Responsable Moyens Généraux

Description de la mission

Les principales missions confiées au Responsable Moyens Généraux sont les suivantes :

Supervision de la gestion du stock fournitures du bureau

Suivre les stocks de fournitures de bureau et faire des inventaires mensuellement et semestriellement ;
Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme en lien avec les opérationnels, le siège et la CFT
Répondre aux demandes de sortie de stock des projets.

Gestion du bâtiment :

Être en lien avec le propriétaire du bâtiment lors des pannes, amélioration, sur les aspects contractuels, etc.
Faire la maintenance des climatiseurs, du bâtiment, de l’ascenseur, etc.
Contractualiser avec le service achat (définir les TDR, etc.) les fournisseurs sur les aspects logistiques
Optimiser les espaces de travail
Inventaire du mobilier et gestion du matériel
S’assurer de l’hygiène et de la propreté du bâtiment

Gestion du parc véhicule

Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, registration…)
S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules
S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)
Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes ;
Gérer le contrat cadre

Sécurité

Déterminer avec la CFT et le coordinateur régional les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes
Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, et à la sécurisation des bâtiments
Etablir et maintenir des liens informels et un réseau de contacts permettant la collecte des informations ainsi que la surveillance et l’analyse du contexte politique, sécuritaire et géopolitique dans le pays
Gérer les crises sécuritaires en accord avec les plans sécurité en étroite collaboration avec la CFT et le coordinateur régional
Mettre en place un Pack sécurité du bureau et le mettra à jour mensuellement : Fiche de synthèse, plan de sécurité plan d’évacuation et d’hibernation, ainsi que les documents d’analyse des risques et de phases de sécurité
Participer au briefing sécurité et contexte des nouveaux arrivants ou embauchés
Participe à la création d’outils de diagnostic sécurité avec la CFT
Faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sécurité
Développer et mettre à jour régulièrement le constant companion du bureau
Préparer le document interne de suivi de la sécurité
Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité
Mettre en place une procédure sur la gestion des ordres de mission

Missions :

Appuyer les missionnaires dans l’organisation ;
Organiser l’arrivée des missionnaires en réservant hôtel, véhicule ;
Faire le lien avec le service informatique pour les besoins IT ;
Réserver des salles le cas échéant
Appuyer l’organisation d’évènements dans le cadre de missions.

Ressources Humaines :

Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
Superviser la bonne réalisation des plannings du bureau (femmes de ménage, chauffeurs…)
Former les équipes logistiques aux procédures EF
Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

Capitalisation / Reporting / Représentation

Remplacer provisoirement la CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne ;
Elaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels logistiques ;
Participer activement à la rédaction des développements logistiques du bureau et des projets ;
Amélioration continue des process ;
Elaborer les reportings aux bailleurs

Description du projet ou contexte

Il/Elle interviendra au sein du bureau Tunis, 1er pays d’intervention d’Expertise France dans la région Afrique Nord et dans le monde. Expertise France Tunisie met en œuvre une vingtaine de projets en Tunisie et en Libye soutenus essentiellement par les bailleurs de fonds de l’Union Européenne, AFD et le Ministère des Affaires Etrangères Français dont, les axes d’intervention principaux sont :

La gouvernance démocratique et les droits humains
La gouvernance économique et financière
La paix, stabilité et, sécurité internationale
Le développement durable, climat et agriculture ;
La santé et développement humain

La/le Responsable Moyens Généraux est sous l’autorité hiérarchique de la Coordinatrice des Fonctions Transversales et est en lien avec les services moyens généraux à Paris et le Coordinateur Régional basé à Tunis.

La/le Responsable Moyens Généraux en délégation de la Coordinatrice des Fonctions Transversales pilote les activités logistiques des projets et du bureau.

Elle/il s’assure du bon approvisionnement du bureau et des projets.

La/le Responsable Moyens Généraux assure le suivi des équipements du bureau : véhicules, télécommunication et informatiques. Elle / Il a la responsabilité des chauffeurs et des femmes des ménages ;

Elle/il le garant du respect des règles de gestion des équipements.

La/le Responsable Moyens Généraux assure la formation continue des équipes aux procédures logistiques.

Elle/Il assure le reporting logistique du bureau auprès de la coordinatrice et du siège.

Elle/il assure l’intérim de la coordinatrice des Fonctions Transversales sur les questions logistiques en cas d’absence.

Profil souhaité

Qualifications :

Formation supérieure en logistique, sécurité, moyens généraux ;
Connaissance des règles bailleurs et notamment l’UE ;
Capacité à travailler dans un contexte exigeant ;
Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit, de patience auprès des utilisateurs et d’impartialité ;
Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
Parfaite maîtrise des outils bureautiques ;
Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
Excellente expression écrite et orale en français et en anglais

Expérience professionnelle :

Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire
Expérience d’encadrement d’équipe ;
Expérience avec bailleurs de fonds (Union Européenne) et reporting financier exigée

Informations complémentaires

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Sous l’autorité hiérarchique de : Coordinatrice des Fonctions Transversales

Autorité hiérarchique sur : femmes de ménage et chauffeurs

Pays ou zone géographique : poste basé à Tunis (déplacements en Tunisie et à Paris au siège d’EF)

Mode de contractualisation : contrat CDD local via société de portage

Nombre de jours / durée du bureau : 1 an renouvelable selon financements disponibles.