Responsable Administratif et Financier (RAF) du Programme Avni Nou - Education en Haïti

Description de la mission

Description de la mission

Expertise France est mobilisée par l’AFD pour soutenir et accompagner les opérateurs et les OSC dans la mise en œuvre des activités des composantes 1et 2 du programme :

Sur la composante 1, il s’agit des trois opérateurs de formation mettant en œuvre les activités et exécutant les fonds.
Sur la composante 2 il s’agit des OSC haïtiennes qui seront identifiées au terme de l’instruction en cours pour la révision du projet actuel et qui mettront en œuvre les activités et exécuteront les fonds.

A ce titre, Expertise France déploiera à Port-au-Prince une équipe projet pour :

Assurer la coordination globale des composantes 1 et 2 ;
Assurer la gestion financière et comptable des composantes 1 et 2 ;
Appuyer la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des activités des composantes 1 et 2 ;
Renforcer les capacités des opérateurs de mise en œuvre sur les volets (i) opérationnels liés au pilotage et à la gestion de projet et (ii) techniques liés au développement professionnel des enseignants et des encadrants éducatifs ; (iii) techniques liés à la construction du vivre ensemble, amélioration de la qualité, du bien-être et de la résilience dans les communautés éducatives.

L’équipe sera constituée à Port-au-Prince d’un.e Chef.fe d’équipe, d’un.e Responsable administratif et financier, d’un.e Chargé.e de Planification et Suivi-évaluation, d’un.e expert.e Spécialiste du développement professionnel des enseignant.e.s, et d’un.e expert.e Spécialiste du renforcement des compétences linguistiques des enseignant.e.s.

Sous la supervision du/de la chef.fe d’équipe basé.e à Port-au-Prince et en liaison avec le.la chargé.e de projet d’Expertise France à Paris, le/la RAF sera responsable de la gestion financière et comptable du programme en Haïti et de la bonne application des procédures administratives, financières et comptables pour les composantes 1 et 2.

Les principales missions confiées au/à la Responsable administratif et financier sont les suivantes :

Relation avec la société de portage salarial

Entretenir les relations avec la société de portage
Transmettre les informations nécessaires pour le suivi des activités.

Gestion financière et budgétaire

Elaborer le manuel de procédures simplifié pour les OF et les OSC, dans le cadre des composantes 1 et 2, en reprenant le manuel de procédures du programme;
Contribuer à la mise à jour du manuel de procédures du programme réalisé en 2022 et au manuel dédié aux OF et aux OSC.
Elaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au programme et au suivi des subventions versées aux opérateurs de mise en œuvre ;
Gérer et anticiper les besoins de trésorerie ;
Participer à l’élaboration de la planification pluriannuelle et des planifications annuelles ;
Assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre, selon les formats établis à Expertise France ;
Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) en lien avec les opérateurs et en étroite collaboration avec le/la chef.fe d’équipe ;
Consolider le reporting financier et les prévisions budgétaires du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre et à l’aide des outils disponibles (RPP, journaux de suivi, logiciel Atlas, logiciel SAGEX3) ;
Préparer le reporting financier au bailleur et à la conduite des exercices financiers d’Expertise France (prévisions, clôtures, audit), en lien étroit avec le siège et le/la chef.fe d’équipe ;
Préparer les termes de référence de l’audit sur la base du modèle préalablement validé entre Expertise France et le bailleur ;
Consolider et assurer le suivi des dépenses de la Cellule d’Appui Mutualisée (CAM) basée à Port-au-Prince ;
Garantir l’éligibilité et la conformité des engagements, mandatements et paiements dans le respect des procédures pour les dépenses engagées par l’équipe projet mobilisée par Expertise France ;
Garantir l’éligibilité et la conformité des engagements, mandatements et paiements effectués par les OF et les OSC dans le respect des procédures établies par Expertise France ;

Vérifier les dossiers de dépenses et de marchés avant le versement de la tranche suivante de la subvention par opérateurs ;
Préparer les demandes de versement et les factures à l’intention du bailleur ;
Assurer les contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières du programme ;
Récolter et faire remonter au siège d’Expertise France la copie des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques. En lien étroit avec le/la comptable, il/elle coordonne leur indexation et archivage suivant le plan de classement défini au démarrage du programme.

Assurer la vérification du calcul des dépenses de bureau mutualisées avec les autres projets mise en œuvre par Expertise France à Port-au-Prince (location des bureaux, sécurité etc.) et suivre pour le projet l’évolution de la mutualisation, en lien avec les référents du bureau mutualisé EF à Port-au-Prince et les services au siège.

Gestion de la comptabilité

Assurer la gestion et le suivi du compte et caisse locale conformément aux procédures internes et besoins du programme en lien avec la CAM et dans une moindre mesure le siège d’Expertise France;

S’assurer de la mise en place pour l’équipe projet des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;
Vérifier les journaux de banque et caisse incluant la mise en place de contrôles inopinés ;
Superviser le contrôle des pièces comptables pour les dépenses de l’équipe projet en lien avec le comptable ;
Préparer les documents de clôture comptable annuelle ;
Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) dans les outils disponibles : ERP, SAGE et fichiers Excel en lien avec le comptable.

Gestion administrative

En lien avec le/la Chef.fe d’équipe, appuyer l’élaboration des accords de subventions avec les opérateurs de mise en œuvre ;
Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et comptable prévues au titre du programme (Manuel de procédures) ;
Assurer le suivi des obligations contractuelles des prestataires et des opérateurs de mise en œuvre du programme ;
Proposer et participer à la rédaction ou à l’amélioration des procédures administratives et/ou financières ;
Contribuer à l’élaboration de contrats pour les opérateurs de mise en œuvre et acquisitions nécessaires pour la mise en œuvre du projet ;
Veiller à l’évolution des lois et politiques nationales dans les champs administratifs et financiers devant s’appliquer au programme ;
Réaliser les demandes d’exonération de la TVA auprès de la Direction Générale des Impôts ;
Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national.

Appui à l’équipe projet

Former et sensibiliser l’équipe aux procédures et règles applicables au programme ;
Garantir le respect des procédures par les membres de l’équipe projet ;
Assurer, en collaboration avec le comptable, le respect des procédures pour les personnels et biens du projet, en conformité avec les standards EF.

Appui aux opérateurs de mise en œuvre

Appuyer les opérateurs dans la mise en place d’une comptabilité analytique ;

S’assurer de la mise en place par les opérateurs des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;

Superviser le contrôle des pièces comptables transmises par les opérateurs de mise en œuvre, en lien avec le comptable ;
Appuyer les opérateurs sur l’archivage des pièces justificatives des dépenses et pièces comptables aux fins de contrôle ;
Accompagner les opérateurs de mise en œuvre dans la compréhension et la bonne application des procédures administratives et financières s’appliquant au programme ;
Accompagner les opérateurs dans la gestion des passations de marchés, éventuellement en lien avec un.e expert.e en passation de marchés qui pourra être ponctuellement mobilisé.e ;
Accompagner les opérateurs dans la planification budgétaire et le reporting financier conformément aux exigences du programme et standards d’Expertise France;
Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;

Divers

Participer aux comités de pilotage du programme autant que de besoin à la demande du/de la Chef.fe d’équipe ;
Analyser les éventuelles difficultés dans l’exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines ;
Appuyer la passation des marchés (actualisation du plan de passation de marchés, élaboration des DAO, relecture des rapports d’évaluation, suivi des contrats, etc.).

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution du programme et des différents projets mis en œuvre par Expertise France en Haïti.

Description du projet ou contexte

Le Programme d’appui Avni Nou a pour objectif général d’améliorer la qualité de l’éducation dans les écoles publiques fondamentales haïtiennes en renforçant les compétences et l’encadrement des enseignants. Le programme agit sur trois éléments distincts du développement professionnel des enseignants : (i) l’amélioration de leurs capacités à enseigner, (ii) la mise en place d’une réflexion collective sur leurs pratiques et (iii) la (re)construction d’une identité professionnelle et sociale valorisante.

Le projet a démarré en mai 2022 pour une durée de 4.5 ans avec budget de 12M€ (financement AFD).

Quatre objectifs spécifiques sont visés :

OS1 : Améliorer les compétences professionnelles des enseignant-e-s, encadreurs, superviseurs et responsables d’établissement en activité ;
OS2 : Améliorer les compétences en français et les compétences transversales des enseignant-e-s ;
OS3 : Renforcer les capacités des opérateurs de mise en œuvre des formations ;
OS4 : Soutenir des actions communautaires dans les écoles pour le renforcement du vivre ensemble en Haïti.

