Asistente de Finanzas

Background

1.Contexto

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad. Al colocar los derechos de las mujeres como el eje central de su labor, ONU Mujeres lidera y coordina los esfuerzos del Sistema de las Naciones Unidas para asegurar que los compromisos de igualdad y transversalidad de género se traduzcan en acciones en todo el mundo. Al mismo tiempo, ejerce un liderazgo sustantivo y coherente para apoyar las prioridades y los esfuerzos de los Estados Miembro, construyendo una asociación eficaz con el gobierno, la sociedad civil, así como con otros actores relevantes.

Las seis áreas de prioridad son:

• Expandir las voces, el liderazgo y la participación de las mujeres.
• Eliminar la violencia contra las mujeres y las niñas.
• Fortalecer la implementación de la agenda de paz y de seguridad de las mujeres.
• Aumentar la autonomía económica de las mujeres.
• Hacer que las prioridades en materia de igualdad de género sean esenciales en los planes, presupuestos y estadísticas nacionales, locales y sectoriales.
• Implementar normas, políticas y parámetros mundiales sobre la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres, sentando bases para la adopción de medidas por parte de los gobiernos y de otros interesados a todos los niveles.

Dos acuerdos internacionales forman la base de la labor de ONU MUJERES: la Plataforma de Acción de Beijing, resultante de la Cuarta Conferencia Mundial sobre la Mujer celebrada en 1995, y la Convención sobre la Eliminación de todas las formas de Discriminación contra la Mujer, considerada como la Declaración fundamental de los Derechos de la Mujer. El espíritu de estos acuerdos quedó reafirmado en la Declaración del Milenio y en los ocho Objetivos de Desarrollo del Milenio establecidos para el 2015. Las resoluciones del Consejo de Seguridad, 1325 (2000) sobre la mujer, la paz y la seguridad, y 1820 (2008) sobre la violencia sexual en conflictos, también son referentes fundamentales para la labor de ONU MUJERES en apoyo a las mujeres en situaciones de conflicto y posteriores al conflicto.

Bajo la supervisión de la Asociada de Operaciones, el/la Asistente Finanzas proporciona servicios de apoyo financiero a la Oficina de ONU Mujeres Ecuador.

2.Objetivo (s) de la contratación

Contar con un/a profesional que proporcione servicios de Asistente de Finanzas a la oficina de ONU Mujeres Ecuador.

Duties and Responsibilities

3.Funciones y Responsabilidades

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Ecuador la/el Asistente de Finanzas desempeñará las siguientes funciones: 

1. Aplicar estrategias financieras y adaptar los procesos y procedimientos de conformidad con las normas, reglamentos y políticas de ONU Mujeres, así como con los sistemas de registro e información.
   • Desempeñar las funciones cumpliendo plenamente el reglamento financiero y las normas, políticas y procedimientos operativos estándar de ONU Mujeres, incluidos los controles internos;
   • Mantenerse al día y garantizar el pleno cumplimiento de las modificaciones de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS);
   • Revisar y verificar las transacciones financieras, las actividades y la documentación; tomar las medidas correctivas necesarias e informar de cualquier actividad inusual;
   • Monitorear los informes de excepciones financieras en busca de actividades o transacciones inusuales, investigar las anomalías e informar al supervisor de las conclusiones y/o presentar recomendaciones de acciones/ decisiones;
   • Recopilar, verificar y presentar información y datos para su uso en la planificación de los recursos financieros y la formulación de los planes de trabajo del programa de la Oficina de Ecuador, los presupuestos, las propuestas sobre las disposiciones de aplicación y las modalidades de ejecución;
   • Asesorar y recomendar soluciones a una amplia gama de asuntos financieros;
   • Monitorear el buen funcionamiento del sistema de gestión de los recursos financieros de la oficina y de los presupuestos y recursos programáticos;
   • Aplicar y monitorear las estrategias de ahorro y reducción de costos;
   • Revisar con los Responsables de los Presupuestos y los Directores de Proyectos, de acuerdo con la Lista de Comprobación de Cierre de fin de mes, los informes de Estado de Ejecución de los Proyectos e investigar cualquier exceso de gasto;
   • Responder a las instrucciones de la Asociada de Operaciones en relación con las transacciones financieras. Adoptar las medidas correctivas oportunas que se soliciten para resolver los problemas de datos financieros o proporcionar información;
   • Participar como miembro del equipo de la oficina en las auditorías internas y externas de la Oficina de Ecuador;
   • Hacer un seguimiento de las recomendaciones realizadas en las auditorías para monitorear la aplicación de las medidas correctivas;
   • Promover activamente un servicio financiero orientado al cliente en la oficina.

