Administrador/a Base

Gestionar y manejar los aspectos administrativos, contables y financieros de la Base de ACH en Paraíso– Honduras. Garantizar la gestión eficiente, eficaz y transparente manejo contable, de tesorería y presupuestario así como de los proyectos implementados por la organización en La Base de El Paraíso , bajo la supervisión  de la Administración País de Honduras, y bajo la supervisión general del Coordinador Administrativo de la Misión Centroamérica, manteniendo la contabilidad y la información presupuestaria actualizada , brindando información confiable y a tiempo al equipo y a la misión; ser el garante de cumplir y hacer cumplir las políticas y normativas de control interno, contable, archivo y los requerimientos de los donantes

Objetivo 1: Gestión Contable de la Base de El Paraíso:

Bajo la supervisión de la Administración de País, El Coordinador Administrativo y la Jefa de Contabilidad:

• Llevar actualizados diariamente los registros bancarios y de efectivo de la Base, con la debida codificación contable y financiera.
• Tareas que realizar en el sistema contable AGRESSO:
• Gestiones de apertura y cierre contables mensuales en el sistema contable.
• Macheo de cuentas transitorias.
• Realización de ajustes.
• Solicitud de autorización de Líneas Financieras, Códigos contables, Códigos de Terceros, CAT 6, para habilitaciones en sistema contable AGRESSO.
• Enviar a la Jefa de Contabilidad los postback contables de manera semanal para realizar una revisión de la información previa carga a AGRESSO.   Aplicar en las ocasiones que aplique, las correcciones y reimputaciones que ésta indique en los postback correspondientes para su posterior importación a AGRESSO.
• Remitir la contabilidad final validada en las versiones libro Excel y Postback de Agresso a la Jefa de Contabilidad o Administración de País Honduras según corresponda el contrato de financiación.
• Controlar los anticipos de cheques, velar por su pronta rendición y registro contable;
• Revisar y recopilar toda la información financiera y contable de transacciones bancarias de ACH e integrarla en forma cronológica por mes.
• Apoyar al equipo administrativo de la misión en los procesos de auditoría.
• Cualquier otra actividad contable que le sea asignada por la Jefa de Contabilidad.

Resguardar y ejecutar cajas 

Objetivo 2: Gestión de la Tesorería y de Pago.

Bajo la supervisión de la Administración de País:

• Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) la emisión de transferencias económicas y/o cheques de acuerdo con las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos y servicios) de la misión/proyectos de la Base de El Paraíso.
• Validaciones financieras de SP (solicitud de pedido) y Órdenes de Compra de la Base hasta un monto máximo equivalente a Lps 75,000. En casos de excepción el Coordinador Administrativo podrá delegar la función de validaciones de SP y Órdenes de Compra por cualquier monto.
• Encargado/a de la emisión de cheques de pago y/o transferencias bancarias a proveedores según información de órdenes de compra y requerimientos de los proyectos y Base El Paraíso.
• Procesar las transferencias de fondos entre bases que le sean solicitadas por la Administración de País y/o Coordinador Administrativo de misión.
• Actualizar junto con equipo logístico, operaciones y técnico de la base los costes de soporte de la base en la herramienta CCP como en eCCP.
• Responsable del inventario de formas en blanco de cheques de la Base, y solicitando la emisión de talonarios de cuentas oportunamente con el banco gestor.
• Gestionar la apertura, cierre, gestión de movimientos y usuarios de la Base de El Paraíso.
• Realizar y/o coordinar con logística el depósito de efectivo recibido por concepto de anticipos, reintegros o pagos a proveedores.
• Efectuar los pagos de las Bases, efectuarlos según el plan de financiación en el país (CCP);
• Liberar oportunamente en la Banca Electrónica del Banco los cheques emitidos (vaciado de cheques) si la banca electrónica lo permite.
• Coordinar las solicitudes de transferencia de los fondos para alimentar las cajas y las cuentas bancarias de acuerdo con las reuniones de coordinación con los Jefes de Proyecto y Logística. Enviar a la Administración de País y al Coordinador Administrativo la solicitud final mensual de tesorería los días 3 de cada mes.
• Codificación contable de los soportes de gastos y colocación de sellos de pagado de acuerdo con el manual de tesorería de la misión.
• Elaboración y actualización del reporte de inconsistencias de dossieres según cada proyecto.
• Apoyar al personal de la Base en el trámite de apertura de cuentas bancarias.
• Llevar al día conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias a su cargo en Base, mantener como mínimo un saldo de Lps 90,000 y enviar alertas a la Administración de País y al Coordinador Administrativo cuando se dé esta condición.
• chicas según el Manual de Tesorería de la misión.
• El resguardo de un fondo de emergencia.
• Cualquier otra actividad de tesorería que le sea asignada por la Administración de País.

