Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos

Dutystation: Guatemala City, Guatemala

Functional responsibilities

El/la Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos reportará al Gerente del Programa/Proyecto y trabajará en estrecha coordinación con los/las Coordinadores/as Técnicos y demás integrantes del equipo del proyecto y de la oficina, en particular con la PMO y los Servicios de Soporte, en las funciones especificadas a continuación:

1. Implementación de proyectos

• Coordinar con los/as gerentes de proyecto sobre el progreso de la implementación de los proyectos.

• Asistir a los/as gerentes/as de proyecto en la redacción y/o revisión de las planificaciones de implementación de los proyectos.

• Dar seguimiento a la realización de requerimientos corporativos, incluyendo los de la PMO, en cuanto a reportes y control de calidad (Engagement assurance, RBR, fee posting, etc.)

• Trabajar con los/as gerentes/as de proyectos y la PMO para identificar y gestionar los riesgos.

2. Gestión financiera

• Apoyar a los/as gerentes/as de proyectos mediante el monitoreo de presupuestos, flujo de efectivo y de informes financieros para garantizar que se cumplan los entregables.

• Alertar a los/as gerentes/as de proyecto y la PMO de cualquier déficit financiero y exceso de gastos.

• Administración de los contratos firmados en el marco de los proyectos, garantizando el cumplimiento de lo legalmente establecido (en el contrato y/o Orden de compra UNOPS), incluyendo la solicitud de pago.

3. Monitoreo de proyectos y reportería

• Proporcionar aportes sustantivos para ayudar a los gerentes de proyectos en la preparación de informes y documentos de proyectos.
• Gestionar la consolidación de los Reportes y/o Informes del proyecto por concepto de pagos a proveedores, análisis de rutina de los datos de entrega, estado y progreso del proyecto, garantizando la veracidad de la información.

• Facilitar información a los gerentes de proyectos, la PMO y demás áreas relacionadas sobre el historial de desempeño de los proveedores y demás actores que participan en el proyecto, tanto internos como externos; y de esta forma permitir el establecimiento de patrones de desempeño que sean considerados para futuras adjudicaciones y gestiones dentro del proyecto.

4. Gestión de las partes interesadas

• Apoyar en la gestión de relaciones sólidas con asociados y demás organismos internacionales y de las Naciones Unidas (ONU) con el fin de facilitar las actividades y mejorar la calidad y la relevancia del análisis de la información.

• Participar y dirigir reuniones con actores involucrados en el proyecto, tanto internos como externos relacionadas al cumplimiento de las obligaciones contractuales.

5. Gestión del conocimiento e innovación

• Contribuir a la difusión y el intercambio de mejores prácticas y lecciones aprendidas para la planificación y la creación de conocimiento.

• Contribuir al uso de herramientas y técnicas innovadoras.

 

Education/Experience/Language requirements

Educación:

• Se requiere título a nivel de licenciatura preferiblemente en áreas de gestión de proyectos, administración de empresas, administración pública, relaciones internacionales, estudios políticos, de seguridad o de desarrollo, economía, ciencias sociales u otra disciplina relevante.

• Estudios a nivel de maestría en gestión de proyectos y conocimiento de MS Project.

• Conocimiento en procedimientos de adquisiciones públicas y gestión de contratos.

• Contar con certificación PMI o PRINCE² Foundation.

Experiencia laboral:

• Se requiere aportar al menos dos (2) años de experiencia relevante y progresiva en la planificación, monitoreo y seguimiento de gestión de proyectos de complejidad media alta y alta, de preferenciaenfocados en: Servicios de asistencia técnica y/o fortalecimiento institucional, adquisiciones, medicamentos e insumos médicos e infraestructura pública.

Se valorará:

• Trabajo actual o previo en organismos de cooperación internacional, multinacionales, banca multilateral y/o del Sistema de Naciones Unidas.

• Trabajo en área de PMO (Oficina de Gestión de Proyectos)

Idiomas:

• Se requiere dominio del idioma español

• Será valorado tener dominio del idioma inglés