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Dutystation: Ciudad de Guatemala , Guatemala
Functional responsibilities
Bajo la guía y supervisión del/la Especialista de Adquisiciones el/la Asociado/a de Adquisiciones proporciona apoyo en todas las actividades requeridas para la unidad de adquisiciones. Así mismo apoyará en el aseguramiento de las políticas, procesos y sistemas siguiendo los estándares de la organización.
El/la Asociado/a en Adquisiciones trabaja en estrecha colaboración con el Especialista de Adquisiciones, el Analista de Adquisiciones, Asociados/as de Adquisiciones y el personal de operaciones de la oficina de país para intercambiar información y apoyar a la ejecución del proyecto mediante la aplicación de las políticas, procesos y los estándares de UNOPS en la gestión de proyectos, en especial el Manual de Gestión de Proyectos de UNOPS.
Las principales funciones del/la Asociado/o de Adquisiciones incluyen:
I. Servicios transaccionales de soporte de adquisiciones
Administra una gama de actividades de apoyo a las adquisiciones transaccionales, asegurando el cumplimiento con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS, que incluyen lo siguiente:
● Incorporación de los pasos necesarios para integrar la sostenibilidad en el proceso de adquisiciones.
● Exhaustividad de las presentaciones a los Comités de Contratos y Propiedad (CPC).
II. Planificación de adquisiciones, requisiciones y abastecimiento
Apoya administrativa y técnicamente la planificación de la oficina, procesos de soporte, requisiciones/adquisiciones y abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
Mantenimiento y actualización de los procesos de seguimiento de adquisiciones para proyectos y suministro de retroalimentación sobre órdenes de compra a la oficina solicitante;
III. Procesos de licitaciones Realiza o supervisa el apoyo técnico a los procesos de licitación, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
● Preparación de listas cortas de contratistas/proveedores adecuados para compras de valor por encima de los montos designados para la aprobación de la autoridad correspondiente;
● Preparación y emisión de EOI, RFI, PQ, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación según sea necesario, asegurando su conformidad con los formatos aprobados por UNOPS o buscando autorización legal en caso de ajustes necesarios;
IV. Administración de contratos
Apoya eficientemente la administración de los contratos, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
● Seguimiento de la firma de contratos por parte de los proveedores;
● Obligación de fondos en el sistema ERP y obtención de las firmas correspondientes para su aprobación;
VI. Gestión del conocimiento e innovación
● Organiza, facilita y/u ofrece iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal en adquisiciones.
● Proporciona contribuciones sólidas a las redes de conocimientos y comunidades de práctica mediante la síntesis de lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en adquisiciones.
● Recopila comentarios, ideas y conocimiento interno sobre procesos y mejores prácticas y utilizarlos de manera productiva
Education/Experience/Language requirements
A. Educación:
Se requiere escuela secundaria completa.
Título universitario en un área relevante es deseable y podrá sustituir algunos años de experiencia.
Una certificación relevante en Adquisiciones o Gestión de la cadena de suministro (CIPS o similar) será altamente valorada.
B. Experiencia laboral:
Se requiere un mínimo de seis (6) años (o menos dependiendo de las credenciales académicas) de experiencia relevante en la prestación de servicios de apoyo a las adquisiciones o implementación de procesos de servicios de adquisiciones en organizaciones públicas nacionales y/o internacionales, u organizaciones corporativas.
Será altamente valorado:
Experiencia en adquisiciones de productos farmacéuticos, suministros médicos, adquisiciones de obra de infraestructura vial y de edificación.
Experiencia trabajando en países en desarrollo.
Experiencia en adquisiciones con entidades de Naciones Unidas o del sector de la cooperación internacional.
C. Idiomas:
Se requiere fluidez en español.
Será altamente valorado el dominio de inglés.