Assistant.e de Projets Administratif et Financier

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Last update: Dec 8, 2022 Last update: Dec 8, 2022

Details

Deadline: Jan 1, 2023 Deadline for applications has passed
Location: France France
Sectors: Administration, Finance & Accounting Administration, Finance & Accounting
Job type: Contract, 4 to 12 months
Languages:
English, French English, French
Work experience: From 1 years
Date posted: Dec 8, 2022
Expected starting date: Feb 1, 2023

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Description

Description de la mission

Principales missions :

Volet financier :

Suivi financier des projets

Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements.
mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)
Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement -
Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger

Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain

Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain.
Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain
Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives

Gestion des partenaires

Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets
Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions
Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité

Volet contractuel :

Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions
Indexation, classement et archivage des documents
Réalisation des tâches administratives de secrétariat
Saisie et mise en forme de documents
Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)
Mise à jour des tableaux de bords
Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet

Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)

Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)

Principales missions :

Volet financier :

Suivi financier des projets
Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements.
mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)
Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement -
Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger
Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain.
Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain
Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives

Gestion des partenaires
Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets
Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions
Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité

Volet contractuel :
Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions
Indexation, classement et archivage des documents
Réalisation des tâches administratives de secrétariat
Saisie et mise en forme de documents
Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents)
Mise à jour des tableaux de bords
Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet

Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)
Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…)

Description du projet ou contexte

SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Menaces Globales / Unité Contre-terrorisme

Sous la supervision du Coordinateur d’Unité, et en lien avec le reste de l’équipe de l’Unité, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, la mise en œuvre des projets relevant du portefeuille de l’unité Contre-terrorisme. Au sein de l’unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargé.e.s de projets et des autres assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers.

Profil souhaité

Qualifications et compétences :

BAC+ 2 en comptabilité ou en gestion ou tout diplôme équivalent.
Maîtrise du pack office (Word, Excel)- Excel niveau maitrise.
Maîtrise du français et de l’anglais
Bonnes capacités rédactionnelles

Expérience professionnelle :

Expérience professionnelle minimum d’1 an sur un poste d’assistant de projet ou équivalent.

Compétences et qualités recherchées :

Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités
Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés
Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative
Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe

Informations complémentaires

Lieux: 40 Boulevard de Port Royal, Paris 5

Contrat: CDD de 5mois (En remplacement d'un congé maternité) avec possibilité de prolongation

A pourvoir dès le 1 février.