Coordinateur Administratif et Financier

Description de la mission

En lien avec la Direction des Affaires financières, il/elle est chargé.e de définir / optimiser les procédures de gestion financière des projets et veiller à leur bonne application. En lien étroit avec le Directeur, il/elle assure le pilotage budgétaire et financier du département et de chacun des pôles (suivi des engagements et de l’exécution budgétaire, prévisions budgétaires, consolidation des suivis, analyse, appui et formation des équipes aux procédures de suivi budgétaire et financier, etc). Le/ la Coordinateur.trice administratif.ive et financier.ière anime une communauté fonctionnelle de Chargés de projets administratifs et financiers et de Responsables administratifs et financiers au sein du département. Il/elle assure le rôle de référent Audit, et Contrôle interne du Département. Il/elle remplit la fonction de point focal de la Direction des Affaires Juridiques.

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Appuyer le Directeur, et les Responsables de Pôle du département dans le pilotage financier et organisationnel (Chiffre d'affaires, rentabilité, masse salariale, plan de charge)
Assurer la mise en place et la tenue des tableaux de bord financiers internes du département
Planifier et coordonner la réalisation des travaux financiers du département en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence
Planifier et coordonner les exercices de reporting mensuel
Suivre la masse salariale du département et prévoir la masse salariale refacturable en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence
En conformité avec les procédures internes, assurer la mise à jour et harmonisation des pratiques et des outils financiers et administratifs du département (ex. conventions et accords avec les partenaires …)
Participer aux chantiers internes de l'agence (système d’information, archivage etc.)
Appuyer le processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers (notamment la validation de la clef de répartition des bureaux mutualisés en intra-département, le cas échéant)
Assurer un appui technique et formation des chargé.e.s et assistant.e.s de projets (et des équipes terrain EF) sur des aspects administratifs et financiers (exercice de clôture et de prévision budgétaire, reporting financier, etc.)
Participer au développement de nouveaux projets (réponse aux appels à projets, respect des procédures et de la méthodologie interne) sur tous les aspects financiers (construction budgétaire, analyse de rentabilité interne), contractuels (passation de marché, contrat bailleur), et organisationnels (RACI, organigramme)
Assurer la mise en place ou optimisation des outils permettant de suivre les indicateurs financiers des projets
Appuyer les chargé.e.s de projets dans l’élaboration de rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et de leur analyse
Appui aux procédures d’audit (suivi du planning, conseil aux équipes, identification des risques, etc.)

Description du projet ou contexte

Au sein du département, sous la supervision du Directeur qui définit, oriente et encadre son rôle au sein de l’équipe, le-la Coordinateur.trice administratif.ive et financier.ière appuie la direction du département dans son pilotage financier, il/elle est en charge d’apporter des éléments d’aide à la décision en produisant des analyses fiables et en coordonnant et exploitant les exercices de reporting. Il/elle intervient également, auprès des équipes projet, dans la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture.

Profil souhaité

BAC+5 en Gestion, Administration, Finances
Expérience de minimum 8/ 10 ans en gestion financière et administrative, expérience de management transversal appréciée.
Expérience avérée en gestion et reporting financier dans le secteur du développement/ de la coopération
Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office, en particulier maîtrise avancée d’EXCEL, Outlook, etc…)
Capacités d’analyse et rédactionnelles
Maîtrise de l’anglais
Forte capacité à prendre des initiatives et en rendre compte
Capacité à travailler en réseau
Sens de l’organisation et de la rigueur
Autonomie avérée
Réactivité et disponibilité

Date limite de candidature: 28/02/2023.