Objetivo 3: Gestión Financiera:

Bajo la supervisión de la Administracion de País y Coordinador Administrativo:

• Apoyo en la formulación, implementación, reportería y seguimiento presupuestario de los contratos de financiación de la base.
• Seguimientos a alertas, riesgos financieros que sean reportados por la Oficial de Finanzas, Administración de País Honduras y/o Coordinador Administrativo.
• Emisión de seguimientos presupuestarios de proyectos ejecutados en la Base, y enviar a la Coordinadora de Operaciones, Logista Base y Jefe/a de Proyecto.
• Gestión actualización general de fondos de los contratos de financiación.
• Análisis de ejecuciones presupuestarias.
• Participar en las reuniones semanales - mensuales de seguimiento financiero de los proyectos que se ejecutan en la Base de El Paraíso.
• Coordinación de cierres financieros de proyectos con los Jefes de Proyecto ejecutados en la Base de El Paraíso.
• Cualquier otra actividad financiera que le sea asignada por el Coordinador Administrativo, Responsable de Finanzas o Administración de País Honduras.

Objetivo 4: Gestión de las Contrapartes:

Bajo la supervisión de la Administración de País y Jefa de Contabilidad:

Cuando existan contrapartes ubicadas en el área geográfica de las Bases:

• Revisar la contabilidad de contrapartes, habilitando libros contables, llevando un control contable de los anticipos y rendiciones de éstos. Revisión, validación e importación contable de la cofinanciación comprometida.
• Capacitar a las contrapartes de ACH en el sistema contable a reportar de acuerdo con los lineamientos y políticas contables de ACH.
• Recepción, revisión de archivos digitales/físicos e importar la contabilidad y reporte de gastos mensuales de los socios; la Jefa de Contabilidad, Administración de País y el Coordinador Administrativo darán su aval financiero, retroalimentación o correcciones a realizar una vez revisados.
• Realizar los desembolsos a los socios de acuerdo con las instrucciones de la Administración de País y/o Coordinador Administrativo.
• Apoyo cuando se requiera, de verificación de documentación física de contrapartes dentro y fuera del país.
• Otras relacionadas a gestión de contrapartes que le sean asignadas.

Objetivo 5: Archivo Contractos de Financiación:

Bajo la supervisión de la Administración de País y Responsable de Cumplimiento:

• Archivo mensual financiero de los libros de bancos y caja chica: mensualmente crear archivo físico de los libros de bancos y caja chica, y colgar la información en el canal correspondiente a la Base de El Paraíso, Honduras, en Teams. 
• Archivo de contratos de financiación - departamento de Finanzas: revisar, gestionar la subsanación de deficiencias que estén a su alcance, clasificar, y ordenar la documentación financiera, administrativa y contable por contrato de financiación, cada uno de éstos archivados por transacciones según importación de libros al sistema contable AGRESSO por libro contable.
• En temas de archivo, la Responsable de Cumplimiento será la persona referente en capacitarle, inducirle y resolver dudas y nuevos procedimientos. 
• Cualquier otra actividad de archivo de Finanzas que le sea asignada por la Administración de País o Responsable de Cumplimiento.

Objetivo 6: Gestión de los aspectos fiscales y tributarios:

Bajo la supervisión de la Administración de País:

• Elaborar retenciones de Impuesto Sobre la Renta –ISR- a las facturas que de acuerdo con la legislación hondureña corresponde. Enviar las retenciones a proveedores en los tiempos oportunos según Ley. 
• Emitir los documentos contables según señala la legislación hondureña.
• Llevar la contabilidad de acuerdo con las normas fiscales y tributarias del país, armonizando los datos contables mensualmente de acuerdo con los lineamientos de la Jefa de Contabilidad, Administración de País y Coordinador Administrativo.

Objetivo 7: Gestión y trámites administrativos:

Bajo la supervisión de la Administración de País:

• Finalizar y dar seguimiento a trámites de registro e inscripciones en Honduras que permitan operar con acuerdo a requerimientos de la legislación hondureña.
• Atención de planta telefónica.
• Gestión de pedidos, compras y pagos de insumos de cafetería, limpieza, servicios generales de la Base.
• Cualquier otra actividad administrativa y de registro que le sea asignada por la Administración de País y/o el Coordinador Administrativo.

Formación:    

• Graduado/a en las carreras de: Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Economía u otras afines a Ciencias Económicas.

Conocimientos técnicos específicos:    

• Conocimiento en manejo de tesorería
• Conocimiento de gestión contable
• Conocimiento de legislación laboral y fiscal hondureña.
• Conocimientos y experiencia en manejo contable y administrativo
• Dinamismo, iniciativa y flexibilidad en horario de trabajo

Experiencia previa:    

• Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos similares.

Cocimiento del sector humanitario:

•  No indispensable

Conocimiento de ACH    

• No indispensable

Idiomas:    

• Español e inglés deseable.

Ofimática y sistemas específicos:    

• Dominio de Windows, manejo avanzado de Office, principalmente Excel.
• Movilidad (nacional/ internacional)    
• Basado en El Paraíso y cuando le sea requerido en el interior o exterior de la República.

Último día para postular: 19 junio del 2023.

Los postulantes deberán cargar su curriculum y carta de interés con pretensión salarial en un solo archivo en formato PDF