Coordinateur des Fonctions Transversales

Description de la mission

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Dans un premier temps, le/la CFT devra mettre en place la CAM, c’est-à-dire notamment déterminer l’organisation RH la plus appropriée par rapport aux besoins et contraintes des projets en cours de mise en œuvre ou de développement, s’assurer qu’une implantation physique adaptée aux opérations et aux contraintes de sûreté & sécurité est en place, identifier le cadre RH adapté pour permettre le recrutement et le déploiement du personnel local et international.

Une fois la CAM mise en place, Il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule. Au fur et à mesure de l’élaboration de la CAM, de nouveaux collaborateurs pourront être recrutés.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la cellule pilotage, des départements thématiques de la Direction des Opérations et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Mise en place de la cellule d’appui mutualisé

Appuie la définition de l’organigramme cible sur la base du travail en cours, ainsi que les attributions des différentes personnes ;
Recrute et accompagne les agents ;
Définit les processus, et met en place les outils et procédures nécessaires à la professionnalisation et l’autonomisation des équipes sur le terrain;
Définit les rôles et responsabilités de chaque service (RACI), en lien avec le/les responsables concernés pour fluidifier les interactions avec les projets ;
Met à l’échelle certains processus pour appuyer les projets sur une échelle régionale (mécanismes d’appui et de reporting) ;
Accompagne les projets dans la redéfinition de leur budget.

Management

Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de la CAM ;
Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
Participe, en lien avec la référente sureté régionale, aux processus de gestion de la sécurité des équipes.

Gestion financière

En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France ;
Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
Responsable de la sécurité financière ;
Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs ;
Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège ;
S’assure de la mise à jour mensuelle de la répartition des coûts (Clé De Répartition) et s’assure qu’elle est validée et envoyée trimestriellement au service concerné ;
Assure la relation bancaire ;
Suit et apporte des conseils en matière d’opérations de change afin d’atténuer les pertes de change potentielles sur les changes ;
Supervise et contrôle le processus de clôture comptable en conformité avec les procédures comptables d’EF.

Passation de marchés et subventions

En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable Contrats qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;
Met en place, avec le responsable Contrats, le processus achat de la CAM ;

Logistique et Evènementiel

En lien étroit avec le/la responsable Logistique/achat, supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, gestion des baux de location et du parc informatique ;
Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs ;
Conseils sur les solutions et améliorations potentielles en ce qui concerne les normes et pratiques informatiques au bureau du Liban, en lien avec le responsable logistique et la DSI ;
Assistance technique aux équipes projet sur le déploiement de nouvelles applications, de nouvelles règles et réglementations informatiques de Paris, etc.

Administration/RH

S’assure de l’application de la grille salariale d’EF au Liban ;
En lien étroit avec le/la chargé RH, le cabinet de portage salarial, le département des ressources humaines et le département des affaires juridiques au siège : supervision de la gestion administrative des ressources humaines, incluant la mise en place des processus RH sur le terrain (recrutement, évaluation, formation) ainsi que l’harmonisation d’une politique salariale (grille de salaires) ;
Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets ;
En lien étroit avec le/la responsable RH, s’assure du bon déroulé de l’organisation des recrutements ;
S’assure que les démarches auprès des administrations libanaises (fiscalité, douanes, TVA, CNSS etc) sont effectuées.

Contrôle interne

Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;
Contribue à l’adaptation et à la mise en œuvre des procédures terrain en lien avec la cellule pilotage de la Direction des Opérations, et à leur appropriation par les fonctions supports ;
Avec le RAF, planifier les audits internes et externes à réaliser et veiller à ce que les recommandations soient prises en compte et mises en œuvre ;

Affaires juridiques et achats

Assure le suivi de l’enregistrement du bureau d’Expertise France au Liban ;
Maintien une relation positive et continue avec l’avocat d’EF Liban et l’agence de paie et agir en tant que point focal pour tout problème potentiel qui pourrait survenir ;
Explorer et surveiller en permanence l’activité contractuelle du personnel local et donner des conseils sur la faisabilité / le suivi nécessaire de la passation de marchés directs.

Description du projet ou contexte

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Beyrouth est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Coordinatrice Régionale Moyen Orient. Il/elle travaille en lien régulier avec l’ensemble des chefs de projets basés au Liban. Il pilote une équipe d’agents en charge des fonctions support de tous les projets. Son action s’insère dans la coordination des CAM menée par la cellule organisation et transformation de la Direction des Opérations. Enfin, il/elle est amené e à être en interaction régulière avec la Direction des Fonctions Transversales au siège.

Profil souhaité

Master 2 en commerce, finances, logistique, RH, ou gestion de projet ;

Expérience réussie d’au moins 10 ans en coordination de fonctions support ;

Expérience en management d’équipes nationales et internationales et en conduite du changement requise ;

Polyvalence souhaitée (finances, contractuel, logistique, administration, RH, audit, contrôle interne…) avec une solide expérience en administration et finance ;

Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet ;

Bonne maitrise des procédures de l’Union européenne et de l’Agence française de développement ;

Expérience de travail au Moyen Orient appréciée ;

Expérience en ONG appréciée ;

Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ;

Maîtrise d’un logiciel comptable appréciée ;

Très bonne maîtrise du français (écrit et oral) exigée ; maitrise de l’anglais (écrit et oral) ; la connaissance de l’arabe serait un plus ;

Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation ;

Capacité de management et de coordination d’équipes ;

Capacité de communication ;

Sens de l’organisation et rigueur ;

Capacité à travailler sous pression ;

Sens de la diplomatie.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDDU d'un an renouvelable un an, lieu d’affectation Beyrouth avec des déplacements à prévoir dans le pays

Date de prise de fonctions : Août 2023

Rémunération : selon profil

Merci d’adresser vos CV et lettre de motivation avec la référence CFT Liban à l’attention de Bénédicte OUTHENIN (benedicte.outhenin@expertisefrance.fr)

Date limite de candidature : 30/06/2023.