Asociado/a de Adquisiciones

Bajo la guía y supervisión del/la Especialista de Adquisiciones el/la Asociado/a de Adquisiciones proporciona apoyo en todas las actividades requeridas para la unidad de adquisiciones. Así mismo apoyará en el aseguramiento de las políticas, procesos y sistemas siguiendo los estándares de la organización.

El/la Asociado/a en Adquisiciones trabaja en estrecha colaboración con el Especialista de Adquisiciones, el Analista de Adquisiciones, Asociados/as de Adquisiciones y el personal de operaciones de la oficina de país para intercambiar información y apoyar a la ejecución del proyecto mediante la aplicación de las políticas, procesos y los estándares de UNOPS en la gestión de proyectos, en especial el Manual de Gestión de Proyectos de UNOPS.

Las principales funciones del/la Asociado/o de Adquisiciones incluyen:

I. Servicios transaccionales de soporte de adquisiciones

Administra una gama de actividades de apoyo a las adquisiciones transaccionales, asegurando el cumplimiento con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS, que incluyen lo siguiente:

● Incorporación de los pasos necesarios para integrar la sostenibilidad en el proceso de adquisiciones.

● Exhaustividad de las presentaciones a los Comités de Contratos y Propiedad (CPC).

II. Planificación de adquisiciones, requisiciones y abastecimiento

Apoya administrativa y técnicamente la planificación de la oficina, procesos de soporte, requisiciones/adquisiciones y abastecimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Colaboración con el personal de proyectos y gerentes en la preparación de su plan de adquisiciones, adjudicación, administración y monitoreo de todos los asuntos relacionados con las adquisiciones para el área geográfica/actividad de proyecto determinada.

• Mantenimiento y actualización de los procesos de seguimiento de adquisiciones para proyectos y suministro de retroalimentación sobre órdenes de compra a la oficina solicitante;

III. Procesos de licitaciones Realiza o supervisa el apoyo técnico a los procesos de licitación, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

● Preparación de listas cortas de contratistas/proveedores adecuados para compras de valor por encima de los montos designados para la aprobación de la autoridad correspondiente;

● Preparación y emisión de EOI, RFI, PQ, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación según sea necesario, asegurando su conformidad con los formatos aprobados por UNOPS o buscando autorización legal en caso de ajustes necesarios;

IV. Administración de contratos

Apoya eficientemente la administración de los contratos, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

● Seguimiento de la firma de contratos por parte de los proveedores;

● Obligación de fondos en el sistema ERP y obtención de las firmas correspondientes para su aprobación;

VI. Gestión del conocimiento e innovación

● Organiza, facilita y/u ofrece iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal en adquisiciones.

● Proporciona contribuciones sólidas a las redes de conocimientos y comunidades de práctica mediante la síntesis de lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en adquisiciones.

● Recopila comentarios, ideas y conocimiento interno sobre procesos y mejores prácticas y utilizarlos de manera productiva