1. Preparar y administrar los presupuestos de la oficina de conformidad con las normas, reglamentos y políticas de ONU Mujeres, así como con los sistemas de registro y presentación de informes
   • Formular el presupuesto, controlar las asignaciones, monitorear los gastos y preparar revisiones según las necesidades de la oficina;
   • Hacer un seguimiento del uso adecuado y oportuno de los recursos financieros;
   • Preparar documentos de recuperación de costos o facturas por los servicios prestados a ONU Mujeres de otros programas u organizaciones;
   • Crear proyectos en Atlas (IB/EXB), preparar revisiones presupuestarias, revisar la adjudicación y el estado de los proyectos y determinar los fondos no utilizados;
   • Garantizar el mantenimiento del mecanismo de control de los proyectos de desarrollo mediante el seguimiento de la preparación y las modificaciones de los presupuestos y la situación presupuestaria;
   • Mantener el sistema de control interno de los gastos;
   • Emprender acciones correctivas sobre los comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de comprobación presupuestaria, coincidiendo las excepciones y los comprobantes no aprobados;
   • Revisar e investigar con frecuencia los comprobantes de pago que presentan errores; y responder a las solicitudes para resolver problemas de datos financieros;
   • Preparar los reembolsos del IVA con el apoyo documental adecuado, según sea necesario;
   • Registrar los datos en Atlas/ERP Quantum y monitorear su estado. Mantener informados a las partes interesadas y a los clientes para que tomen medidas y/o decisiones a tiempo;
   • Asistir a la Asociada de Operaciones en la reformulación del presupuesto cuando sea necesario.

1. Proporcionar apoyo financiero a los equipos de Programas y Operaciones
   • Revisar las cuentas por cobrar de los proyectos de ONU Mujeres y hacer un seguimiento con las Gerentes de Proyectos y la sección de finanzas de la oficina regional y/o de la sede sobre las contribuciones, la creación de depósitos en Atlas/ERP y su aplicación a las partidas pendientes de AR;
   • Preparar los pagos de PO y non-PO para proyectos de la oficina;
   • Preparar asientos de ajuste (GLJE) a partir de los documentos de respaldo adecuados autorizados por las Gerentes de Proyectos;
   • Revisar las transacciones en Atlas/ERP Quantum, garantizar que se procesen las nóminas, los reclamos de viajes y otros;
   • Revisar las revisiones de los presupuestos en ATLAS/Quantum (ERP) para asegurar de que estén de acuerdo con los presupuestos acordados con los donantes y se ingresen en ATLAS/ERP Quantum en el nivel detallado de ID de cada actividad;
   • Monitorear cada mes los gastos en exceso de los presupuestos y hacer un seguimiento con las Gerentes de Proyecto;
   • Monitorear periódicamente las transacciones registradas en los proyectos, asegurándose de que los gastos reales se hayan registrado en la categoría y actividad presupuestarias correctas, tomar las medidas correctivas oportunas según sea necesario;
   • Mantener un seguimiento adecuado de los avances a los socios implementadores;
   • Monitorear el estado financiero y bajo la guía de la Asociada de Operaciones e implementar mecanismos de control para proyectos de gestión/desarrollo;
   • Monitorear y hacer un seguimiento adecuado de todos los rubros financieros de las instrucciones de situación de cierre de fin de mes y fin de año y, bajo la orientación de la Asociada de Operaciones, tomar las medidas correctivas necesarias;
   • Mantener informados a los interesados y clientes sobre las acciones/decisiones oportunas y revisar los informes de situación para el control de calidad;
   • Proporcionar aportes a la información sobre reportes financieros para la oficina, para Finanzas de la Sede y para las partes interesadas;
   • Proporcionar insumos y tomar las acciones necesarias para facilitar el cierre financiero oportuno de proyectos;
   • Brindar información oportuna y tomar las medidas necesarias según lo requiera el Centro de Servicios Globales Virtuales de ONU Mujeres para la presentación de informes financieros a los donantes;
   • Actualizar y organizar el archivo de Finanzas, tanto físico como digital.

1. Facilitar la creación y el intercambio de conocimientos
   • Ayudar a realizar capacitaciones y/u organizar eventos y actividades de capacitación;
   • Recoger y recopilar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en materia de gestión y servicios financieros;
   • Difundir entre los clientes y las partes interesadas, según proceda, para crear capacidades y conocimientos;
   • Contribuir a las prácticas operativas del departamento financiero y a las innovaciones de gestión;
   • Monitorear y orientar al personal bajo responsabilidad, según proceda, proporcionar orientación técnica y monitorear el rendimiento para garantizar la obtención de resultados de acuerdo con los planes y las normas de responsabilidad y rendimiento;
   • Realizar capacitaciones al personal en materia de gestión financiera, incluidos los seminarios web desde la sede.

4.Supervisión

El/La Asistente de Finanzas estará bajo la supervisión de la Asociada de Operaciones.

5.Valores de la Organización / Principios Rectores

Integridad:

-     Demostrar la consistencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, de acuerdo con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.

Profesionalismo:

-     Demostrar competencia profesional y experiencia en el conocimiento de sus áreas sustantivas de trabajo.

Sensibilidad cultural y diversidad de valores:

-     Demostrar reconocimiento de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal;

-     Demuestra perspectiva internacional, aprecio por la diferencia en valores y aprendizaje de la diversidad cultural.