Les activités du programme seront déployées dans 55 écoles publiques fondamentales des départements de l’Ouest et du Centre.

Le projet est structuré en trois composantes :

Composante 1 : Appuyer le développement professionnel des enseignants et encadrants

Les activités de renforcement de capacités des enseignants et des encadrants seront mises en œuvre, dans le cadre de subventions qui leur seront octroyées, par trois opérateurs privés à but non lucratif et accrédités par le Ministère de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP) :

La Fondation haïtienne de l’enseignement privé (FONHEP)
La Commission épiscopale de l’éducation catholique (CEEC)
La Fédération des écoles protestantes d’Haïti (FEPH)

Les opérateurs de formation seront mobilisés sur l’exécution des formations, de la conception des programmes à l’observation des évolutions de pratiques enseignantes, en passant par l’analyse des besoins et la production des matériels et supports.

Composante 2 : Accompagner des actions de renforcement pour la qualité, le bien-être et la résilience des communautés éducatives.

Un fonds d’appui à des initiatives de la société civile, en complémentarité avec les opérateurs de formation, sera constitué. Dans le cadre de ce fond, des mini-projets seront octroyés à des OSC pré identifiées par l’AFD.

Les mini-projets mis en œuvre dans le cadre de la composante 2 devront poursuivre au moins l’un des objectifs spécifiques suivants :

- Maintenir les élèves en activité en-dehors des heures de cours via un programme périscolaire et/ou extrascolaire (activités civiques, culturelles, sportives);

- Assurer la continuité de l’apprentissage des élèves en temps de crise (qu’il s’agisse de blocage dû à l’insécurité ou de catastrophe naturelle);

- Fournir un appui psychosocial aux élèves (L’identification des enfants ayant subi un traumatisme lié à l’insécurité notamment, pourrait être un aspect important du mini-projet) ;

- Assurer l’animation des communautés éducatives ciblées (en créant des liens entre les élèves, les enseignant-e-s et les parents par le biais des conseils d’école et d’activités axées sur la discipline positive par exemple).

Composante 3 : Appuyer la revalorisation sociale des enseignants

Des actions de communication sociale seront organisées pour améliorer l’image des enseignants dans la société haïtienne ainsi que les relations au sein des communautés éducatives.

Cette composante sera mise en œuvre par la Fokal, une organisation de la société civile Haïtienne.

Profil souhaité

Compétences et connaissances techniques

Formation supérieure en comptabilité, gestion financière, administration ou autre diplôme équivalent ;
Aptitude avérée à assurer un suivi financier et administratif de qualité ;
Aptitude à élaborer des prévisions budgétaires ;
Connaissance avérée de logiciels comptables ;
Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel ;
Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel ;
Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
Maîtrise indispensable du français à l’oral comme à l’écrit (tous les rapports seront rédigés en français) et du créole.

Expérience professionnelle

Au moins 10 ans d’expérience dans la gestion administrative, financière et comptable ;
Au moins deux expériences de plus de 12 mois dans la gestion des procédures administratives et financières dans le secteur de la coopération sur des projets/programmes financés par des bailleurs de fonds ;
Expérience probante dans la gestion de subventions (préparation des documents afférents, suivi administratif et financier, contrôle comptable, etc.) ;
Une ou plusieurs expériences probantes relatives à la passation de marchés constituera un atout.

Informations complémentaires

Livrables

Rapports financiers périodiques ;
Planification budgétaire ;
Journaux de banque et de caisse mensuels selon les formats du Siège d’Expertise France ;
Outils et documents de suivi des passations de marchés et des livrables selon les formats du Siège ;
Tout autre livrable sollicité par EF ;

Langue de travail et des rapports: français.

Informations complémentaires

Documents à fournir à l’appui de la candidature :

CV
Références avec contacts
Lettre de motivation

Prise de poste souhaitée : dès que possible

Le poste sera basé à Port au Prince.

Durée de la mission : 1 an renouvelable (durée restant de programme 3.5 ans) avec 3 mois d’essai.

Date limite de candidature : 20/04/2023.