestion de contrats des staffs en collaboration avec le Chef de l’Unité DKH

Report de l’information financière

Superviser le rassemblement, compilation et archivage des données comptables mensuelles produites sur les projets DKH ;
Participer à l’édition des documents de report de l’information financière vis-à-vis de la direction ou des tiers (bailleurs de fonds, etc.) : rapports, bilan, compte de résultat, annexes comptables et financières, situations intermédiaires, tableaux de bords, etc.

Support du personnel de DKH et des partenaires locaux du Bureau Conjoint et Audit (15 %)

Entrainer et accompagner le personnel de DKH en ce qui concerne la vérification des rapports de projets et partenaires, le suivi efficace sur les différents budgets en produisant des rapports de consommation budgétaire réguliers ou sur demande des responsables de budget et l’analyse de consommation avec des indicateurs de suivi des coûts de structure des budgets ;
Exécuter des vérifications ponctuelles de projets de partenaires locaux et en ce qui concerne la conformité des procédures financières, administratives, passation de marchés, etc. et la documentation respective ;
Participer avec le personnel du Bureau Conjoint à l'analyse de la capacité et au développement des capacités financière et administrative des organisations partenaires du Bureau Conjoint ;
Organiser ou animer des séances de formation à destination des partenaires opérationnels ou des employés de la DKH ;
Superviser le classement (électronique et physique) des informations Financières concernant les projets ;
Participer au contrôle de la bonne exécution financière des activités par les partenaires opérationnels de l’organisation ;
En cas nécessaire, faire le suivi aux processus et résultats d’audits des partenaires locaux avec le personnel de programme de l’unité de DKH.

Audits institutionnels et de projet (5%)

Suivre et assurer la bonne préparation des audits institutionnels et de projets de DKH en collaboration avec les auditeurs ;
Suivre et contrôler les mesures nécessaires en cas d’observation des auditeurs dans le cadre d’une lettre de gestion ;
Mener éventuellement la liaison entre l’organisation, les auditeurs et les éventuels tiers lors du déroulement des audits.
Répondre aux observations et commentaires liés aux audits

Suivi Administratif et logistique (10%) :

Faire le suivi détaillé et régulier de l’Accord des Services Partagés (ASP) entre le Bureau Intégré LWF/NCA et DKH, en ce qui concerne l’exécution et le relevé de compte de l’ASP par le Bureau Intégré ;
Organiser et faire suivi aux achats de biens et actifs et services externes non couvert par l’ASP avec le Bureau Conjoint, en incluant les assurances des véhicules de DKH ;
Supporter au Coordinateur EPRP et logisticien humanitaire de l’unité de DKH en ce qui concerne l’achat des articles de réponse d’urgence.
Contribuer au contrôle des actifs du Bureau Conjoint (en collaboration avec le Département de la logistique) :
Vérifier le traitement correct des actifs DKH dans l'inventaire de bureau conjoint (Assurer que la propriété est correctement attribuée pour tous les actifs DKH et que les données sont complètes pour ces actifs. - Participer à la planification concernant le traitement des biens acquis conjointement et leur attribution. - Soutenir les processus d'élimination des actifs inutiles selon les normes DKH, en collaboration avec le Bureau Conjoint.
Contribuer à l’élaboration et mise en place de politique et procédure de gestion (comme la procédure et plan d’action pour la liquidation (vente/don/disposal) des biens non-utilisés de la DKH et l’outil pour le suivi de liquidation des biens

Fonctions complémentaires (10%)

Supporter au Chef de l’Unité DKH en Haiti dans les actions administratives en rapport avec le gouvernement Haïtien ;
Rédiger,collecter et présenter les différents documents et rapports aux instances étatique concernés (MPCE / DGI, Etc)
Participer aux échanges et coordinations régulières et ad hoc avec le personnel concernant le Bureau Conjoint ;
Préparer, créer, adapter et mettre à jour les outils de gestion et des procédures administratives, financières et comptables ;
Superviser l’assistant comptable, financier et administratif de l’unité de DKH.

Tout cela en accord avec les procédures internes de l’organisation ou de ses partenaires, et dans le respect de la législation comptable, sociale et fiscale en vigueur dans le pays.

Profil /Compétences requises

Détenteur d’une licence en finance ou Administration :Comptabilité
Formation et/ou un minimum d’expérience d’au moins 3 ans dans la gestion administrative et des Ressources humaines
Avoir au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire
Compétences managériales RH
Maitrise des outils bureautique (Ms Excel, Ms Word, Ms Outlook, Etc.)
Maitrise du logiciel comptable Sage 300
Bonne connaissance du contexte haïtien et du travail des ONG
Capacité à bien communiquer en créole haïtien et en français, un niveau d’anglais courant pour les échanges d’email et participer à certaines reunions est impératif
Être disposé à se rendre sur le terrain au besoin

Aptitudes / Qualités personnelles recherchées

Haut niveau d'intégrité personnelle
Engagement envers les principes humanitaires fondamentaux
Sens élevé de rigueur, de responsabilité, de confidentialité, de l’initiative et du détail
Grande capacité relationnelle, d’organisation, de la méthode, d’adaptation, d’écoute, de communication et de négociation
Être proactif, réactif et flexible
Bonne capacité à travailler en équipe et sous pression dans des contextes sécuritaires difficiles
Habilité à motiver et accompagner le staff dans des situations d’urgence
Capacité démontrée à travailler efficacement dans des situations stressantes

Les candidatures féminines sont fortement encouragées
L'organisation applique la tolérance zéro contre toute forme d’abus et de discrimination, s’engage à promouvoir le rétablissement et la sauvegarde de la dignité humaine toute en garantissant l’égalité des chances à travers les recrutements.
How to apply

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur dossier de candidature (CV actualisé, diplôme(s), certificat (s) et une lettre de motivation exposant leur intérêt pour le poste à l’adresse électronique recrutement.hti@diakonie-katastrophenhilfe.org