Consultant-e - Schéma Directeur du Système D’information de la Fonction Publique en Mauritanie

Description de la mission

Expertise France recrute un-e consultant-e individuel-le pour l'élaboration d'un Schéma Directeur du Système d'information des Ressources Humaines de l’État, dans le cadre du Programme d'appui à la Gouvernance Financière et administrative en Mauritanie (PAGFAM), financé par l'Union européenne,

Objet de la mission :

Rédiger un schéma directeur informatique pour la gestion des Ressources humaines de l'Etat, en prenant en considération les préoccupations d’architecture, de coût et de dispositifs de travail, et intégrant l’ensemble des objectifs et contrôles nécessaires à son suivi, à sa mise en œuvre et son évaluation.
Description du projet ou contexte

Éléments de contexte

Le Programme d’Appui à la Gouvernance financière et Administrative en Mauritanie (PAGFAM) est un projet majeur d’assistance technique à la modernisation de l’État mauritanien. Doté par l’Union Européenne (UE) d’un budget de 7,9 M € sur la période 2022-2026 et mis en œuvre par Expertise France, il a pour ambition d’approfondir les résultats obtenus ces dernières années sur la gestion des finances publiques et la fonction publique (PAGEFIP 2017-2022, déjà opéré par Expertise France sur financement UE), tout en élargissant le périmètre de l’appui à la gouvernance administrative.

L’un des objectifs du programme est l’appui à la réforme de la fonction publique à travers les réalisations suivantes:

Réalisation 2.2.1 : Appui à la gestion de la haute fonction publique (Identification de la population des cadres dirigeants, cellule de gestion, programme d’évaluation et revue des cadres, formation échanges d'expériences, etc.)
Réalisation 2.2.2 : Appui à la montée en capacité et compétence de l'administration intégrant les enjeux de qualité de service aux agents, de déontologie et d'égalité de genre
Réalisation 2.2.3 : Appui à la mise en place de la chaîne fonctionnelle RH dans l'administration
Réalisation 2.2.4 : Appui au développement des compétences managériales
Réalisation 2.2.5 : Appui à la conception et à la mise en œuvre d'un SI Ressources Humaines articulé au SI budgétaire-comptable

En partenariat avec la Direction Générale de la Fonction publique (DGFP), le PAGFAM appuie la modernisation des outils de gestion et de développement des ressources humaines, la mise en place d’une chaîne fonctionnelle RH au sein de l’administration, le renforcement des capacités managériales et la conception / mise en œuvre d’un système d’information RH articulé au système d’information budgétaro-comptable.

Dans le discours de politique générale, le Gouvernement a pris des engagements forts dans différents domaines couvrant notamment la réforme des finances publiques, la retraite et les pensions et la fonction publique. Il est en particulier prévu que le système intégré de la gestion des personnels de l’État soit finalisé et opérationnalisé pour une meilleure maîtrise des effectifs et des coûts du personnel.

Ces engagements se fondent sur le programme du Président de la république, qui a mis l’accent sur la valorisation des ressources humaines par la réforme de l’emploi public, l’amélioration des performances des agents publics, le renforcement de l’adéquation profils-emplois et postes, la mise en place d’une fonction publique locale et l’égalité d’accès aux emplois publics.

Dans ce cadre, la DGFP a entamé une démarche de réforme de la fonction publique en Mauritanie, avec l’accompagnement de l’Union européenne et d’Expertise France via le Projet PAGEFIP (de 2019 à juin 2022) puis le programme PAGFAM depuis septembre 2022.

Le PAGFAM apporte un soutien à la DGFP pour l’élaboration et la documentation des processus RH, méthodes et outils qui contribuent à cette démarche. Le développement d’une gestion performante des ressources humaines s’appuie sur une bonne organisation et des processus clairs et formalisés. Les appuis menés précédemment dans le cadre de l’analyse des processus relatifs à la fonction RH ont mis en évidence des disparités entre ministères et un manque de cohérence s’agissant des procédures adoptées par les différents services chargés de la gestion du personnel.

L’absence de structures dotées de moyens spécifiquement dédiés à la gestion des ressources humaines (directions RH) dans la majorité des ministères complique davantage la mise en place de démarches et processus cohérents et standardisés. Cette contrainte pèse lourdement sur l’avancement de la réforme budgétaire, qui implique la mise en place d’une budgétisation et d’un pilotage de la masse salariale à même d’atteindre les objectifs de la performance de l’action publique.

