Assistant (e) de Programme

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes Mali appuie la mise en œuvre de la Politique Nationale Genre à travers sa note stratégique qui est aligné au UNSCDF autour de quatre principaux piliers suivants : i) la gouvernance et le leadership féminin ; ii) l’avancement économique des femmes ; iii) l’élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; iv) les femmes et la paix et la sécurité, l’action humanitaire. Le triple mandat d’ONU-Femmes (Normatif, Coordination et Opération) offre des possibilités d’impact supplémentaires.

Sous la supervision de la Coordinatrice de l’Unité Renforcement Economique des Femmes (WEE) d’ONU Femmes au Mali, l’Assistant (e) de Programme travaillera avec son superviseur et les autres membres de l’équipe WEE pour mettre en œuvre les activités de l’Unité WEE en conformité les règles et procédures d’ONU Femmes. Elle/il fournit les supports programmatiques, administratifs et logistiques pour une mise en œuvre diligente des activités de l’équipe.

Duties and Responsibilities

1. Fournir un soutien administratif et logistique à la formulation et à la gestion des programmes

Collecter, vérifier et présenter les informations des recherches et de données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d’exécution ;
Enregistrer des données dans Quantum liées aux nouvelles subventions sous la forme de plans de travail annuels (PTA) et faire le suivi de leur statut. Informer les partenaires et les clients pour action/décision ;
Contribuer à la planification et la préparation du budget du bureau, y compris des rapports d’analyse de la situation financière du Bureau (les dépenses versus les allocations budgétaires) ;
Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets. Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières ;
Vérifier l'exactitude des rapports de mise en œuvre du Programme et des rapports financiers, si applicable. Prendre les mesures appropriées pour assurer l'exactitude de l’information ;
Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d’audit ;
Mettre en place un mécanisme de contrôle des projets à travers le suivi de l’élaboration /modification des budgets ainsi que la situation budgétaire. Faire le suivi et rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations ;
Préparer les rapports financiers aux bailleurs de fonds et d'autres clients et partenaires ;
Préparer les documents de recouvrement des coûts pour les services fournis par ONU Femmes et/ou préparer des factures pour les services fournis à d'autres organisations pour remboursement. Elaborer et mettre en œuvre un système de suivi des payements.

2. Fournir un soutien administratif à la gestion financière de l’Unité WEE

Examiner et vérifier les transactions financières/activités/documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète de services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de notification de ONU Femmes ;
Certifier les transactions pour l'exactitude et la régularité avant leur soumission au superviseur pour approbation et/ou action ;
Analyser/interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières ;
Examiner les projets de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources. Suivi des contributions dans le cadre des actions de mobilisation des ressources du Bureau régional ;
Faire le suivi et assurer le fonctionnement efficace du système de gestion des ressources financières ;
Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement du programme et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps. Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité. Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau ;
Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnels » pour les activités/transactions inhabituelles. Investiguer les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport sur les conclusions superviseur et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions
Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations de l'audit afin d'assurer la mise en œuvre des actions correctives. Appuyer la revue des rapports d'audit sur les projets exécuté par les partenaires.

3. Fournir un soutien administratif à l’Unité WEE

Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour l'organisation des réunions, ateliers, événements et missions ;
Aider à l’organisation des voyages pour l'équipe du programme, y compris les demandes de voyage et les réclamations ;
Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
Assembler des documents d'information et préparer des présentations PowerPoint et autres, en collaboration avec l'équipe WEE ;
Organiser et coordonner le classement des documents.

4. Fournir un soutien administratif à la mobilisation de ressources

Organiser, compiler et traiter la documentation et les informations provenant des donateurs et de l'équipe du programme en tant que contributions à diverses bases de données et documents ;
Appuyer la compilation de données pour la gestion de connaissance du programme

5. Aider et participer au partage des connaissances

Fournir un soutien administratif à l'organisation de la formation du personnel du bureau et des partenaires sur les questions relatives au programme et aux opérations.

Competencies

Compétences de base :

Sensibilisation et sensibilité aux questions d'égalité entre les hommes et les femmes
Responsabilité
Résolution créative des problèmes
Communication efficace
Collaboration inclusive
Engagement des parties prenantes
Montrer l'exemple

Compétences fonctionnelles

Connaissance de la gestion des programmes ;
Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans des formats clairs et présentables ;
Capacité à gérer des données, des documents, de la correspondance, des rapports, des informations et des flux de travail ;
Bonnes compétences financières et budgétaires ;
Bonnes compétences en informatique.

Valeurs fondamentales :

Respect de la diversité
L’intégrité
Le professionnalisme

Required Skills and Experience

Education:

Diplôme d’études supérieures de niveau au moins Licence en finances, comptabilité, audit, gestion-management ou profil similaire.

Expérience de travail:

Au moins 3 ans d'expérience avec des compétences avérées en appui aux projets-programmes de développement ;
Une expérience de travail dans le domaine de l’autonomisation économique des femmes est un atout ;
Expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs progiciels de bureautique ;
Une expérience dans l'utilisation de logiciels de projet est un atout ;

Langues:

Maitrise du Français parlé et écrit est requis.
La connaissance de l’anglais est un atout.