Asistente Senior de Servicios de Soporte

Asistencia Administrativa:

• Garantizar el pleno cumplimiento de los registros y la documentación para cumplir con las normas y regulaciones de las Naciones Unidas, los requisitos, las políticas, los procedimientos y los procesos internos de UNOPS.

• Asistir en la agenda diaria del Director de la Oficina Multipaís (MCO).

• Asistir en la preparación administrativa de misiones, visitas de misiones de alto nivel, visitas a donantes, etc.

• Brindar apoyo a la organización de eventos, incluyendo la coordinación con proveedores potenciales, la recopilación y comparación de precios, la elaboración de presupuestos, la lista de participantes, la lista de alojamiento, las hojas de asistencia, las credenciales de los participantes y los procesos logísticos pertinentes..

• Cualquier otra tarea administrativa que se requiera

Recursos Humanos:

• Apoyar en la redacción, elaboración de correspondencia, minutas, actas, procesos, etc asistiendo cuando se requiera a las reuniones de recursos humanos.

• Apoyar en la organización y logística de entrevistas, reuniones de personal y eventos del área de recursos humanos

• Apoyar en el proceso de visados y acreditaciones para personal internacional.

• Apoyar en la recopilación de documentos para elaboración de contratos.

• Apoyar en iniciativas que promuevan el bienestar, desarrollo y aprendizaje del personal

• Realizar el outreach de las vacantes que se publiquen a nivel de la Oficina Multipaís de Centroamérica (CEMCO) y compartir con el personal las vacantes disponibles a nivel del sistema ONU en Honduras.

• Participar en las comunidades de práctica de recursos humanos, reuniones de equipo de gerencia de servicios de soporte y reuniones de personal de la Oficina Multipaís de Centroamérica CEMCO.

Finanzas:

• Asistir en la verificación de solicitudes de pago (RFP) para cuentas de saldo (caja chica y anticipos operativos) para garantizar el cumplimiento de las regulaciones, políticas y procedimientos de UNOPS.

• Revisar los procesos de remesas para ciclos de pago manuales (M1) y ciclos de pago a través de cheques (C1), incluyendo la emisión de las transferencias y cheques correspondientes.

• Asistir en el monitoreo y seguimiento diario de los extractos bancarios en HNL y USD para identificar reembolsos, depósitos pendientes y otras transacciones, asegurando una conciliación oportuna y precisa con el centro de Servicios ( BSSC/IPAS Finance) .

• Punto focal para el proceso de caja chica, para asegurar el uso correcto de los fondos, incluyendo el establecimiento, reposición y cierre de cuentas de caja chica.

• Apoyar en el proceso de validación de garantías bancarias (bancarias y DOA) y su correcta entrada en el panel de Garantías Bancarias Globales.

• Preparar la solicitud de ejecución de garantías bancarias al banco emisor según los requisitos del proyecto, asegurándose de que toda la documentación cumpla con los requisitos tanto del banco como de UNOPS. Esto incluye la redacción de cartas de solicitud, la verificación de cálculos matemáticos, la preparación de informes justificativos y cualquier otra documentación necesaria.

• Apoyar la gestión y el archivo de toda la documentación física y digital relacionada con las transacciones financieras.

• Cualquier otra tarea financiera que se requiera.