Recrutement d’une agence de communication pour assurer la visibilité et la couverture médiatique des activités du Programme d’Utilisation Durable des Terres (PUDT) et de son programme d’investissements opérationnels PI-PUDT (KOPEKOBA) CCG 1179 01K – CCG 1157 01F – CCG1157 03H – CCG 1157 05K – CCG 1179 03M

CONTEXTE

 La République du Congo a signé, le 3 septembre 2019, la Lettre d’intention (LoI) avec l'Initiative pour les forêts d'Afrique Centrale (CAFI) visant la diversification économique, la lutte contre la pauvreté et le changement climatique dans le cadre de la stratégie REDD+.L’une des principales ambitions de la Lettre d’intention est de « définir et mettre en œuvre une politique d’aménagement du territoire, dans une optique d’affectation et d’utilisation durables des terres et des ressources naturelles » à travers les huit thématiques suivants : aménagement du territoire ; sécurisation foncière ; contrôle environnemental ; l’agriculture « zéro-déforestation » ; gouvernance forestière ; gouvernance des secteurs mines/hydrocarbures ; bois-énergie durable etla coordination multisectorielle.

À cet effet, le Conseil d’administration CAFI, à travers la Note de décision EB.2020.15 du 5 octobre 2020, a confié à l’Agence Française de Développement (AFD) de :
Préparer le Programme d’Utilisation des Terres (PUDT), visant à atteindre 22 des 52 jalons fixés dans la Lettre d’intention;

Développer un portefeuille d’activités pour la mise en œuvre d’investissements opérationnels dans les secteurs agricoles et forestiers. Ces investissements (programme d’investissement du PUDT) soutiendront des pilotes sur l’opérationnalisation du processus d’utilisation durable des terres, incluant le développement d’une agriculture climato-intelligente et zéro-déforestation, la mise en œuvre de schémas d’approvisionnement en énergie durable et la gestion durable des zones HSC/HVC. Ce portefeuille d’activités se concentrera sur la mobilisation d’investissements publics et privés et de pilotes de mécanismes financiers innovants (PSE, etc.) « KOLONA PE KO BATELA (KOPEKOBA) ».

OBJECTIFS ET ENJEUX DU PROGRAMME

L’objectif du programme est de définir et de mettre en œuvre un processus inclusif et concerté de planification des usages et d’utilisation des terres rurales au niveau national. Les activités du Programme visent à structurer l’approche nationale de l’aménagement du territoire et le dialogue technique et politique, en accompagnant l’élaboration du Plan national d’affectation des terres (PNAT), d’un Schéma national d’aménagement et de développement du territoire (SNAT) et de deux Schémas départementaux (SDAT) pilotes, d’une part.

D’autre part, le KOPEKOBA ou PI-PUDT mettra en œuvre des activités dans les secteurs de la forêt (HCV-HCS, DFP, etc.), de l’agriculture (potentialités agricoles, DAPH, etc.) et de l’environnement (tourbières, etc.). Ainsi, l’étude de faisabilité a identifié quatre Ministères clés impliqués à des degrés divers dans la coordination, la gestion et la mise en œuvre d’activités devant permettre de contribuer à l’atteinte des Jalons de la Lettre d’intention CAFI-République du Congo, tels que :

Le Ministère de l'Aménagement, de l'Équipement du territoire, des Infrastructures et l’Entretien Routier (MATIER) ;
Le Ministère de l'Économie forestière (MEF) ;
Ministère de l'Agriculture, de l'Élevage et de la Pêche (MAEP) ;
Ministère de l’Environnement du Développement Durable du Bassin du Congo (MEDDBC).

 Pour bâtir la notoriété des programmes et l’atteinte de leurs objectifs, l’Unité de Coordination des Programmes (UCP), sollicite l’appui technique d’un Prestataire de Communication en vue de la mise en œuvre d’un programme de communication adéquat.

Les présents termes de référence visent à servir de base à la sélection d’un Prestataire de Communication pour concevoir et mettre en œuvre une stratégie globale de communication des programmes.

