Oficial Sénior - Oficina de Gestión de Proyectos (Finanzas y QA)

Dutystation: Ciudad de Guatemala, Guatemala

Functional responsibilities

Bajo la guía y supervisión de la Especialista de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), el/la Oficial Sénior - PMO (Finanzas y QA) proporciona apoyo en todas las actividades requeridas para la PMO. Así mismo apoyará en el aseguramiento de las políticas, procesos y sistemas siguiendo los estándares de la organización.

El/La Oficial Sénior - PMO (Finanzas y QA) tendrá las siguientes funciones:

A. Aseguramiento de la calidad

B. Implementación del proyecto

C. Administración Financiera y de adquisiciones

D. Gestión de las partes interesadas, coordinación y enlace.

E. Gestión del conocimiento e innovación.

A. Aseguramiento de la calidad

• Apoyar en garantizar el cumplimiento de las normas definidas por UNOPS para la gestión de programas/proyectos.

• Apoyar en las revisiones de calidad de los documentos y entregables del programa/proyecto.

• Apoyar en el control de calidad para los productos de gestión (planes, herramientas, informes, etc.).

B. Implementación de proyectos

• Coordinación y enlace con el/la Especialista de la PMO de Proyecto en la redacción y/o revisión de las planificaciones de implementación de los proyectos.

• Administrar los flujos de información y supervisar cambios, registros de riesgos y gestión de problemas mediante el establecimiento de procedimientos de control de documentos.

• Trabajar con los/as gerentes/as de proyectos para identificar y gestionar los riesgos.

C. Gestión financiera y de adquisiciones

• Mantener todos los documentos financieros del proyecto para auditoría y procesos de revisión.

• Monitorear los presupuestos de proyectos y los gastos financieros, así como los procedimientos administrativos asociados de acuerdo con los planes de trabajo.

• Coordinar el procesamiento de los pagos directos, solicitudes de avances y preparar las revisiones de presupuesto de proyecto.

D. Seguimiento y reporte de proyectos

• Proporcionar aportes sustantivos para ayudar a los/las Gerentes de Proyecto en la preparación de informes y documentos de proyectos.

• Mantener los siguientes registros: registro de riesgos, lecciones aprendidas, criterios de sostenibilidad y demás registros delegados por el gerente de proyecto.

• Administrar la compilación, consolidación y análisis de datos relevantes de proyectos.

E. Coordinación, Enlace y Gestión de las partes interesadas

• Apoyar en la coordinación y gestión de las comunicaciones.

• Apoyar en la gestión de relaciones sólidas con asociados y demás organismos internacionales y de las Naciones Unidas (ONU) con el fin de facilitar las actividades y mejorar la calidad y la relevancia del análisis de la información.

• Apoyar en la coordinación con las áreas de servicios de soporte de la Oficina.

• Participar en reuniones con asociados y otras partes interesadas, según sea necesario.

• Apoyar en la articulación de las funciones de la PMO con usuarios/as y partes interesadas.

F. Gestión del conocimiento e innovación

• Contribuir a la difusión y el intercambio de mejores prácticas y lecciones aprendidas para la planificación y la creación de conocimiento en el área de gestión y aseguramiento de la calidad de proyectos y programas.

• Contribuir al uso de herramientas y técnicas innovadoras.

• Apoyar a la implementación de las acciones de gestión del conocimiento de la PMO.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

● Se requiere título a nivel de Maestría en cualquiera de las disciplinas de las ciencias exactas, sociales y humanas.

● El requisito de maestría puede ser compensado por grado universitario de primer nivel (equivalente a Licenciatura/Bachelor 's degree) más 2 años de experiencia relevante adicional.

b. Experiencia laboral

● Se requiere un mínimo de 2 años de experiencia (dependiendo de las credenciales académicas) en el campo de la gestión de proyectos y/o programas.

● Se requiere experiencia en planificación y programación, el aseguramiento de la calidad, el monitoreo y seguimiento, y la coordinación de operaciones.

● Se requiere experiencia en la gestión financiera y administrativa de proyectos.

● Se requiere el conocimiento y manejo de herramientas informáticas a nivel de usuario del MS Office y/o Google Suite.
Sera altamente valorado:

● Experiencia trabajando en organismos de Naciones Unidas o Agencias de Cooperación al Desarrollo y contrapartes del sector público local (ej. Gobiernos, Ministerios, entidades públicas nacionales y locales, etc.).
● Experiencia y conocimiento de las normas reglamentarias administrativas y los procedimientos de UNOPS en materia de gestión de proyectos, adquisiciones, finanzas, o gestión de recursos humanos.

c. Certificaciones

● Será valorado contar con certificación PMP o PRINCE2

d. Idioma:

● Se requiere dominio del idioma español

● Será valorado tener dominio del idioma inglés