L’analyse fonctionnelle de l’ensemble des processus liés à la gestion des RH engagée par la DGFP avec l’appui du PAGEFIP sera menée à son terme en 2023, avec l’implication de l’équipe projet constituée. Cette analyse est le prérequis nécessaire à la spécification des besoins pour le développement du futur Système d’information RH.

L’élaboration d’un schéma Directeur du système d’information de la fonction publique mobilisera un expert court terme dès le premier trimestre 2023 pour viser une approbation par le Conseil des ministres à l’automne 2023. Les travaux de l’expert devront associer et prendre en compte les différents ministères ayant prévu de lancer des chantiers de développement d’un SIRH ministériel (santé, éducation, etc.). 

État des lieux

L’analyse fonctionnelle de l’ensemble des processus liés à la gestion des RH engagée par la DGFP avec l’appui du PAGEFIP sera menée à son terme en 2023. Cette analyse est le prérequis nécessaire au développement du futur Système d’information RH. Les orientations fonctionnelles prendront en considération les choix techniques à arrêter dans le Schéma directeur (SD).

La conception et la mise en place du SIRH est toujours une opération à risques et la difficulté́ d’un tel projet ne peut être dépassée que par la mise en place d’une équipe projet placée sous la responsabilité du métier RH et associant les compétences techniques du domaine informatique. La production d’un Schéma Directeur vise à définir l’architecture globale du projet de futur SIRH de l’État au service des utilisateurs. Le SD devra décrire de manière concrète comment et selon quel calendrier, le système d'information sera déployé pour répondre aux objectifs fixés et fournir les services attendus dans un cadre sécurisé. 

Justification de la mission

Cette mission s’insère dans le chantier de modernisation de la fonction publique, conduite par la DGFP avec le soutien du projet PAGFAM. En 2023, le PAGFAM accompagnera les priorités du Directeur Général de la Fonction publique via plusieurs actions visant le renforcement de la fonction RH dans les départements ministériels et la poursuite des travaux préparatoires au déploiement d’un futur SIRH : finalisation de la cartographie des processus et élaboration d’un Schéma directeur informatique.

Disposer d’un SD informatique devient impératif pour chaque organisation, pour fixer les orientations informatiques à moyen terme (Plan Informatique, Schéma Directeur, Plan à long terme). L’importance de ce SD réside dans la nécessité de disposer d’une architecture interministérielle globale cohérente pour éviter le développement anarchique de SIRH au sein des ministères sectoriels et pour garantir l’interopérabilité des applicatifs de gestion RH en cours de développement dans plusieurs ministères (éducation, santé notamment) avec le futur SIRH de l’État et les SI budgétaire et comptable. Les objectifs de développement du système d’information doivent être cohérents avec les objectifs globaux de la DGFP, intégrés dans le plan d’action du ministère, et avec l’agenda numérique de l’État.

Le SD doit permettre de rendre les orientations plus cohérentes entre elles, de viser une utilisation efficace et efficience des moyens humains et budgétaires dédiés au déploiement et à la maintenance du SIRH et surtout de produire un outil répondant aux besoins des différents utilisateurs.

L’élaboration du SD informatique impliquera la direction informatique et les directions métiers de la DGFP et associera le Ministère de la Transformation Numérique, de l’Innovation et de la Modernisation de l’Administration (MTNIMA), le Ministère des Finances et les Ministères sectoriels dont les effectifs sont les plus nombreux et /ou projetant le développement d’un SIRH ministériel (Santé et Éducation notamment).

Composantes du Schéma directeur

A- Composantes principales

Trois types de préoccupations sont à prendre en considération lors de la rédaction du SD objet de cette mission :

Définition de l’architecture :
Architecture technique (central, réseau, poste client,)
Basée sur des standards reconnus et conforme aux lignes directrices définies par le MTNIMA
Architecture fonctionnelle (applications)
Estimation des coûts :
Les investissements à effectuer
Les avantages
Les coûts de fonctionnement (maintenance)
La proposition du dispositif de travail :
La mise en place de l’architecture
Les développements
Le comité de pilotage

Le SD comportera nécessairement des choix arrêtés en matière d’architecture technique. Ces choix seront opérés de concert avec les différents intervenants (notamment le ministère des finances).