DESCRIPTION DE LA MISSION

3.1. Objectifs de la mission

La mise en œuvre des programmes PUDT et PI-PUDT(KOPEKOBA) requiert des actions de communication et de visibilité basées sur une stratégie cohérente et efficace et visant à :

Assurer de façon permanente sur toute la durée des deux programmes, la visibilité de toutes les activités du PUDT/ KOPEKOBA sous la coordination nationale et les unités de gestion des deux programmes ainsi que ses parties prenantes et partenaires ;
Informer et faire comprendre les activités des deux Programmes ainsi que leurs enjeux et résultats aux différentes cibles ;
Assurer la visibilité des résultats obtenus sur toute l’étendue du territoire national.

Tâches à réaliser par le Prestataire de communication
Sous l’autorité du Coordonnateur national des Programmes PUDT/KOPEKOBA, le Prestataireaura pour tâches :

Elaborer le plan de communication du PUDT/KOPEKOBA
Concevoir le plan de communication annuel des deux programmesen concertation avec l’Unité de Coordination nationale et les unités de gestion du MAEP, MEF et MEDDBC du PUDT/KOPEKOBAen lien avec le plan de travail annuel consolidé du PUDT et du KOPEKOBA;
Assurer la visibilité du Programme et des bailleurs dans le respect des orientations de la Stratégie de Communication du Ministère de l’Aménagement du Territoire, des Infrastructures et de l’Entretien Routier (MATIER), ainsi que dans le respect des règles de visibilité et de communication de l’Agence Française de Développement (AFD) et de Central Africa Forest Initiative (CAFI) et partenaires.
Gérer et suivre le budget communication du programme sous la direction du Responsable Administratif et Financier (RAF) et de l’Assistant Technique à la Maîtrise d’Ouvrage en charge de Gestion et Suivi du programme et de la redevabilité de l’ensemble (ATMO GS).
Mettre en place des indicateurs de suivi de l’activité communication, en concertation avec l’ATMO GS en suivi-évaluation, et effectuer des rapports réguliers d’activités de couverture des activités de l’UCP et des UGPs du PUDT/KOPEKOBA, auprès de l’équipe de la coordination nationale des programmes, et du pôle communication de MATIER.

2- Créer la charte graphique (identité visuelle) et l’identité narrative (storytelling)

Créer une charte graphique pour le Programme (logo, typographie, couleurs…). A ce titre, l’agence recrutée devra procéder au lancement d’un jeu concours pour la conception d’un logo qui servira d’identité graphique et apportera de la visibilité au Programme d’Utilisation Durable des Terres et son programme d’Investissements Opérationnels. Les termes de référence pour l’organisation de ce concours dans une école de graphisme identifiée, seront discutés et harmoniser avec la Coordination nationale du programme ;
Assurer et gérer la production des supports et outils de communication (plaquettes, brochures, flyers, affiches, banderoles, kakemonos et autres objets publicitaires) ;
Assurer la diffusion des supports de communication auprès des parties prenantes du Programme, des partenaires et du public-cible ;
Gérer les relations avec les prestataires éventuels (imprimeurs, agences évènementielles etc.) ;

3- Concevoir et mettre en ligne un site internet moderne du PUDT/KOPEKOBA

Proposer et faire valider l’architecture et la maquette du site web;
Concevoir et présenter le site internet hors ligne pour validation par l’UCP MATER et les UGPs ;
Intégrer les données et mettre le site web en ligne ;
Une intégration complète du site web avec les comptes de médias sociaux du PUDT/KOPEKOBA notamment Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn et un bon référencement sur Google et les autres moteurs de recherche les plus utilisés ;

4- Mettre en œuvre des campagnes de communication et de sensibilisation

Concevoir et coordonner la production des supports de communication en coordination avec le service communication ou avec des prestataires locaux ;
Apporter un soutien technique aux partenaires du Programme pour la production d’outils de communication opérationnelle ;
Mettre en page et diffuser des contenus et supports techniques avec la contribution des experts du Programme et des différentes parties prenantes (articles, manuels, rapports…) ;
Proposer des formats permettant de diffuser les résultats des activités et d’en capitaliser les leçons apprises.

