Assistante de Projets (H/F)

Description de la mission
En appui des chargé.e.s de projet, les principales missions pourront être les suivantes :

Gestion logistique :

Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...)
Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,...
Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation,...
Applique les procédures d’achat interne et externe
Gestion administrative/contractuelle :

Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne
Gestion financière :

Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes,
Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
Tient à jour les tableaux de bord existants,
Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),
Communication :

Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, ...).
Appui transversal :

Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus,etc...) et du département
Description du projet ou contexte
Situation/position : Direction des Opérations – Département Santé – Pôle GAO (Grand Sahel, Afrique centrale, 3 Océans/Europe)

Rattaché.e à la Direction des opérations – Département Santé et sous la supervision du Responsable de pôle, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière des projets. Il / Elle sera en appui aux projets mis en œuvre dans l’Unité Orients, 3 Océans, Europe.

Profil souhaité
Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale
Formation supérieure BAC +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière
Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
Bonne connaissance de l’anglais
Des compétences juridiques seraient un atout
Sens de l’organisation et de la rigueur,
Réactivité, autonomie - travail en équipe
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe),
Date limite de candidature : 14/01/2024 23:55