Il doit traduire un plan de travail réaliste et adapté au contexte avec des délais raisonnables, et non uniquement une planification sommaire de la démarche à suivre pour une implémentation informatique.

B- Le suivi et l’actualisation

La partie suivie et actualisation nécessite d’intégrer dans le document, les exigences de suivi périodique planifié. Ces activités doivent autoriser une évaluation de la politique informatique, permettre d’apprécier les enjeux et déboucher sur une actualisation du SD dans le cadre d’un processus régulier. Cela permettra de faire évoluer les règles, de saisir les opportunités qui apparaissent et de faire le lien avec la mise à jour des principales orientations stratégiques.

Qualité du livrable

Pour être validé, le produit remis à Expertise France, devra avoir pris en compte les principaux éléments suivants :

La cohérence des objectifs du schéma directeur avec la stratégie de la DGFP et du gouvernement en matière de RH et avec l’agenda numérique de l’État
Le processus de validation du schéma directeur
Le dispositif de pilotage du schéma directeur
Le calendrier de déploiement
Les méthodes de suivi du schéma directeur
Les procédures d’actualisation du schéma directeur

A- La cohérence entre les objectifs du schéma directeur, la stratégie de la DGFP et du gouvernement en matière de RH et l’agenda numérique de l’État

Il s’agit de prendre en compte :

L'alignement stratégique ;
Les préoccupations du management ;
Les orientations communiquées et expliquées par les dirigeants de l’administration;
Les besoins/priorités de toutes les parties prenantes (DGFP, Ministère des Finances et Ministères sectoriels) ;
Les lignes directrices définies par le MTNIMA pour la numérisation des services publics (cybersécurité, protection des données personnelles etc…).

B- Le processus de validation du schéma directeur

Ce processus comporte ce qui suit :

Justification de la démarche participative pour la rédaction du document ;
Cohérence de la démarche adoptée, au regard des enjeux interministériels du futur SIRH ;
Participation des principaux décideurs et des principaux utilisateurs des systèmes d’informations à son élaboration (PV de réunions, échanges de mail.) ;
Justification du consensus sur les objectifs recherchés et sur les moyens pour les atteindre ;
Les points particuliers qui restent des désaccords doivent être limités et mentionnés.

C- Le dispositif de pilotage du schéma directeur

Il s’agit de prévoir ce qui suit :

Un document comportant et précisant les modalités pratiques de mise en place et de pilotage du schéma directeur ;
Le calendrier de déploiement du schéma directeur et les responsables opérationnels;
Des outils simples de pilotage et de suivi de sa mise en œuvre (maquette de tableau de bord et modèle de rapport de mise en œuvre) ;
L’identification du/des responsable(s) du pilotage et du reporting auprès des organes dirigeants ;
L’organe (un comité de pilotage) qui doit prendre, si nécessaire, des mesures correctives ;
Un document comportant et définissant les modalités de pilotage de la mise en œuvre du SD ;
Prévoir le format du rapport d’analyse des décisions prises par le comité de pilotage.

D- Les méthodes de suivi du schéma directeur

Proposer une démarche d’évaluation pour piloter efficacement le schéma directeur ;
Définir et argumenter la démarche d’évaluation en prenant en considération les différentes optiques (informaticiens, utilisateurs et décideurs) ;
Justifier la vérification de la démarche d’évaluation proposée et sa faisabilité ;
Avoir des entretiens avec quelques informaticiens, utilisateurs et décideurs pour avoir leur appréciation de la démarche de suivi du schéma directeur proposée.

E- Les procédures d’actualisation du schéma directeur

Le schéma directeur doit être périodiquement mise à jour. Cette mise à jour peut porter sur plusieurs éléments (architecture, moyens affectés, mode de déploiement…). Le document produit proposera la méthodologie, le calendrier et les évènements pouvant justifier une actualisation.

Profil souhaité

Connaissance des SI administratifs et en particulier ceux relatifs à la gestion des Ressources Humaines et des Finances publiques ;
Expérience d’au moins 10 ans dans le domaine du conseil et de l’expertise internationale en matière de réforme administrative, de gestion et pilotage des ressources humaines de l’État ; `
Expérience de la conception, mise en œuvre ou pilotage d’un projet de SIRH en administration publique.