Competencies

6.Perfil Requerido

Se considerarán únicamente las aplicaciones de personas con nacionalidad ecuatoriana o con permiso vigente para trabajar en Ecuador (visa de trabajo para residir y trabajar en Ecuador durante el periodo de contrato).  Este documento debe incluirse en la aplicación, en caso de no estar el documento escaneado incluido en la aplicación, la misma será RECHAZADA.

Formación

• Estudios de Tercer Nivel en Ciencias Económicas – Administrativas – Financieras, Contabilidad, u otras carreras afines al objeto de esta contratación.
• Título de Tercer Nivel en Finanzas o Contabilidad CPA, se valorará positivamente
• Certificación nacional o internacional especializada en contabilidad y finanzas, deseable

* Se requiere rendir de manera exitosa, la Prueba de Contabilidad y Finanzas de ONU Mujeres

Experiencia profesional y conocimiento

• Se requiere de 5 años de experiencia contable y financiera en cargos relacionados con la posición;
• Conocimientos informáticos (aplicaciones de MS Office y People Soft) y conocimiento avanzado de hojas de cálculo y paquetes de base de datos;
• Conocimiento del sistema People Soft ATLAS/Oracle es una ventaja;
• Conocimiento de Power Bi u otra herramienta de visualización de datos es una ventaja;
• Experiencia en alguna organización internacional o en el Sistema de Naciones Unidas es una ventaja;
• Idiomas: Manejo fluido (working knowledge) de español e inglés hablado y escrito.

7.Competencias de la Organización

Ética y valores:

-     Demostrar y salvaguardad la ética e integridad.

Conocimiento organizacional:

-     Asumir el auto desarrollo y toma de iniciativas.

Trabajo en equipo:

-     Demostrar habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.

Comunica y comparte información:

-     Facilitar y fomentar una comunicación abierta y esforzarse por tener una comunicación eficaz.

Autogestión e inteligencia emocional:

-     Mantenerse tranquilo y positivo aún en momentos difíciles, manejar situaciones tensas con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.

Manejo de conflictos:

-     Asumir los conflictos y abordarlos proactivamente reconociendo las diferentes sensibilidades y puntos de vista y dirigiendo la energía hacia soluciones aceptables de mutuo acuerdo.

Aprendizaje continuo y conocimiento compartido:

-     Fomentar el aprendizaje y compartir el conocimiento.

Toma de decisión adecuada y transparente:

-     Demostrar la toma de decisión con conocimiento y transparencia.  

Required Skills and Experience

8.Duración de la asignación

La contratación tendrá una duración de 1 año con posibilidad de extensión previa a una evaluación de desempeño y disponibilidad de fondos.

9.Forma de pago

El valor de los honorarios se estipulará de acuerdo con la hoja de vida y experiencia del/la candidato/a según escala salarial vigente, y se pagará previa presentación de factura y evidencia del pago de la afiliación voluntaria al IESS.

El contrato de Servicios (SC) con la persona seleccionada será suscrito por ONU Mujeres.  Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida.

El titular será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación).  ONU Mujeres no es agente de retención de impuestos.

10.Indicadores de desempeño en base a los cuales se realizará la evaluación[1] de los resultados

El/ la funcionario/a deberá entregar su plan de trabajo en el transcurso del primer mes de labores, el mismo que servirá de base para la evaluación de su desempeño y resultados.

11.Viajes oficiales

ONU Mujeres cubrirá los gastos de viaje de acuerdo con las normas y procedimientos institucionales, así como a los recursos presupuestarios disponibles, previa la presentación y aprobación de un plan de misiones trimestral.

12.Aspectos logísticos

El lugar de trabajo será en la ciudad de Quito, en las oficinas de ONU Mujeres.

ONU Mujeres garantizará la provisión de equipos y materiales para que el/la funcionario/a desarrolle sus actividades.

13.Requisitos para aplicación

Los (as) interesados (s) deben llenar su aplicación en línea a más tardar el 23 de agosto de 2023.

La aplicación consiste en: (guardar los siguientes documentos en un solo archivo en formato pdf para ingresarlo en la plataforma)

• Carta de presentación en la que el/la candidato/a indica su interés, competencias y motivaciones para el cargo al que postula. (máximo una página tipo carta, tamaño de texto 12)
• Formulario de Antecedentes Personales P11.  Completar en español el formulario, ingresando toda la información en los campos registrados y enviar firmado.  El formulario P11 lo puede encontrar en el siguiente link:  http://www.unwomen.org/en/about-us/employment
• Copia de cédula de identidad
• Copia de visa de trabajo en Ecuador vigente durante la contratación, indispensable para extranjeros
• Copia de títulos y certificados que evidencien el cumplimiento del perfil requerido.

Diversidad e inclusión

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización. 

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura. 

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.  Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas/os seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes. 

Se incentiva la postulación de aquellas personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos o poblaciones indígenas y personas con discapacidad. 

Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

[1] *La evaluación de desempeño se realizará 2 meses antes de la finalización del contrato de servicios y servirá como insumo para la renovación del contrato (de ser el caso)