Adjoint·e aux Services de Soutien

En étroite collaboration avec le chef de projet,, Il/elle assumera les tâches suivantes:

1. La mise en œuvre du projet

• Appuyer la cheffe de projet dans la mise en œuvre des activités;

• Assister au bon suivi des opérations d’achats, de logistiques, d’administration et de finance du projet.

• Planifier les calendriers et les priorités, ainsi que l'identification du processus d'achat nécessaire pour les biens ou services en question;

• Faciliter la rédaction de communications et de rapports à propos du projet,

• Réviser les documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;

• Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances;

• Fournir une documentation complète et à jour des activités;

2. Suivi et monitoring du projet:

• Assister la cheffe de projet dans la préparation des rapports d'achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles;

• Assister à l’examen des plans de travail du personnel sur le terrain et examiner les rapports pour garantir l'exactitude numérique afin de refléter le travail effectué;

• Aider à l'élaboration et à l'adaptation des plans suivants et les faire approuver par la cheffe de projet/ comité de pilotage:

1. Documents d’initialisation du projet ;

2. Plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produits pertinents.

• Contribution à la rédaction des rapports suivants :

1. Rapports des points clés

2. Rapports de suivi/ fin de séquence

3. Liste de vérification de clôture du projet

4. Rapport de fin de projet

5. Rapport de livraison des produits

• Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences.

• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.

• Aider à la gestion du budget, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.

3. Renforcement et partage des connaissances

• Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en matière de gestion de projet et financière en fournissant une synthèse collaborative des leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques

● recueillir des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.

Les principaux résultats affectent directement l’efficacité globale de la / des unité (s) opérationnelle (s) et des activités de projet concernées dans la gestion des achats, ce qui a une incidence sur la disponibilité en temps voulu de biens et services efficaces pour les programmes de l’UNOPS. La livraison de biens et de services en temps opportun, contribue à la performance du bureau, à l'efficacité et à la satisfaction du client, ce qui favorise l'image et la crédibilité de l'équipe et du bureau en tant que fournisseur de services efficace dans les services et la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projet dans le pays / la région desservie.