Appui à la gestion de projet – spécialiste (Coordonnateur de logistique) - Republication

NB: Il s'agit d'une republication. Les candidatures soumises lors de la publication précédente seront prises en compte, il n'est donc pas nécessaire de postuler à nouveau.

Fonctions et responsabilités

1. Coordination des opérations logistiques
2. Gestion de l'équipe
3. Appui au chef.fe de projet
4. Engagement, liaison et représentation des parties prenantes
5. Suivi et reporting
6. Gestion du budget

Sous la supervision du/de la Chef.fe de projet, le/la Coordonnateur.trice logistique est chargé.e d’effectuer les fonctions suivantes:

1. Coordination des opérations logistiques

Coordonner toutes les opérations logistiques et administrative du projet, notamment il/elle doit:

• Coordonner avec l'équipe technique et le management pour évaluer les besoins du projet
• Elaborer le plan de passation de marché du projet
• Planifier, exécuter et monitorer tous les suivis avec le département de passation de marché
• S’assurer que les services et les biens réquisitionnés et livrés répondent aux spécifications des ToR
• S’assurer que les matériels ou matériaux du projet soient stockés en toute sécurité
• S’assurer que les matériels ou matériaux réquisitionnés par l'équipe technique soit livrés à temps et au lieu prealablement defini
• S’assurer que les factures soient payés à temps
• Mettre à jour tous les outils de suivi relatifs aux opérations logistiques et administratives du projet
• Suivi périodique des rapports d’inventaires du stock et de déroulement d'opérations logistiques et administratives du projet

2. Gestion de l'équipe

• Gestion de l'équipe pour assurer la livraison du projet selon le calendrier
• Planification hebdomadaire, mensuel et trimestriel des activités
• Veiller sur l’assurance qualité
• Mise en oeuvre de la stratégie de gestion des risques (identifier proactivement les problèmes potentiels et développer des solutions pour y répondre)
• Etablissement et suivi du chronogramme du projet

3. Appui au chef.fe de projet

• Appuyer le chef.fe de projet dans la gestion du projet et le suivi de l'équipe de terrain

• S'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs, les attentes et les rôles de chacun.

• Organiser des formations, des ateliers ou des opportunités de mentoring pour le développement professionnel continu des membres de l'équipe.

• Démontrer un comportement éthique, une intégrité et un engagement envers les objectifs du projet.

4. Engagement, liaison et représentation des parties prenantes

• Assurer la gestion efficace de la communication avec les partenaires ou parties prenantes du projet

• Assurer la liaison et la création de relations avec d'autres agences des Nations unies (ONU) et organisations non gouvernementales internationales (ONGI) dans le but de faciliter les activités et d'améliorer la qualité et la pertinence de l'analyse de l'information.

• Participer aux réunions avec les agences de l'ONU, les ONG et d'autres parties prenantes, selon les besoins

• Identifier toutes les parties prenantes et les partenaires concernés par le projet, y compris les bénéficiaires, les fournisseurs, les communautés locales, les organismes gouvernementaux

• Maintenir une communication régulière et prévisible pour tenir toutes les parties informées des progrès, des défis et des changements.

• Tenir à jour une documentation précise de toutes les communications pour référence future et transparence.

5. Suivi et reporting

• Appuyer le/la chef.fe de projet dans le suivi et rapportage sur l'avancement du projet

• Recueillir régulièrement des données sur l'avancement du projet auprès de tous les chefs d'équipe

• Mettre à jour continuellement le tableau de bord des KPIs

• Comparer les progrès réalisés aux objectifs et aux jalons planifiés pour identifier tout écart, retard ou risque

• Préparer et diffuser des rapports périodiques sur l'avancement du projet à toutes les parties prenantes et partenaires concernés.

• Conserver une documentation complète de toutes les activités de suivi, et de rapportage pour des références futures, des audits ou des analyses.

6. Gestion du budget

• Appuyer dans la gestion du budget
• Suivre régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget et analyser les écarts.
• Mettre en place des mécanismes de contrôle pour minimiser les dépassements de budget et optimiser l'utilisation des ressources.
• Assurer une gestion efficace des achats

Qualifications essentielles

Formation

• Une maîtrise préférablement en administration des affaires, gestion des affaires, gestion de la chaîne d'approvisionnement, logistique, ou tout autre domaine connexe est requise
• Une licence avec une combinaison de deux années supplémentaires d'expérience pertinente peut être acceptée à la place de la maîtrise.

N.B.: Veuillez ajouter / télécharger les preuves d'études (Diplômes, licence, certifications, etc...) mentionnées dans votre profil GPRS lors de la soumission de votre candidature.

Expérience

• Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la logistique sont requises
• Une expérience de travail préalable en Haïti est requise
• Une expérience dans la gestion d’une équipe est requise
• Une expérience dans la gestion des élections est un atout
• Une expérience professionnelle avec les Nations Unies ou avec toute autre organisation internationale est un atout

Connaissances linguistiques

• La maîtrise du français et du créole, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise.
• La maîtrise de l’anglais est un atout.

Contexte organisationnel - Haïti

UNOPS travaille en Haïti depuis 2004 avec le Gouvernement Haïtien, d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales afin de les appuyer en gestion de projet, en approvisionnement et en services logistiques. En Haïti, l'UNOPS soutient le processus électoral depuis 2005 à travers plusieurs projets axés sur les achats et la logistique. Ces projets et les activités associées contribuent au soutien coordonné des Nations Unies pour Haïti. le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet sera responsable de la coordination des opérations logistiques, ainsi que la gestion de l'équipe logistique et administrative.

Le/la Coordonnateur.trice logistique a un impact direct sur la réalisation des résultats du projet en aidant le/la chef.fe de projet à respecter les méthodes et les stratégies de gestion de projet, à réduire les risques, à réduire les coûts et à améliorer la qualité et les taux de réussite. Cela renforce par conséquent la visibilité et l'image de l'UNOPS en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets, et renforce sa position compétitive en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet.