National Programm Officer

Background

Sous l’autorité et la supervision de la Cheffe de Bureau de l’ONUDC Mauritanie, l’Officier National de Programme (ONP) 
devra fournir un soutien administratif et programmatique au projet onusien relatif à la « Promotion de la gouvernance 
transfrontalière inclusive et au renforcement de la résilience des populations en vue d’atténuer les risques sécuritaires 
dans les espaces frontaliers de la Mauritanie et du Sénégal ».
L’Officier National de Programme travaillera en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, administratif, les autorités 
nationales, et autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de 
qualité.

Duties and Responsibilities

 Fournir un soutien à la gestion des projets en cours

• Appui aux services administratifs et logistiques
• Appui à la mise en place du projet 
• Appui à la coordination avec les autres collègues travaillant sur le projet
• Appui à la rédaction de documents relatifs au projet
• Appui au développement et au partage des connaissances
• Toute autre tâche assignée par le superviseur

1.  Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants : 

• Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
• Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’activités en fonction des besoins ;
• Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de projet et dans la rédaction des rapports de recherche et autre document au besoin ;
• Aider à la coordination des événements prévus du projet ;

2. Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contacts avec les partenaires et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
• Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
• Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
• Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
• Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
• Arrangement du transport, surveillance de la maintenance du véhicule et de l’assurance ;
• Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
• Réception correcte des biens et services ;
• Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
• Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
• Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
• Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
• Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
• Extraction de données provenant de différentes sources ;
• Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

3. Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ; 
• Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
• Appui à la maintenance des locaux et services communs.

4. Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;

Competencies

• Analyzes complex technical materials (including data) and makes concise, relevant recommendations
• Proactively identifies new opportunities and challenges

• Understands personal and team roles, responsibilities and objectives

•  Understands, explains and shares information on assigned tasks with accuracy and clarity
• Ability to get things done while exercising good 
• Takes responsibility for addressing critical situations and delivering core value

Required Skills and Experience

• Etre Titulaire d’un diplôme universitaire en droit, en sociologie, sciences politiques, management (de projet) ou relations internationales ou tout autre domaine similaire.

•  Avoir au moins 2 ans d’expérience dans le domaine de la formulation, gestion et suivi/évaluation de projets est requis. 
• Une expérience dans le domaine de la prévention du crime et de la justice pénale est requise. 
• Une expérience professionnelle en Afrique ou dans un pays arabophone est un avantage. 
•  Une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est un avantage.
• Maitrise dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureau (Microsoft Word, Excel, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes des Nations Unies est un atout.

• Language Requirements: Les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies sont l’anglais et le français. 

Pour ce poste, une parfaite maîtrise du français est exigée. C’est-à-dire la maîtrise orale et écrite est requise. 

• Une bonne compréhension de l’anglais et de l’arabe est un atout important.
• Des notions d’une autre langue parlée en Mauritanie est un avantage.