Consultant (e) National (e) d’Appui Administratif aux Programmes WEE et Gouvernance

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes Mali appuie la mise en œuvre de la Politique Nationale Genre à travers sa note stratégique 2020-2024 qui est alignée au document de programmation conjointe de UNSCDF autour de quatre principaux piliers suivants : i) la gouvernance et le leadership féminin ; ii) l’avancement économique des femmes ; iii) l’élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; iv) les femmes et la paix et la sécurité, l’action humanitaire. Le triple mandat d’ONU-Femmes (Normatif, Coordination et Opération) offre des possibilités d’impact supplémentaires.

ONU Femmes dans sa note stratégiques  met en exergue sa  vision claire qui permettra de matérialiser son mandat, à savoir le soutien au gouvernement, à la société civile et aux communautés locales pour un Mali où les femmes, les hommes et les jeunes jouissent pleinement de leurs droits et jouent leur rôle pour un pays pacifique, économiquement inclusif et réconcilié parce que les hommes et les institutions sont respectueux et responsables des droits humains des femmes et soutiennent l'égalité des sexes. Dans cette optique, elle accentue ses efforts pour renforcer les capacités des structures gouvernementale, de la société civile et du secteur privé pour une meilleure prise en compte du genre dans la réalisation de leurs missions.

Dans ce cadre, ONU Femmes Mali retient l’appui à la Gouvernance, au leadership féminin et à l’autonomisation économique des femmes comme un facteur important qui permet à l’organisation d’accélérer l’atteinte des objectifs sur les autres domaines thématiques. Sur ce volet, ONU Femmes Mali a retenu trois résultats importants qui seront atteints à travers le programme d’appui au renforcement de l’entreprenariat féminin,le programme d’appui à l’agriculture résiliente aux changements climatiques et au Projet d’Appui aux Réformes et aux Eelctions. Ainsi, les efforts sont centrés entre autres sur les appuis ci-dessous : Le soutien aux ministères et structures rattachées pour le développement de politiques économiques,stratégies et plans sensibles au genre : l’appui aux différentes approches incluant un plaidoyer en faveur de mesures visant à promouvoir des achats publics et privés sensibles au genre ; l’appui à la 

production de connaissances sur le genre, le renforcement des capacités des acteurs publics, privés et de la société civile sur la planification et actions de développement  tenant compte du genre; l’appui à l’intégration de la dimension de genre dans les outils de suivi des résultats ; le renforcement des acquis du guichet unique pour les entreprises de femmes et intégration des besoins des femmes lors de la relocalisation des personnes affectées par l'industrie minière.

L’unité de Renforcement Economique des Femmes (WEE) en collaboration avec l’Unité Gouvernance et Leadership Féminin d’ONU Femmes au Mali, compte ainsi recruter un (e) consultant (e) temporaire  pour appuyer la mise en œuvre des projets en cours.

Sous la supervision de la chargée de programme de l’Unité Renforcement Economique des Femmes (WEE) d’ONU Femmes au Mali, le (e) consultant (e )  travaillera avec les membres de l’équipe WEE  et les autres membres de l’équipe Gouvernance pour mettre en œuvre les activités en conformité des règles et procédures de l’organisation. Elle/il fournit les supports programmatiques, administratifs et logistiques pour une mise en œuvre diligente des activités de l’équipe WEE et Gouvernance. La mission sera élalée sur 6 mois. La mission demarrera probablement vers le       1 decembre 2023.

Alignement aux priorités du plan annuel de ONU Femmes Mali

Cet appui contribuera à la réalisation du plan de travail annuel 2023-2024 de  ONU Femmes sur le volet renforcement économique et le volet Gouvenance et leadership Féminin. Plus spécifiquement, l’appui permettra de réaliser en partie les résultats du DFR 2 (outcome 1.1, outcome 1.2, de l’unité Gouvernance, outcome 2.1 et Outcome 2.2 de l’unité WEE et tous les résultats intermediaire).

Duties and Responsibilities

Le/la consultant/e sera chargé/e d’appuyer les processus administratifs des projets du programme de de l’unité Renforcement Economique et des projets de l’Unité Gouvernance de ONU Femmes.

Ainsi, les principaux résultats attendus du/de la consultant/e sont :

• La contribution est mise en oeuvre avec efficacité, efficience, professionnalisme et les résultats visés sont atteints ;
• Les activités sont conduites avec efficacité et professionnalisme en vue de renforcer le mandat de ONU Femmes ;
• Les partenaires institutionnels, organisationnels et de mise en œuvre sont appuyés et accompagnés pour faciliter la mise en œuvre des projets en cours ;
• Les informations fournies rendent aisé la prise de décision par l’equipe des programmes ;
• L’analyse précise et la présentation des informations fiables fournies renforcent la crédibilité du programme WEE et du programme Gouvernance de ONU-Femmes.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficience globale du Bureau Pays, en particulier en ce qui concerne le succès de la mise en œuvre et le déroulement des activités programmatiques.

Les principaux types d’appuis sollicités de la mission:

Fournir un soutien administratif et logistique à la formulation et à la gestion des programmes WEE et de l’Unité gouvernance

• Appuyer la gestion logistique, administrative et financière de l'organisation des réunions, ateliers, événements et missions ;
• Aider à l’organisation des voyages pour l'équipe des programmes des unités, y compris les demandes de voyage et les réclamations ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions ;

Assembler des documents d'information et préparer des présentations PowerPoint et autres, en collaboration avec l'équipe WEE et l’équipe Gouvernance ;

• Organiser et coordonner le classement des documents.
• Apporter un appui administratif auxéquipes Programmes dans l’organisation des événements, meetings et autres ateliers ;
• Apporter un appui administratif et programmatique auxéquipes des Programmes dans la préparation des plans de travail, budgets et propositions dans le processus de mise en œuvre des activités ;
• Appuyer l’organisation et participer aux réunions avec les partenaires des programme s; en rédiger les minutes, ordres du jour et comptes rendus ;
• Préparer les PowerPoint et d’autres présentations des Programmes, assembler les documents de briefing sous l’orientation de la hiérarchie ;
• Soutenir les Programmes dans l’examen et la vérification de l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements ;
• Faire un classement rigoureux de tous les documents programmatiques, relatifs au budget et le support des transactions financières sous la direction dude la Coordinateurtrice de Programme ;
• Assurer la préparation et le suivi du paiement de per diem pour le staff des Programmes ;
• Identifier les sources, collecter et compiler les données et informations pour la préparation des documents, guidelines, discours et interventions des membres du staff des Programmes ;
• Faire des arrangements pour les missions officielles des équipes Programmes par la préparation des réquisitions et claims y afférents ;
• Rédiger les projets de correspondances ;
• Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès facile tout en veillant sur la confidentialité ;
• Organiser et coordonner le classement des correspondances/documents et s’assurer de leur mise à jour régulière ;
• Maintenir à la fois les copies dures et électroniques des classements du bureau en identifiant clairement les différents types de dossiers ;
• Créer et maintenir convenablement les références des dossiers reçus électroniquement.
• Rédiger les projets de rapports sur l'avancée des activités à la demande du superviseur ou de la direction ;
• Assurer le suivi des relations entre le staff des Programmes et ses partenaires techniques ou partenaires techniques potentiels

Assister la gestion et la mise en œuvre des Programmes en mettant en œuvre les activités suivantes

• Appuyer les Programmes dans la préparation administrative des dossiers d’appels d’offre et le suivi des processus de sélection des prestataires ;
• Faciliter les relations avec les consultants/tes spécialisé/es dans l’exécution diligente des activités ;
• Appuyer les Programmesdans les actions destinées à accroître la visibilité des programmes avec l’appui de l’équipe de communication ;
• Assurer la diffusion régulière et élargie de tous les documents produits dans le cadre de l’exécution des programmes à l’équipe d’ONU Femmes et aux partenaires concernés sous la direction du/de la Coordinateur/trice de Programme ;
• Réaliser toutes autres activités pouvant permettre l’atteinte des résultats des programmes au niveau de l’appui administratif, budgétaire et financier.

Un soutien administratif est fourni pour la mobilisation de ressources

• Organiser, compiler et traiter la documentation et les informations provenant des donateurs et deséquipes des programmes en tant que contributions à diverses bases de données et documents ;
• Appuyer la compilation de données pour la gestion de connaissance du programme

Aider et participer au partage des connaissances

• Appuyer l’oganisation et participer aux activités liées à la gestion des connaissances, des léçons apprises et bonnes pratiques sur les projets,
• Fournir un soutien administratif à l'organisation de la formation du personnel du bureau et des partenaires sur les questions relatives aux programmes et aux opérations.

Les livrables du consultant:

Les résultats suivants sont attendus du/de la consultant/e d’appui :

1. Les  rapports d’étape sur les appuis apportés au programme WEE et au programme Gouvernance sont soumis après chaque mois de prestation ;
2. La situation de suivi des projets et des partenaires avec les dossiers physiques et numériques séparés est mis à jour à  la fin de chaque  mois;
3. Une analyse sur l’organisation du travail d’appui administratif aux programmes est faite et partagée  avec les recommandations ;

Un rapport provisoire et un rapport final d’appui sont produits  et partagés à l’unité WEE et ‘unité Gouvernance (y comprise une note de synthèse sur les perspectives  concernant les projets appuyés).

Competencies

La personne postulante doit répondre aux critères suivants :

• Excellente capacité organisationnelle ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Maîtrise de l’utilisation des ordinateurs et logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Powerpoint) et internet ;

Required Skills and Experience

Education:

Au minimum une licence (BAC+3) en gestion, finance comptabilité, administration ou équivalent.

Expérience:

La personne se présentant pour le poste doit justifier d’au moins cinq (05) ans d’expériences avérées dans l’administration/finance opérationnelle, de Gouvernance ou d’appui au sein de programme de développement des grandes entreprises ; d’organisations internationales ou d’organisations non gouvernementales

Une connaissance des secteurs d’activités : agriculture, genre, leadership féminin, autonomisation économique et autres domaines d’actions du Programme Renforcement Economique constitue un atout.