Assistant.e Administratif et Financier - Assistant.e de Projets - Pole MEGL

Description de la mission

Descriptif de la fonction :

Gestion administrative :

Gestion administrative des dossiers liés aux projets (bailleurs, fournisseurs, clients, etc.)
Gestion et mise à jour des données identitaires du projet sur le logiel ERP Atlas (création code analytique sur Atlas)

Générer la demande d'ajout du code analytique projet crée sur Atlas sur Triskell
Préparation et gestion des contrats d’expertise et prestation de services liés au projet
Gestion et suivi du recrutement des experts (suivi administratif, publication de l'offre, etc.)
En lien avec le/la chargé(e) de projet, suivre les procédures de passation des marchés (subvention, expertise, services, etc.)
Réaliser les vérifications de compliance "Accuity/ EDES" dans le cadre des marchés attribués par l'agence
Gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation

Faire le suivi et l'archivage des contrats partenaires/bénéficiaires / et tout document ou pièce justificative lié au projet y compris financiers et de logistique des missions
Application des procédures d’achat interne et externe au siège/terrain

Gestion budgétaire et comptable :

Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (location de salle, interprétation, restauration, etc.)
Assure la logistique des participants des missions/évènements

Préparer et faire valider les ordres de mission
Réserver les billes d'avion des participants missions/ évènements
Réserver l'hébergement des participants missions/ évènements
Préparer et payer le PERDIEM /ERF des missions (via BAP sur Atlas)
Récupérer toutes les cartes d'embarquement des missionnaires pour la conformité des règles bailleurs

Veiller à l’application des instructions du Plan de Sécurité dans le cadre des missions

Gestion budgétaire, financière et comptable

Vérifier la conformité et la cohérence des pièces justificatives de dépenses (siège/terrain) avant leur règlement

Préparer les BAPs (bon à payer) et suivre le règlement des prestataires externes de service et d’expertise

Mettre à jour le JDD (journal de dépenses) sur le logiciel ERP Atlas
Paramétrer le suivi financier (chantier II) en début de projet
Mise à jour mensuel du JDD et du suivi financier Excel
Contribuer à l'élaboration des rapports financiers bailleurs en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratif et/ ou RAF des projets
Clôturer les comptes annuels et semestriels du/des projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets

Réalisation des exercices financiers et budgétaires Agence en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
Contrôler les rapports financiers des bénéficiaires de subvention/autres types de financement octroyés par l'agence

Préparation et gestion d'audits externes sur les rapports financiers bailleur, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
Gestion et suivi des journaux de banque et caisse réalisées par les équipes terrain
Gestion et suivi des engagements (subventions/autres) sur le logiciel ERP Atlas
Suivre la facturation et l'encaissement des bailleurs

Communication

Appuie les activités de communication (mise à jour du site internet projet, préparation de documents de communication, ...).

Appui transversal

Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc...) et du département

Description du projet ou contexte

SITUATION/POSITION : Direction des opérations – département Gouvernance

Au sein du département Gouvernance, sous la supervision d’un-e- responsable de pôle ou d’un-e directeur-trice adjoint-e et de la CAF, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion administrative, financière et de secrétariat, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication du/des projets sur lequel il/elle est rattaché (e).

Profil souhaité

Formation :

Diplômé(e) d’une formation supérieure d’une École de Commerce ou cursus universitaire, avec une spécialisation en contrôle de gestion financière ou audit.

Expérience :

Vous avez une expérience réussie dans un poste similaire d’au moins 3 ans, vous êtes habitué à travailler dans un environnement dynamique et avez la capacité à gérer plusieurs projets au même temps.

Compétences recherchées :

3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière dans le domaine de la coopération internationale
Bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique,
Expérience en gestion de projets internationaux et connaissance des exigences liées aux
financements publiques
Connaissance des règles des bailleurs institutionnels (Union Européenne, AFD, etc.)
Maîtrise confirmée d’Excel,
Rigueur, sens de l’organisation,
Etre proactif,
Aisance relationnelle.

Langues :

La maîtrise de l’anglais serait un plus

Informations complémentaires

Nous recherchons 2 postes d'assistants.es de projets.

Lieu : 40 boulevard du Port-Royal – 75005 Paris

Type de contrat : CDD 12 mois

Date de début : le plus rapidement possible

Rémunération : Entre 2 400 et 2 500 € brut mensuel selon profil – part variable - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur – titre-restaurant – télétravail – etc.