Support Services Assistant

El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos proporciona apoyo administrativo y logístico para asegurar el funcionamiento eficiente y eficaz de las operaciones en los proyectos de la oficina de Panamá. El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos demuestra un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados, asegurando el uso óptimo y rentable de los recursos de la oficina.

El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos  proporciona apoyo administrativo y logístico para asegurar el funcionamiento eficiente y eficaz de las operaciones en los proyectos de la oficina de Panamá.  El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos   demuestra un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados, asegurando el uso óptimo y rentable de los recursos de la oficina.

1. Apoyo Administrativo General

• Organiza citas, recibe visitas, atiende llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.
• Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones generales,comités, conferencias etc. para proyectos (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos).
• Redacción y revisión de correspondencia administrativa, notas verbales, minutas de reunión e informes de rutina, asegurando la calidad gramatical y el cumplimiento de los formatos corporativos.
• Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.
• Realiza los arreglos logísticos de misiones oficiales y de hotel y prepara las autorizaciones, viáticos para el personal de proyectos incluyendo cotización y reserva de itinerarios hasta la preparación de las Autorizaciones de Viaje (Travel Authorizations) en el sistema según estándares de la organización.
• Apoyar en la compilación de información relacionada con trámites y procesos administrativos.
• Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante. Sigue las acciones inminentes de seguimiento.
• Cualquier otra actividad administrativa requerida por el supervisor dentro de su área de trabajo.

2. Apoyo Financiero y Logístico

• Realiza la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores y contratistas, asegurando el cumplimiento de los requisitos y la normativa de UNOPS antes de su procesamiento.
• Responsable de Administrar y Custodiar la caja chica de Proyectos.
• Apoyo en el seguimiento del presupuesto.
• Apoyar el seguimiento de procesos de adquisiciones con el área de compras.
• Apoyo en la convocatoria y confirmación de asistentes para las actividades del proyecto, así como en el registro y sistematización de las listas de participación.
• Recepción, revisión y registro de facturas de proveedores y contratistas, asegurando el cumplimiento de los requisitos y la normativa de UNOPS antes de su procesamiento.
• Creación de recibos (Receipts) en el sistema ERP (OneUNOPS) para el pago a proveedores, verificando previamente la conformidad de los entregables y la validez de la documentación de soporte.
• Apoyo en el seguimiento activo del ciclo de pagos en coordinación con el área de Finanzas.
• Mantenimiento de registros auxiliares de control de pagos para monitorear los saldos de las Órdenes de Compra (PO) y alertar oportunamente sobre necesidades de enmiendas o incrementos.

3. Gestión de Información y Documentación

• Investiga, compila y organiza información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes.
• Crea hojas de cálculo y presentaciones.
• Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información.
• Mantiene archivos electrónicos y de papel.
• Organización y custodia del archivo digital y físico del proyecto, con especial énfasis en el expediente financiero (vouchers, facturas, aprobaciones) para garantizar la trazabilidad ante futuras auditorías.