3- Assurer la communication évènementielle

Organiser les évènements de communication (conférences, ateliers…) et organiser la représentation du Programme lors d’évènements nationaux et internationaux liés à la thématique (gestion de la préparation, des contenus, la logistique, la capitalisation sur ces évènements) ;
Assurer les relations de presse ;
Rédiger, traduire et diffuser des contenus et supports de communication avec la contribution des experts du Programme et les parties prenantes ;
Identifier les opportunités de communication avec des évènements en lien avec le thème sur place ou dans les pays de la sous-région.

 4- Suivi et évaluation

Appuyer le dispositif suivi et évaluation ;
Mettre en place des outils de monitoring sur l’impact des communications réalisées, les mettre à jour et rendre compte ;
Former les équipes sur l’utilisation des outils de communication et sur le suivi des interventions sur les réseaux sociaux

IV- QUALIFICATIONS ET PROFILS DU PRESTATAIRE

être une Agence, un Cabinet ou un Bureau d’Etudes spécialisé dans la communication, la production graphique et audiovisuelle, le marketing et la promotion événementielle ;
avoir une expérience d’au moins dix (10) ans dans la conception et la mise en œuvre de stratégies et plans de communication pour les organisations, et l’implémentation de campagnes média à travers les canaux classiques tels : média presse, media TV, média affichage, presse et hors média ainsi que la communication digitale ;
justifier d’au moins trois(3) références dans les prestations similaires au cours des cinq(5) dernières années (attestation de bonne exécution, certificats de service fait, contrats ...) ;
Disposer (et justifier) d’une équipe suffisante, dynamique, compétente disponible et capable de réaliser les prestations attendues avec un niveau élevé de qualité de service ;
Disposer d’une expertise et d’une expérience avérées dans le pilotage de la communication des évènements nationaux et internationaux ;
Avoir un réseau structuré et une capacité de mobilisation des médias pour la dissémination de l’information au plan national, sous-régional et international ;
Disposer d’un matériel professionnel aussi bien pour la réalisation des travaux print que des projets de production audiovisuel ;
Maitriser le suivi-opérationnel des activités de communication ;
Être outillé dans la gestion des sites web ;
Connaissance du secteur de l’Aménagement du Territoire, de l’Agriculture, de l’Environnement, du climat serait un grand atout ;
Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles ;
Capacité à travailler en équipe et à distance ;
Capacité à se déplacer en milieu rural pour rencontrer les autochtones ;
Compétences en management transversal en lien fonctionnel (experts, prestataires, etc.).
L’équipe du Prestataire devra comporter le personnel-clé suivant :

un chef d’équipe, de niveau minimum Bac +5 en communication et rédaction de contenu Web ou équivalent ayant une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) ans en communication et ayant piloté au moins trois(3) missions similaires pour des organismes/sociétés/structures d’envergure nationale ou internationale/ des projets financés par les bailleurs. Il fournit des conseils et des instructions au groupe de travail sur le projet et est chargé de déléguer le travail, de superviser les progrès vers les objectifs et d’encadrer les membres de l’équipe si nécessaire. Il définit un cadre général d’activités et de techniques qui vont servir à concevoir et réaliser une action ou une campagne de communication ;

 
un expert ayant une bonne connaissance du paysage médiatique avec un niveau minimum BAC + 3 en communication ou journalisme et ayant au moins trois (3) ans d’expérience dans la communication avec les médias. Une capacité d’organiser et de conduire des entretiens avec des personnalités politiques ou de la société civile. Ces entretiens donneront lieu à des retranscriptions, qui seront ensuite valorisées de la forme la plus adéquate (encadrés, chapitres ou parties de chapitres). Certains entretiens pourront éventuellement être filmés pour servir de support à des outils de vulgarisation. Ecrire ou réécrire les différentes parties de la publication, selon une structure et des chapitres définis en opérant une sélection au sein de contenus existants tels que des entretiens et d’autres documents de capitalisation, les complétant avec des informations additionnelles, unifiant les différentes contributions, anticipant les possibilités de vulgarisation des articles via différents médias à définir ;

Un expert en production audiovisuel de niveau Bac+3avec une expérience d’au moins trois(3) ans dans la production des outils de communication. Couverture photo/vidéo des activités, scénarisation, montage, production et post production de film-reportage ou film institutionnel de plaidoyer (documentaire et fiction) selon les exigences et orientations. Capacité de réaliser des spots publicitaires (spot animatique, jeux de personnage, bandes dessinées, etc.) ;

Un expert Informaticien-Webmaster de niveau BAC+3 ayant au moins trois (3) ans d’expérience dans la conception et la mise en lien des sites internet. Très bonnes connaissances liées au développement de pages et de sites web, sur différents langages éditoriaux (PHP, CSS, HTM), maîtrise d’un CMS (Wordpress, Drupal, Magento, Shopify, Salesforces) et de différents langages de développement (SQL, J2EE, JAVA, .NET), notions en référencement web (SEO), en trafic management (Social Ads et SEA), en community management, sur les règles éditoriales du site, sur les problématiques liées aux contenus, maîtrise des outils d’AB tests, tels qu’AB tasty ou encore Optimize, maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PPT), maîtrise d’un outil de ticketing (type Jira/Confluence) ;

un designer-infographe, de niveau minimum BAC+3, ayant au moins trois (3) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’infographie. Il travaille les couleurs, les typographies, les images, les mises en pages pour exprimer une identité, faire passer une idée, générer une émotion, attirer l’attention. A l’aide de différents logiciels et autres, il/elle est amené(e) à créer des images ou des images composites (mélange de visuels réels et d’images de synthèse) en 2D ou 3D. Celles-ci peuvent aussi bien être utilisées pour le sites web, que pour des supports print : affiche, flyer, étiquette de vin.

V- LIVRABLES ATTENDUS

Les livrables ci-dessous, devront être fournis :

Le « Plan de communication du programme » budgétisé, détaillé avec les objectifs identifiés, le ciblage, les messages, les moyens à mettre en œuvre, les supports préconisés, le chronogramme de réalisation… ;
La charte graphique du Programme PUDT/KOPEKOBA reflétant la vision, les missions et les objectifs du PUDT/KOPEKOBA (Logo, les couleurs, la typographie, les icônes mais aussi les images/photos/illustrations) et la mise en forme des documents stratégiques du projet ;
Un site web fonctionnel est conçu et disponible en ligne ;
Un guide de l’utilisateur du site web :
Un kit de communication de programme (kakemonos, fiche projet, banderoles, etc.).
Les contenus de communication régulière sur le programme PUDT (Post réseaux, etc.) ;
Tous les autres livrables en lien avec la mise en œuvre du plan de communication et le suivi du budget du plan de communication ;
Les outils de formation des parties prenantes du Programme PUDT sur le plan de communication et les exigences y relatives ;
Des rapports périodiques sur les activités de communication incluant l’actualisation des valeurs des indicateurs quantitatifs et qualitatifs figurant dans le plan de communication (en particulier, un rapport externe annuel à destination du bailleur de fonds (AFD, l’UE et CAFI), annexé au rapport d’exécution technique) ;
Des comptes rendus de réunions écrits et diffusables : avec désignation des actions, des responsables d’actions et de la temporalité. Les Comptes rendus seront communiqués au Coordonnateur National du Programme PUDT/KOPEKOBA, aux parties prenantes, avec copie à l’Assistant Technique en charge de Gestion et Suivi du Programme en charge de Redevabilité d’ensemble.

VI- LIEU DE LA MISSION 

L’ensemble du territoire national.

VII- DUREE DE LA MISSION

La mission du Prestataire de Communication va s’étendre de la date de signature du contrat jusqu’à la date de clôture des programmes. Mais le contrat fera l’objet d’une évaluation chaque année après 12 mois d’exercice et ne sera reconduit que si l’exécution de la mission est jugée satisfaisante par l’Unité de Coordination des Programmes.